秘書と聞くと有能な人物をイメージする人も多いのではないでしょうか。しかし実際には、デキる秘書とそうでない一般の秘書が存在します。デキる秘書は他の秘書と何が違うのでしょうか。そこで今回は、デキる秘書の特徴について紹介します。

■秘書の仕事内容とは

秘書は上司をサポートするためにあらゆる業務をこなします。代表的な業務としては、スケジュール管理や電話対応、資料作成などが挙げられるでしょう。スケジュール管理では、多忙な上司が効率的に働けるように予定を調整します。上司が出張などに出かける場合は、交通手段を確保したり、宿泊先を予約したりするのも仕事の一環です。秘書は上司への来客や電話にも対応します。丁寧な物腰で接しながら、上司に取り次ぐか、自分で対応するかを判断します。また、上司が会議で使う資料や、社内文書などの作成も秘書の業務の1つです。場合によっては、上司が講演で話す内容の原稿作成を任されることもあります。その他、オフィスの整理や情報管理といった雑務も秘書がこなすことになります。

■できる秘書は「スケジュール管理」が優秀

前述した秘書の仕事の中でも、特に重要な業務といえるのが上司のスケジュール管理です。多忙な役員は予定が詰まっており、スケジュール管理のちょっとしたミスが命取りになります。重要なアポイントメントが入っていることを秘書が忘れていれば、会社に大きな損失をもたしてしまうかもしれません。また、秘書は上司のスケジュールに従って行動するため、スケジュール自体が間違っていれば適切に仕事ができないでしょう。このようにスケジュール管理は秘書の最重要業務であり、スケジュール管理を適切にこなせるかどうかが、できる秘書とそうでない秘書を分けるのです。

■できる秘書のスケジュール管理術

優秀な秘書は効率的な方法で上司のスケジュールを管理しています。できる秘書のスケジュール管理術を参考にすれば、秘書としての評価を高めることができるのではないでしょうか。まず、できる秘書は常に予定の優先順位を確認しながらスケジュールを組んでいます。役員には数えきれないほどの予定があり、すべてを同じように扱っていてはスケジュールを組む足がかりも得られません。そのため、重要度が高く動かせない予定からスケジュールに組み込んでいき、調整できる予定は後から加えていく方法が効果的です。重要度が高い予定は、ひと目でわかるように蛍光ペンなどでマーキングしておくと良いでしょう。

次に、上司とスケジュールを共有するのも、できる秘書のスケジュール管理術です。上司と秘書は二人三脚の関係であり、コミュニケーションを怠れば仕事に支障をきたします。思わぬ誤解でミスしないためにも、定期的にスケジュールを共有して上司と認識をすり合わせることが大切です。また、できる秘書は新しい予定を入れるときに必ず前後の予定を確認します。「この時間が空いているから」と安易に予定を詰め込むと、次の予定に間に合わなくなって先方に迷惑をかけるかもしれません。移動時間まで考慮し、余裕のあるスケジューリングを心がける必要があります。

■スケジュール管理のミスを防ぐコツ

スケジュール管理におけるミスを防ぐためには、失敗しないコツを押さえておくことが重要です。まず、仮の予定と確定した予定ははっきりと区別する習慣を身に付けましょう。仮の予定が確定したものと思い込んで予定を入れないでいると、上司の貴重な時間を無駄にすることになります。どれほど気を付けてもミスは起こるものだということを念頭に置き、スケジュールは必ず二重にチェックするようにしてください。グループで上司のサポートをおこなっている場合は、第三者にミスがないか確かめてもらうのも良いでしょう。そして、適度に休息を取って疲れをため込まないようにすることも重要です。疲れがたまっていると仕事に集中できなくなるため、ときにはしっかりと休んで気分をリフレッシュさせましょう。

■デキる秘書はとことん気が利く

デキる秘書は上司が望むことを察知する能力に長けています。命じられるまで待つのではなく、上司の素振りなどから次に自分の取るべき行動を判断できるのです。ですから、上司が指示しようとするときには、すでに先回りで動いています。秘書が常にそのような気の利いた行動をしてくれると、上司は指示を出すために業務を中断する必要がありません。途切れなく業務を行える上司は、メンタル面や効率面において良い作用を得られるでしょう。デキる秘書は日頃から上司の振舞いや性格、癖などを鋭い観察眼で分析しています。上司のスケジュールのチェックにも余念がありません。これらの情報を基にして、できるだけ上司の要求を正確に把握しようと心がけているからです。

■デキる秘書はどんな時でも明るい笑顔

秘書をするのであれば、上司に「一緒に仕事をしたい」と感じてもらわなければなりません。そのためには、どんな時でも明るい笑顔で振る舞うことが重要です。語学や暗記などの能力が、秘書にとって大切であることは言うまでもありません。しかし、それらの能力に秀でていても、暗い雰囲気の秘書とは仕事をしたくないと感じる上司は少なくないでしょう。秘書を付けてもらえるような立場の人物は、社内で重責を担っていることが一般的です。気苦労やプレッシャーが大きいですが、秘書が明るく支えてくれれば頑張れることもあります。デキる秘書は、自分が疲れたり落ち込んだりしても顔には出しません。上司が気分よく仕事を行えるように、どんな時でも明るい笑顔でサポートしています。

■デキる秘書はどんな状況でも謙虚さを忘れない

謙虚さを忘れないことも、デキる秘書の条件のひとつです。自分の上司が偉い立場である場合、取引先などから自分まで丁重にもてなされることがあります。そこで重要なのは、自分が偉くなったと勘違いをしないことです。勘違いしてしまうと、上司へのサポートが疎かになってしまいます。自分はあくまでも秘書であり、どのような状況でも上司のサポート役であると自覚していなければなりません。上司の命令を他の社員に伝える場合も同様です。自分が命令しているような錯覚に陥ることがあるので注意しなければなりません。傲慢な態度をとると、自分だけでなく上司の評判にまで影響してしまいます。デキる秘書は上司のことを第一に考え、どんな状況でも謙虚に振る舞うのです。

■ポイントを押さえてできる秘書を目指そう

できる秘書は上司のスケジュール管理術に長けており、ミスを防ぐためのコツを身に付けています。また、気配りやコミュニケーション能力の高さなども優秀な秘書の特徴です。仕事ができれば上司から褒められることも多くなり、秘書業務へのモチベーションもさらに高まるでしょう。今回紹介したポイントを押さえ、ぜひできる秘書を目指してください。

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