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2019-04-20 00:00:00
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秘書と聞くと有能な人物をイメージする人も多いのではないでしょうか。しかし実際には、デキる秘書とそうでない一般の秘書が存在します。デキる秘書は他の秘書と何が違うのでしょうか。そこで今回は、デキる秘書の特徴について紹介します。

 

 

 

 

 

 

■デキる秘書はとことん気が利く

 

デキる秘書は上司が望むことを察知する能力に長けています。命じられるまで待つのではなく、上司の素振りなどから次に自分の取るべき行動を判断できるのです。ですから、上司が指示しようとするときには、すでに先回りで動いています。秘書が常にそのような気の利いた行動をしてくれると、上司は指示を出すために業務を中断する必要がありません。途切れなく業務を行える上司は、メンタル面や効率面において良い作用を得られるでしょう。デキる秘書は日頃から上司の振舞いや性格、癖などを鋭い観察眼で分析しています。上司のスケジュールのチェックにも余念がありません。これらの情報を基にして、できるだけ上司の要求を正確に把握しようと心がけているからです。

 

 

 

■デキる秘書はどんな時でも明るい笑顔

 

秘書をするのであれば、上司に「一緒に仕事をしたい」と感じてもらわなければなりません。そのためには、どんな時でも明るい笑顔で振る舞うことが重要です。語学や暗記などの能力が、秘書にとって大切であることは言うまでもありません。しかし、それらの能力に秀でていても、暗い雰囲気の秘書とは仕事をしたくないと感じる上司は少なくないでしょう。秘書を付けてもらえるような立場の人物は、社内で重責を担っていることが一般的です。気苦労やプレッシャーが大きいですが、秘書が明るく支えてくれれば頑張れることもあります。デキる秘書は、自分が疲れたり落ち込んだりしても顔には出しません。上司が気分よく仕事を行えるように、どんな時でも明るい笑顔でサポートしています。

 

 

 

■デキる秘書はどんな状況でも謙虚さを忘れない

 

謙虚さを忘れないことも、デキる秘書の条件のひとつです。自分の上司が偉い立場である場合、取引先などから自分まで丁重にもてなされることがあります。そこで重要なのは、自分が偉くなったと勘違いをしないことです。勘違いしてしまうと、上司へのサポートが疎かになってしまいます。自分はあくまでも秘書であり、どのような状況でも上司のサポート役であると自覚していなければなりません。上司の命令を他の社員に伝える場合も同様です。自分が命令しているような錯覚に陥ることがあるので注意しなければなりません。傲慢な態度をとると、自分だけでなく上司の評判にまで影響してしまいます。デキる秘書は上司のことを第一に考え、どんな状況でも謙虚に振る舞うのです。

 

 

 

 

 

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2019-04-15 00:00:00

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2019-04-10 00:00:00
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理想的な秘書とは、どんな人物像なのでしょうか?上司のことをさりげなく思いやり、上司が円滑に気持ちよく仕事ができるように支えることがポイントとして考えられます。そのためには具体的にどのようなことを重視して秘書を選べば良いのかまとめてみました。

 

 

 

 

 

 

■敬意をもって肯定的に話をすすめられるか?

 

秘書にとっての役割とは、いかに相手に気持ちよく話させるということではないでしょうか?その能力のある人であれば、相手の話も上手に聞き出してくれて円滑な人間関係を築くことができそうです。本音をうまく聞き出せるようなら、上司が気持ちよく仕事ができるようになるかどうかが具体的に浮かんでくるでしょう。そのためには、上司が言うことを否定することなく、敬意を払いながらヒアリングする能力のある人材であることが大切です。コミュニケーション能力を向上させるためには、徹底したトレーニングが必要になりますが、コミュニケーション能力こそ秘書としての第一歩であり、秘書の派遣会社が最も力を入れるべき分野で、依頼側としても最も期待することです。

 

 

 

■一方的な説明をせず相手に話題をあわせられるか?

 

秘書にとってもう一つ大切なことは、上司の話をよく聞くことです。上司が話した話を聞き逃さず聞く姿勢をとることで、見えなかった問題点が見えてくる場合もあります。それには、自分のペースで話す秘書ではなく、上司のペースに合わせて話す話術を持った人材が望まれます。また、上司が気持ちよく話ができるように、上手に話題を合わせるテクニックも持ち合わせていてほしいものです。上司と気持ちよく話ができる信頼関係を築けると、さらに上司は屈託のない意見を言えるようになり、秘書が上司のことをきちんとサポートできるようになります。このようなテクニックは、人材派遣会社にて徹底的にトレーニングを行うことで、派遣秘書としては常に意識を持って行動していることでしょう。

 

 

 

■相手の目を見て話すことができるか?

 

人と円滑に話を進めるためには、アイコンタクトがとても重要です。話をするときと、話を聞くときは、相手の目をしっかりと見ながらコミュニケーションをとることが大切なのです。視線をそらすことは、発言に自信が無いか、最悪の場合はうそをついているかもしれないととられてしまうことがあります。目をしっかりと見て相手の表情を見ながら話すと相手の反応もわかるため、円滑に意思の疎通が図れます。また、相手に好意が伝わりやすいというメリットもあるのです。逆に、相手の話を聞いているときにきちんとアイコンタクトができていると、”あなたの話を聞いていますよ“というアピールにもつながります。依頼する場合はこのようなアイコンタクトができる派遣秘書をお願いすると円滑な業務ができるかもしれませんね。

 

 

 

 

 

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