最新情報

2021 / 06 / 25
00:00

■外務省より「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」に指定されました

株式会社トランスアクトは、外務省より「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」(DS店)に指定されました。

※DSとは、Designated Storeの略です。

 

 

【 免税のご案内 】

・外国公館等に対する消費税の免税の対象となるのは、大使館、公使館、領事館等及び大使、公使、領事等で、いずれも外務大臣官房儀典官が発行した証明書(免税カード)の交付を受けた大使館等及び大使等に限られます。

・商品購入時に「免税カード」をご提示いただき、必要事項を記載した「外国公館等用免税購入表」の提出をお願いします。

・「免税カード」には、それぞれ免税の対象となる範囲及び最低購入金額が指定されています。

 

【 消費税免税手続きに必要な書類 】

下記のいずれかを弊社にてご確認させて頂きます。

・外交官等の免税カード(顔写真付き)

・外交官等身分証明票

・外国公館等用免税購入表

2021 / 06 / 20
00:00

■<6月マル秘話>多忙な秘書!1日のスケジュールとは?

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秘書の仕事というと、ボスのスケジュール調整を行うことくらいしか想像がつきづらいかもしれません。ボスの傍らにいて、常にサポートを行っている様子の秘書。実際にはどんなスケジュールで動いているものなのでしょうか。

 

 

 

 

 

 

■秘書の仕事内容とは

スケジュール管理や電話対応、文書作成、出張手配など、秘書は多岐にわたる業務を担当します。中でも、特に重要な業務が上司のスケジュール管理です。ダブルブッキングなどのミスがないように気を付けながら、多忙な上司が効率的に動けるようにスケジュールを調整します。前後の予定を詰めすぎると時間どおりに行動できなくなるため、適度な余裕を持ってスケジュールを組み立てなくてはなりません。上司が主催する会議があるときは、会議に使う資料の作成や、参加者への周知なども秘書がおこないます。社内外で使う文書作成も秘書の仕事ですが、上司の名前を借りることになるのでビジネス文書の書き方を熟知しておかなくてはなりません。WordやExcelなどのOfficeソフトも活用することになるため、パソコンスキルも必須です。上司への電話に対応するときは、美しい言葉遣いが求められます。来客をおもてなしするときも、丁寧な物腰を心がけ、上司の印象を損ねないように気を付ける必要があります。

 

■出社時刻と午前の流れについて

会社により、そして付いたボスにより、出社時刻は異なることが多いですが、付いたボスの出社時刻よりも前に出社しておくことが好ましいです。秘書の役割は主にボスの補佐であり、スケジュール調整役なので、朝出社してすぐにボスが自分のスケジュールなどを確認できないようでは秘書の意味がありません。役員付の秘書の場合、役員は規則的に9:00頃出社し17:30頃帰宅するようなタイプが多いようなので、普通の会社員同様、秘書は遅くとも8:50までには出社するでしょう。出社後はボスの朝の飲み物を準備しながらメールチェック、本日のボスの予定を確認、更に本日中にボスと話し合っておく必要がある事柄を無駄なく簡潔にまとめておきます。ボスが出社したら挨拶、本日の予定の確認、要確認事項を終えたら、何かボスからの依頼があれば聞き、すみやかに退室します。その後自分の仕事に戻りますが、常にボスの動向には目を走らせておく必要があります。

 

■ランチ休憩と午後の業務について

ランチ休憩は時間通りにとれるパターンがほとんどですが、業務が多く忙しい時期にはデスクで済ませることもあるでしょう。どちらにしろ、出社時刻同様ボスに合わせる必要があります。ボスがランチで会食を行っているような日であれば秘書も比較的ゆっくりランチがとれ、ボスが忙しいときには秘書も手早くランチを終えなければなりません。午後の業務においても午前同様、自分の仕事を行いつつボスに目を向けておきます。ボスも人間なので、疲れが出たり、眠くなったりすることもあるかもしれません。ボスのタイミングを見計らい、きりの良いところでコーヒーや茶菓子などを出せると良いでしょう。ボスが会議や会食へ向かうタイミングなどを逃さず、ボスが仕事に集中して遅れそうなときにもすぐ対応できるよう備えておくことが大切です。

 

■業務終了時刻と自由時間について 

業務終了時刻は基本的に9:00に出社したなら17:30といったように、定時で上がることが好ましいでしょう。役員ともなると夜の会食に参加する機会や夜遅くまで仕事をすることが多いため、ボスの仕事が終わるまで待つことは難しくなります。そのため特別なことがないかぎりは、他に何もやっておくことがないかボスに確認後に、定時に合わせて自分が先に失礼することを伝えて帰宅しましょう。秘書の失態はボスの顔に泥を塗ることになるので、連日残業ばかりしているのは良くありません。また、会社を出た後の自由時間であっても、羽目を外して飲み歩いたりすべきではありません。いつどこで、ボスのビジネスパートナーが見ているか分からないからです。楽しむな、というわけではありませんが、常に責任ある行動を心掛けるようにしましょう。

 

■秘書の仕事で大変なこと

「秘書の仕事は大変だ」というイメージを持っている人も多いのではないでしょうか。秘書業務が大変なのは、上司のタイプに合わせて、サポートの仕方を柔軟に変えていかなくてはならないためです。せっかちな人や何かと細かい人、大胆な人など、上司にもさまざまなタイプがあります。秘書は自分が担当する上司の性格や考え方を理解し、それに合わせて行動しなくてはなりません。上司と秘書は二人三脚の関係であり、秘書は常に先回りして上司をサポートする必要があるのです。次に、上司の予定に合わせて行動しなくてはならないことも秘書の仕事が大変な理由の1つです。上司が夜遅くまで働いているのに、秘書だけ先に帰るわけにはいきません。また、上司に付き添って接待の場に参加するような機会も多いでしょう。

 

■秘書のやりがいとは

大変なことも多い反面、秘書の仕事には日々のやりがいがあるからこそ、モチベーションを維持することができます。まず、上司と一緒に多彩な人たちと関わる中で、秘書は一流のホスピタリティを身に付けられます。企業の経営層とも当たり前に関われる能力は、秘書以外の業務に挑戦するときも大いに役立つでしょう。また、仕事を通じて幅広い人脈が作れることも秘書業務の魅力だといえます。秘書の仕事では不測の事態がつきものであり、急なスケジュール調整などは日常茶飯事です。そのため、トラブルが起こったときも臨機応変に対応できるようになるでしょう。このように、仕事を通じて自分自身が成長でき、キャリアアップにもつながるというやりがいが秘書にはあります。そして、何よりも担当の上司から感謝してもらえることが秘書にとっては大きなモチベーションとなります。秘書は多忙な上司をサポートするための存在です。上司と信頼関係を築き、上司の成功に寄与できれば、喜ばしい気分を味わうことができるでしょう。

 

■秘書の一日は多忙でも充実している

秘書には多くの仕事があり、忙しい毎日を過ごしています。上司のスケジュール管理や資料作成、来客対応など、やるべき仕事は後を絶ちません。上司のタイプや働き方に合わせて仕事をしなければならず、大変さを感じる場面も多くありますが、その分やりがいも感じられる仕事です。会社の重要人物を支える秘書を目指し、充実したキャリアを築いてみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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2021 / 06 / 15
00:00

■【SECRETARY4ME】オフィシャルショップを開設しました

株式会社トランスアクトのオリジナルグッズを多数取り扱っています。ここでしか購入できない希少なコラボグッズもありますので、是非ご覧ください。

 

 

 

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【SECRETARY4ME Official Shop】

2021 / 06 / 10
00:00

■<6月コラム>正社員と派遣の差とは?こんなにコストが違う?!

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役員秘書は正社員の人もいれば、派遣の人もいます。会社の方針によって、同じ職種であっても雇用形態が違うことはよくあることです。では人件費の面でみると、正社員と派遣の場合とではどれ位のコストの差があるのでしょうか。

 

 

■正社員秘書のコスト相場は?

採用する会社の給与水準に合わせて給与が決定しますので、一概にこれくらいと断言するのは難しいです。業界によっても給与水準が違うように、役員秘書の給与もそれに合わせた給与となります。また、傾向として、国内企業と外資系企業では給与体系も違うことがありますので、年収がかなり違うことがあります。特に外資系企業の正社員の役員秘書の場合は、採用されるときに前職の経験や本人の希望などに基づいて給与が決定しますので、たとえ同じ会社で同一内容の役員秘書の仕事であっても、採用される人により年収が違うことも普通に起こり得ます。そのため、平均的な給与というものは大まかな金額でしか出せないでしょう。役員秘書の仕事をしている人の年収の幅は国内企業、外資系企業あわせて500万円から1000万円くらいと幅広い傾向にあります。

 

■正社員秘書の雇用にかかるコストの内訳は?

正社員を雇用するときのコストの内訳は、大きく初期費用と維持費用に分けることができます。初期費用としては、求人広告費や研修の費用、新人用の備品代などが挙げられるでしょう。求人広告費は、Webサイトや雑誌に求人広告を出すための費用です。場合によっては、採用が決まったときに成功報酬の支払いを求められることもあります。新人を仕事ができる社員に育てるための研修費用もあらかじめ想定しておかなくてはなりません。研修で使用する資料の作成費や場所代、講師に支払う報酬などが主な支出となります。新人のために用意する制服やデスク、パソコンといった備品代も馬鹿になりません。

次に、維持費用としては毎月の給料や福利厚生費、社会保険料などがかかってきます。毎月の給料は固定ではなく、残業時間などに応じて変動する点も考慮しておきましょう。残業代は通常よりも25%割り増しで支払う必要があります。福利厚生費とは、交通費や家賃補助のような給料以外に支払う手当のことです。社会保険には健康保険や雇用保険、労災保険、厚生年金といった種類があり、40歳を過ぎると介護保険も含まれるようになります。それぞれ労働者と企業で分担して負担することが法律で決められているため、会社にとっては大きなコストだといえます。

 

■正社員秘書の人件費は具体的にどれくらい?

正社員を雇うと、実際に支払う給料の2倍以上のコストがかかるといわれています。前述のとおり、人件費としてかかるコストは給料だけでなく、求人広告費や社会保険料なども含まれるためです。例えば、月収30万円で正社員を雇うと、社会保険料なども合わせて年間500万円以上のコストがかかります。さらに、給料以外のコストとなるのは社会保険料だけではありません。正社員が退職するときに備えて、企業は毎年退職金を積み立てる必要があります。中小企業における退職金の平均額は1200~1400万円程度だといわれています。この数字は定年退職したケースですが、40年間で1000万円積み立てると仮定した場合、1年あたり25万円のコストがかかる計算です。その他、交通費などの福利厚生費に月3万円かかるとすれば、年間で36万円の支出となります。さらに、研修費や備品代などのコストも発生するため、「正社員の雇用には給料の2倍以上のコストがかかる」という説は決して大げさではありません。

 

■正社員秘書の人件費を抑える方法とは?

正社員秘書には大きなコストがかかるため、なるべく無駄な出費は抑えたいものです。正社員秘書の人件費を抑える方法として、まずはなるべく残業が生じないように管理することが挙げられます。残業には割増賃金が発生するため、勤務時間内に仕事をしてもらうよりもコストが大きくなります。特に、深夜の残業だと割増率は50%となり、会社にとっては大きな痛手だといえるでしょう。社員が就業時間内に仕事を終えてくれるように、会社のほうが工夫を凝らしていくことが大切です。次に、社員全員のコスト意識を高める方法も効果的です。自分の行動にどれだけのコストがかかっているのか、明確に意識している社員は少ないのではないでしょうか。経営者と同じように、社員1人1人にも高いコスト意識を持ってもらうことで、会社全体で協力してコストを削減していく体制が構築できます。その他、給与の基準を見直したり、役員秘書の派遣サービスを利用したりするのも効果的な方法です。

 

■役員秘書派遣のコスト相場は?

派遣の仕事の場合には、時給で仕事をすることになります。平均的な時給は1,500円から2,500円が相場となっています。この時給に時間外労働をした際には、時間外分の時給が加算されることになります。仮に2,500円の時給で派遣の仕事をし、時間外労働がない場合を前提で計算すると、年収は500万くらいになります。2,500円という時給は派遣の役員秘書として高額の部類に入りますので、相当なスキルや経験、語学力などがある人材である可能性があります。そのことから考えると、派遣の人を採用すると人件費的には大変メリットがあるかもしれません。

 

■正社員?派遣?あなたの会社に合わせた選択を

役員秘書を社員で採用する際に、想定年収は前述したように500万から1000万ほどです。厚生年金や健康保険などの保険料、福利厚生費、賞与などが別途加算されますので、実質的にはこれ以上のコストがかかることになります。派遣で採用する場合には、各種保険料、福利厚生費は派遣会社が負担することになりますので、年間500万ほどの予算をみておけばよいということになります。確かに人件費の面からみると両者には大きな違いがあることがわかります。しかしながら、機密情報を扱うなど、社員でなければならない役員秘書の役割もあります。採用を検討している会社は慎重に業務内容を精査した上で、コストの面だけに囚われずにどのような雇用形態で採用するかを決断することが求められるでしょう。

 

 

 

 

 

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2021 / 06 / 05
00:00

■名古屋オフィス開設のお知らせ

■名古屋オフィス開設のお知らせ

この度、東海(名古屋)地域での業務拡充に伴い、新たな拠点として名古屋オフィスを開設致しました。

新拠点の開設により、更なるお客様サービスの向上に努めますとともに、より一層地域の皆様に信頼される企業を目指して参ります。

今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

 

 

 

【 株式会社トランスアクト 名古屋オフィス 】

〒460-0008 名古屋市中区栄3-2-3 名古屋日興證券ビル4F

Tel. 052-269-8260(代表)

Fax. 052-269-8261


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