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■＜1月マル秘話＞女性必見！知っていると役立つ秘書のスキル3選！
秘書は、会社の社長や国会議員などの重要な人を支える仕事です。そのため秘書業務の範囲は広く、さまざまなスキルが求められます。そこで、知っていると役立つ秘書のコミュニケーション力、事務能力、そして対応力の3つのスキルについてお伝えします。
■秘書から学ぶ、コミュニケーション力とは？
秘書から学ぶ役立つスキルの1つ目はコミュニケーション力です。コミュニケーション力には2つの側面があります。ひとつは多言語能力としてのコミュニケーション力です。会社の社長などの人脈は広く、秘書は世界中の人との対話が求められます。そのため、英語だけでなく中国語など複数の外国語を操るスキルを駆使して仕事をしているケースも珍しくありません。もうひとつは、交渉能力としてのコミュニケーション力です。秘書は、スケジュールの調整だけでなく、経営課題解決のための調整役を果たすこともあります。社内外のさまざまな部署の人と話をして仕事を進めていく必要がありますので、秘書には高い交渉能力が求められるのです。
■秘書の方々の事務能力とは？
知っていると役立つ秘書のスキルの2つ目は事務能力です。秘書は事務能力が高くないとやっていくのは難しいでしょう。秘書が任される事務作業は多様です。スケジュール管理や会議で使う資料の作成、情報収集などの対応が求められます。一般社員であれば、ある程度は自分の能力に合わせて仕事をすることが許されますが、秘書は自分が支える上司のスピードに合わせて仕事をする必要があります。しかも、上司がわかりやすいと感じる書類を作成するだけでなく、書類が使われる場面を想定して、専門的な情報を付加する、交渉相手の特徴を追記するなど、できる限りの配慮をすることも大切です。そういった事務作業を重ねていくことで、秘書の事務能力は高くなっていくのです。
■秘書の恐るべき対応力とは？
知っていると役立つ3つ目のスキルは対応力です。対応力とは、目の前で発生する事態に合わせて臨機応変に対応する力のことです。これができないと秘書として支える人の仕事の環境を整える役割を果たせません。この対応力の基礎になるものは、知識と経験です。優秀な秘書は、単に秘書業務の知識にとどまらず社内のあらゆる業務に関する知識やビジネスに関する一般的な知識、社会の一般常識に関する知識を持っています。また、数多くのトラブル対応や難関を切り抜けてきた経験によって恐るべき対応力がついてきます。一足飛びに対応力をつけることは難しいですが、地道に努力と経験を積み重ねていくことによって得られるスキルです。
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■＜1月コラム＞派遣の秘書を探すなら？チェックすべき要素3選！
秘書の派遣をお願いするときに、気になるのはどのようなスキルがあるのかということではないでしょうか。せっかく来てもらうので、お互いのミスマッチは避けたいところでしょう。チェックすべき要素は3つあります。
■スケジュール管理や出張手配はバッチリ！高い管理能力
注目すべきは、派遣候補者の今までの業務経験です。秘書の仕事は部門に付いて複数の人をサポートするグループセクレタリーや、個人に付いている秘書の経験のある人もいます。どちらの経験も業務の中でスケジュール管理や出張手配などの仕事をしている可能性が高いのですが、複数の人をサポートしていた人は、その分このような業務を数多く経験している傾向にあります。さらに、営業関連部門で仕事をしている場合には出張手配や顧客との会議、打ち合わせなども多いので、そのあたりもチェックするポイントとなるでしょう。
■徹底したお客様への気配り！先を見越した行動ができる秘書
秘書の仕事をするにあたり、気配りや気遣い、コミュニケーション能力の高さという資質は外せないポイントです。しかしながら、これは実際に一緒に仕事をしてみないと分からないでしょう。ではどうやって見極めれば良いのでしょうか。このようなすぐには見極めが難しいスキルは、派遣候補者の経験から推測することも必要です。個人付秘書の経験があり、会社の上層部の中でのサポート経験のある人は、常に一歩先を読んで仕事をすることが求められることが多いです。このような形態で秘書業務の経験が豊富な人であれば、安心してお願いできる可能性が高いといえるでしょう。
■資料作成も任せてOK？オフィスソフトのスキル
秘書の人が持っているスキルで大切な要素のひとつ、それはパソコンスキルです。様々なビジネス向けのソフトウエアがあり、日々利用している人も多いかと思われますが、操作に慣れているか、そうでないかで業務効率は格段に違ってきます。これらが使いこなせるかどうかは採用にあたり非常に重要なポイントになるでしょう。特定のソフトウエアでは認定試験を実施しているところもあります。有資格者であれば、確実に業務に支障がないと判断するに足りる信頼感があります。採用決定のポイントになり得るでしょう。さらに、業務の中では表計算ソフトやプレゼン作成用のソフトがありますが、派遣候補者の業務経験の中で、どのような資料を作成していたのかをチェックすると良いでしょう。営業部門であればプレゼン資料を作成している経験が多いなどある程度推測ができます。
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