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2017-04-20 00:00:00

秘書と聞くと有能な人物をイメージする人も多いのではないでしょうか。しかし実際には、デキる秘書とそうでない一般の秘書が存在します。デキる秘書は他の秘書と何が違うのでしょうか。そこで今回は、デキる秘書の特徴について紹介します。

 

 

 

 

 

 

■デキる秘書はとことん気が利く

 

デキる秘書は上司が望むことを察知する能力に長けています。命じられるまで待つのではなく、上司の素振りなどから次に自分の取るべき行動を判断できるのです。ですから、上司が指示しようとするときには、すでに先回りで動いています。秘書が常にそのような気の利いた行動をしてくれると、上司は指示を出すために業務を中断する必要がありません。途切れなく業務を行える上司は、メンタル面や効率面において良い作用を得られるでしょう。デキる秘書は日頃から上司の振舞いや性格、癖などを鋭い観察眼で分析しています。上司のスケジュールのチェックにも余念がありません。これらの情報を基にして、できるだけ上司の要求を正確に把握しようと心がけているからです。

 

 

 

■デキる秘書はどんな時でも明るい笑顔

 

秘書をするのであれば、上司に「一緒に仕事をしたい」と感じてもらわなければなりません。そのためには、どんな時でも明るい笑顔で振る舞うことが重要です。語学や暗記などの能力が、秘書にとって大切であることは言うまでもありません。しかし、それらの能力に秀でていても、暗い雰囲気の秘書とは仕事をしたくないと感じる上司は少なくないでしょう。秘書を付けてもらえるような立場の人物は、社内で重責を担っていることが一般的です。気苦労やプレッシャーが大きいですが、秘書が明るく支えてくれれば頑張れることもあります。デキる秘書は、自分が疲れたり落ち込んだりしても顔には出しません。上司が気分よく仕事を行えるように、どんな時でも明るい笑顔でサポートしています。

 

 

 

■デキる秘書はどんな状況でも謙虚さを忘れない

 

謙虚さを忘れないことも、デキる秘書の条件のひとつです。自分の上司が偉い立場である場合、取引先などから自分まで丁重にもてなされることがあります。そこで重要なのは、自分が偉くなったと勘違いをしないことです。勘違いしてしまうと、上司へのサポートが疎かになってしまいます。自分はあくまでも秘書であり、どのような状況でも上司のサポート役であると自覚していなければなりません。上司の命令を他の社員に伝える場合も同様です。自分が命令しているような錯覚に陥ることがあるので注意しなければなりません。傲慢な態度をとると、自分だけでなく上司の評判にまで影響してしまいます。デキる秘書は上司のことを第一に考え、どんな状況でも謙虚に振る舞うのです。

 

 

 

 

 

 

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2017-04-15 00:00:00

弊社は、今年度も一般社団法人日本秘書協会の会員として活動して参ります。エグゼクティブサポートのプロフェッショナル集団として、日本秘書協会様のご協力・提携による各種研修・セミナー等を通して、社員・スタッフへの教育に引き続き全力を注いで参ります。


2017-04-10 00:00:00

理想的な秘書とは、どんな人物像なのでしょうか?上司のことをさりげなく思いやり、上司が円滑に気持ちよく仕事ができるように支えることがポイントとして考えられます。そのためには具体的にどのようなことを重視して秘書を選べば良いのかまとめてみました。

 

 

 

 

 

 

■敬意をもって肯定的に話をすすめられるか?

 

秘書にとっての役割とは、いかに相手に気持ちよく話させるということではないでしょうか?その能力のある人であれば、相手の話も上手に聞き出してくれて円滑な人間関係を築くことができそうです。本音をうまく聞き出せるようなら、上司が気持ちよく仕事ができるようになるかどうかが具体的に浮かんでくるでしょう。そのためには、上司が言うことを否定することなく、敬意を払いながらヒアリングする能力のある人材であることが大切です。コミュニケーション能力を向上させるためには、徹底したトレーニングが必要になりますが、コミュニケーション能力こそ秘書としての第一歩であり、秘書の派遣会社が最も力を入れるべき分野で、依頼側としても最も期待することです。

 

 

 

■一方的な説明をせず相手に話題をあわせられるか?

 

秘書にとってもう一つ大切なことは、上司の話をよく聞くことです。上司が話した話を聞き逃さず聞く姿勢をとることで、見えなかった問題点が見えてくる場合もあります。それには、自分のペースで話す秘書ではなく、上司のペースに合わせて話す話術を持った人材が望まれます。また、上司が気持ちよく話ができるように、上手に話題を合わせるテクニックも持ち合わせていてほしいものです。上司と気持ちよく話ができる信頼関係を築けると、さらに上司は屈託のない意見を言えるようになり、秘書が上司のことをきちんとサポートできるようになります。このようなテクニックは、人材派遣会社にて徹底的にトレーニングを行うことで、派遣秘書としては常に意識を持って行動していることでしょう。

 

 

 

■相手の目を見て話すことができるか?

 

人と円滑に話を進めるためには、アイコンタクトがとても重要です。話をするときと、話を聞くときは、相手の目をしっかりと見ながらコミュニケーションをとることが大切なのです。視線をそらすことは、発言に自信が無いか、最悪の場合はうそをついているかもしれないととられてしまうことがあります。目をしっかりと見て相手の表情を見ながら話すと相手の反応もわかるため、円滑に意思の疎通が図れます。また、相手に好意が伝わりやすいというメリットもあるのです。逆に、相手の話を聞いているときにきちんとアイコンタクトができていると、”あなたの話を聞いていますよ“というアピールにもつながります。依頼する場合はこのようなアイコンタクトができる派遣秘書をお願いすると円滑な業務ができるかもしれませんね。

 

 

 

 

 

 

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2017-04-05 00:00:00

企業運営の舵取役である役員をサポートする立場として、重要な役割を担うのが役員秘書です。電話対応やスケジュール管理、資料作成のどれをとってもミスは許されず、グローバル企業であれば渡航先で通訳もこなせなくてはなりません。多くの能力を求められる立場なので、派遣社員として雇うと給料も高くなるのではと想像してしまう方もいるのではないでしょうか。今回は、そんな派遣の役員秘書の人件費は高くつくと思う人がどれだけいるのか、男性会社員からアンケートをとってみました。

 

【質問】

役員秘書の派遣社員の人件費は高いというイメージがありますか?

【回答数】

はい:59

いいえ:41

 

高いスキルに応えるには相応の料金が必要

 

アンケートの結果、派遣の役員秘書の給与は高いと思う人は全体の約6割でした。

・役員という肩書きに就くスタッフはそのイメージは強い。ふつうの秘書としてよりも重要な位置にいるから。(40代/男性/会社員)

・イメージ的にも高く感じますし、またそうでなければならないとも思っています。一般スタッフの業務ではなく、幹部クラスの業務はそれだけの重要性かつ確実に作業を行う事が必須ですの。(40代/男性/会社員)

・基本的に派遣社員は即戦力が求められるので、ある程度の実力は保有しているのが普通に考えられる。その意味で、人件費は割高と考えるべきでしょう。(50代/男性/会社員)

・秘書の派遣社員はその派遣業者が徹底的に秘書としての必要なスキルを習得する教育を受けるためどうしても高いです。(30代/男性/会社員)

主な回答を集約すると「役員秘書は普通の秘書とは求められる能力が一段階上がるので、それに見合う給与があってしかるべきだ」と考えているようです。また、経営者に近い立場で仕事をするので、時には一般社員も知らないような機密情報さえも管理することになります。負うべき責任もより重くなることを考えれば、自然と給料が高くなるイメージを持つのも理解できます。

 

教育コストを考えれば、決して高くない

 

一方、給与が高いと思っていない人は4割にとどまりました。

・正社員で採用する場合のコストと比較すれば、かなりコストは下がります。決して派遣が高い人件費になるということはありません。(50代/男性/会社員)

・優秀な社員であれば、教育にかける人員や時間のコストを勘案すると、高いというイメージはありません。(40代/男性/会社員)

・社員を一から教育するよりは短期間で活躍してくれるので費用対効果は高いと思う。(30代/男性/会社員)

・支払った派遣料金に見合った仕事をしてくれるので、高いとは思わないからです。(30代/男性/会社員)

給与が高いと思わない理由として「正社員よりもコストが低く、かつ人材を育てる時間がいらない」というメリットを挙げている人が目立ちます。人件費に限りがある状況では、一から社員を育てる余裕がある会社もそう多くないでしょう。派遣の役員秘書が、会社の足りないピースを簡易的に埋めてくれる存在であれば、その働きに見合った給与を支払っても高いとは思わないでしょう。

 

割高でも企業運営に欠かせない存在として必要

 

アンケートでは、派遣の役員秘書に対する給与は高いというイメージを持っている人が多数派となりました。ただし、どちらの回答にも共通して読み取れることがあります。それは、「支払われる給料が他の業種より高くても、見合った仕事をしてくれれば決して高いとは思わない」という前向きな考えです。求められる能力が誰よりも高ければ、対価として支払われる料金が高額なのは当然なのであり、それに対して不満を述べる回答は見当たりません。裏を返せば、高額でも経験豊富な役員秘書は重宝される存在であり、企業運営に欠かせないピースであるとも言えるでしょう。

 

■調査地域:全国

■調査対象:【性別】男性 【職業】会社員 

■調査期間:直近の1ヶ月間

■有効回答数:100サンプル

 

役員秘書の派遣社員の人件費は高いというイメージがありますか?

 

【はい】

・役員自体が責任が大きいし高い判断力やリーダーシップを問われるから(40代/男性/会社員)

・役員の近辺でとか、役員と共に仕事をするので社外秘事項に触れる機会も多いので機密保持のため高くても当然でしょう。(40代/男性/会社員)

・大企業なら秘書も必要だが、今は他の社員が兼任していたりいなかったりということも増えてきて、人件費をかけるところかなという感じがする。(30代/男性/会社員)

・重要な役割を担うことがあるのでイメージとしては高いと思われる。(20代/男性/会社員)

・選抜された能力のある方が派遣されるのですから、人件費は多少は「高い」イメージはあります。(30代/男性/会社員)

・役員だからといって差別するべきではないが、そういうイメージはある。(50代/男性/会社員)

・秘書の派遣社員はその派遣業者が徹底的に秘書としての必要なスキルを習得する教育を受けるためどうしても高いです。(30代/男性/会社員)

・友人から役員秘書の人件費は高いと過去に聞いたことがあるので、高いと思います。(20代/男性/会社員)

・なんとなく「秘書」という仕事が高給取りの傍で働く人のイメージなので人件費も高そう。(30代/男性/会社員)

・まず秘書という職業は知的で品のある方が多いので人件費がかかるというイメージです。(20代/男性/会社員)

・役員秘書の派遣社員の人件費は高いでしょう、安く上げるための派遣ではないから、プロの技能を持った派遣だから(30代/男性/会社員)

・秘書と言う仕事は、高いスキルを持っていると思うので人件費は高いと思います。(50代/男性/会社員)

・一般の秘書と異なり、品格がある方が求められるため、高いと思う。(30代/男性/会社員)

・役員秘書を務めるほどのスキルが有れば少々の人件費は必要だと思います。(20代/男性/会社員)

・役員クラスの秘書ともなると企業秘密に触れる機会もあり、それなりの能力を求められるため(40代/男性/会社員)

・当たり前のことになるかもしれないがはっきりいってみんな金が全て。(30代/男性/会社員)

・派遣会社が人材派遣の際にぼったくっているイメージがつよいから。(30代/男性/会社員)

・業務が特殊であり役員の勤務時間に合わせて仕事をするため、夜間の残業も増え人件費は高いと考えます。(30代/男性/会社員)

・近年、派遣会社はマージンを取りすぎていると思います。その反面、派遣社員への報酬は低下してきています。(40代/男性/会社員)

・見た感じが豪勢なので、お金をもっていそうな感じがしてならない。(40代/男性/会社員)

・派遣社員については派遣会社のマージン分もあることから高いイメージです。(20代/男性/会社員)

・やはり、PCが発達している現代とは言え、やはり顧客との細やかなメールや電話での対応は、やはり人間でないと、対応ができないため。(20代/男性/会社員)

・派遣会社だともともと高い給料でやっているから。高いのは当たり前。(30代/男性/会社員)

・役員の秘書なのでそれなりに能力が高く、それに伴って費用も高いイメージがある。(30代/男性/会社員)

・何もしていなくても時給が発生するし、本来業務以外任せられないから。(30代/男性/会社員)

・役員秘書を専門でやる以上、相応のスキルを持っているとかんがえる。(30代/男性/会社員)

・役員秘書に求められるスキルや条件が通常の秘書に比べて厳しいと思うから。(40代/男性/会社員)

・役員の秘書が出来るなら かなりのスキルも必要なことだと思いますので 高給が良いと思いますね。(50代/男性/会社員)

・役員という肩書きに就くスタッフはそのイメージは強い。ふつうの秘書としてよりも重要な位置にいるから。(40代/男性/会社員)

・派遣社員と言えども仕事の覚えの早さなどによってはそれ相応の報酬があっても良いと思います。(40代/男性/会社員)

・派遣社員の費用は正直高いです。仕事もそこそこしか出来ないのに権利や文句は社員以上にいう派遣社員が最近多すぎます。(40代/男性/会社員)

・役員の秘書は会社にとってかなり重要な立場であると考えておりますので、人件費は高くなければおかしいと考えるからです。(30代/男性/会社員)

・役員秘書の派遣社員の人件費は高いというイメージがあるのではいを選びました。(30代/男性/会社員)

・資格をもった方ばかりでしょうから、それなりにお金はかかると考えます。(30代/男性/会社員)

・重役の秘書ともなると有能な人であるのため、人件費も高いものだと思っているから(20代/男性/会社員)

・秘書は高収入の人と居る時間が多いイメージがあるので価値観を合わせる為に高い給料をもらってそう。(20代/男性/会社員)

・基本的に派遣社員は即戦力が求められるので、ある程度の実力は保有しているのが普通に考えられる。その意味で、人件費は割高と考えるべきでしょう。(50代/男性/会社員)

・イメージ的にも高く感じますし、またそうでなければならないとも思っています。一般スタッフの業務ではなく、幹部クラスの業務はそれだけの重要性かつ確実に作業を行う事が必須ですの。(40代/男性/会社員)

・なんだかんだと色々言ったとしても、はっきりいってそんなに余裕ありません(30代/男性/会社員)

・役員秘書だとそれなりの知識や教養が必要だと思うので、人件費もそれなりに高い印象があるから。(30代/男性/会社員)

・会社を代表する地位の人たちに仕える秘書は、それなりの能力を必要とされるので報酬も高くていいと思います(40代/男性/会社員)

・役員もの役職になると、それなりに高度な仕事内容が求められるし、その対価も大きいと思います。(20代/男性/会社員)

・そうでなくても派遣社員は通常の社員と比べて時給が割高になりがち。役員秘書ともなればその傾向にも拍車がかかると思う。(30代/男性/会社員)

・それなりのスキルを持った方に、ミスが許されないレベルの高い仕事をしてもらうから。(40代/男性/会社員)

・仕事の内容がとても難しそうで、いつも御客様や社長達と大事なお話をなさっていたりするからです。(10代/男性/会社員)

・会社運営の管理サポート役ともなれば内部事情も抱き抱えているので、口止め料も含まれて高額なのではなかろうか。(40代/男性/会社員)

・派遣にしては少し高いと感じることがあるので、その辺りは考慮する必要がある。(20代/男性/会社員)

・秘書というとイメージからも誰でもなれるものではなく高学歴なイメージでエリートのような職種であると思うから。(30代/男性/会社員)

・企業の人件費で教育費だけでなく時間も要しますが、秘書の派遣社員ということで教育費用及び、企業貢献費が掛かる為人件費が高くなると思います。(40代/男性/会社員)

・それ相応のスキルがないと役員秘書は務まらないと考えます。この為そのスキルに対しての対価として、人件費が高くなるのは致し方ないと思います。(40代/男性/会社員)

・派遣の中でも、一定以上のスキルを求められるので単価は高くなると思います。(30代/男性/会社員)

・役員の秘書は訓練されたベテランが必要なためそれなりの人材となり、高く感じる(50代/男性/会社員)

・秘書検定の資格を有していたり、特殊な業務であるため、通常の事務職員などよりは高額なイメージがあります。(40代/男性/会社員)

・業務内容の特殊性などを考慮すると、一般の派遣社員に比べ高くなるのはやむを得ない(30代/男性/会社員)

・役員の秘書レベルになると、一定以上の振る舞いが必要であるから。(20代/男性/会社員)

・実際のところはよく分からないですが、役員に秘書をつけるような会社は経済的に余裕があり、給料も高そうというイメージは有ります(40代/男性/会社員)

・高いイメージがあるので、余り秘書を雇いたいと思う人少ないのではないかと思います。(30代/男性/会社員)

・逆に、十分な費用を用意できないと雇えないのが秘書というイメージがある。(30代/男性/会社員)

・やはり役員秘書の派遣社員は 完璧に仕事が出来ますので人件費は高いと思います。(50代/男性/会社員)

【いいえ】

・支払った派遣料金に見合った仕事をしてくれるので、高いとは思わないからです。(30代/男性/会社員)

・一般職よりも高いかもしれませんが、技術職とかと比べると安いです。(50代/男性/会社員)

・洗練された街の中で多くの一流の人達に囲まれながら働けてスキルアップできるから(30代/男性/会社員)

・仕事内容からして、役員秘書の報酬は決してやすいとは言えません。(30代/男性/会社員)

・スキルに応じて価格は高くなって当然だと考えます。見合わない方はチェンジですが。(40代/男性/会社員)

・高いと感じたことはないです。給料以上の働きをしてくれる方が多いです。(30代/男性/会社員)

・秘書に特別高い人件費というイメージもないし、派遣ならさらに安いように思う。(40代/男性/会社員)

・活躍できる能力やスキルが高いなら人件費も高いと思いますが、付く職位によって金額が大きく変わるというイメージではありません。(40代/男性/会社員)

・必要に応じた仕事をしてくれれば人件費を掛けていい項目だと思うので高くはない。(20代/男性/会社員)

・自社の派遣社員は少しでも安い派遣会社から派遣されているので、それほど高くありません。(30代/男性/会社員)

・正規で雇うよりも、人件費は抑えられると思いますので、高いというイメージはありません。(50代/男性/会社員)

・安い技術者と比べても安価であるため、あまり高いというイメージを抱いたことがありません。(40代/男性/会社員)

・役員秘書の派遣社員の人件費は高いとは思わないですね、それだけの働きをしてくれるので(30代/男性/会社員)

・役員秘書の派遣社員の人件費は正社員に比べると低いと思うので、人件費はそれほど高いイメージはありません。(30代/男性/会社員)

・普通の派遣と変わらない賃金で、派遣してもらえるので割高感は無い。(40代/男性/会社員)

・人件費が高いイメージはありませんが、役員秘書が派遣社員となることが珍しいと思います。(40代/男性/会社員)

・基本、単純作業以外の仕事は社内の人間をローテーションしているので、役員秘書の派遣社員の人件費が高いとは思いません。(30代/男性/会社員)

・秘書を雇う身分では無いのに、このアンケートの主旨が理解出来ないのですが?私のプロフィールはただの会社員ですが?(40代/男性/会社員)

・役員の給料は高いけど、秘書だと給料は、別に高くないと思うからです。(30代/男性/会社員)

・役員クラスに帯同する派遣なら世間相場より高くて当然です、なので高いというイメージよりは「それぐらいで妥当」というイメージです。(30代/男性/会社員)

・役員秘書に求められるスキルレベルを考えれば高いと印象は特にない。(40代/男性/会社員)

・派遣社員であれば対応が良くないと思えば、職員をかえることができるため人件費は安い。(30代/男性/会社員)

・とくに高いというイメージはありません。優秀なスタッフを雇えば、それだけ費用もかかると思います。(30代/男性/会社員)

・多少は高いでしょうが、常識の範囲だと感じておりますよ。だいじょうぶです。(30代/男性/会社員)

・新規に新入社員を雇って1~教育することを考慮すると、派遣人材の方が全然安いです。(50代/男性/会社員)

・社員を一から教育するよりは短期間で活躍してくれるので費用対効果は高いと思う。(30代/男性/会社員)

・秘書を雇う余裕がないので、派遣サービスを利用できるのは魅力だし、安価で利用できるサービスです。(40代/男性/会社員)

・一流企業で、社長指名での派遣社員なら高いと思うが、それ以外は特に思わない。(30代/男性/会社員)

・自分の考えですが、正式な社員と違い簡単に雇うことができるので人件費は安いと思います。(20代/男性/会社員)

・人件費が高いイメージがあるとおもいますが、本社採用で雇用したほうが人件費がかかると考えます。(30代/男性/会社員)

・特に高いというイメージはありません、何故なら役員社員でも、所属としてはあくまで派遣社員、正社員の役員秘書より人件費が高いはずはありません。(20代/男性/会社員)

・受付と役員、どちらが大事かといえば顧客を相手にする受付のほうが重要と考えるので。(50代/男性/会社員)

・やる業務にもよるかと思われますが、私の会社の秘書の派遣さんは、膨大な仕事をかなりの速さでこなしています。時給2000円ですが、それ以上の働きをしていると思います。(30代/男性/会社員)

・弊社の場合は他の社員と同じですので、一概に秘書だけ高いとは言えないと思います。(40代/男性/会社員)

・確かに求人などでは高く感じるが、長期雇用や紹介型派遣でその企業に採用されれば良いですし、それが無ければ妥当な金額以下です。(30代/男性/会社員)

・時間給が高くてもリストラするのも正社員比べて簡単だし雇用期間が最高でも3年間だから。(30代/男性/会社員)

・正社員の退職金や賞与を考えればけっして派遣の費用は高くないと思います。(60代/男性/会社員)

・派遣社員だろうが正社員だろうが、仕事内容は一緒なのに給料や、福利厚生の待遇は全然違うから。(40代/男性/会社員)

・正社員で採用する場合のコストと比較すれば、かなりコストは下がります。決して派遣が高い人件費になるということはありません。(50代/男性/会社員)

・対象が役員であれ、それ以外であれ、秘書として派遣されるのであれば、差はないと考えるから。(40代/男性/会社員)

・優秀な社員であれば、教育にかける人員や時間のコストを勘案すると、高いというイメージはありません。(40代/男性/会社員)

 

 

 

 

 

 

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2017-04-01 00:00:00

平素より皆様方には大変お世話になっております。

弊社では関係各社・各位の皆様方の多大なるご支援・ご協力のもと、今年も新しい事業年度を迎えることとなりました。

旧年度中は大変お世話になり、心より感謝御礼申し上げます。

新年度も、更なるサービス・お客様満足の向上に努めて参りますので、どうぞ宜しくお願い申し上げます。


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