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2017-03-20 00:00:00

秘書といってもどんな仕事をしているのか分からないという意見は多いでしょう。確かに、秘書は「秘」の名のつくとおり、役員クラスでなければ知り得ない社外秘の事柄やボスの個人情報を知ることが数多くあり、謎めいた部分が多い職業です。今回は、そんな秘書にしかできないマル秘なお仕事についてご紹介します。

 

 

 

 

 

 

■スケジュール管理や事務作業について

 

秘書と言えばスケジュール管理というくらい、ボスの予定を調整、管理することは秘書にとって重要な業務です。ビジネスマンが本来ならば自分で行うスケジュール管理ですが、役員に秘書が付いているのは煩わしい雑務から役員を解き放ち、本来の役員としての仕事に集中して取り組んでもらうためです。各部署との内部会議を効率良く行えるように時間調整を行ったり、大事な取引先との会食では会食店の種類にまで気を配ったりと、役員の顔に泥を塗ることのないような、正確な仕事と細やかな心遣いなどが必要です。事務作業は正しく丁寧にスピードを意識して、スケジュール管理は様々な事態を想定して行いましょう。

 

 

 

■電話・メール・来客対応について

 

電話、メール、来客の対応などを行うときは、役員の秘書として恥ずかしくない対応を心掛けることが重要です。役員の代理で取引先に連絡を入れることもあるので、失礼のないよう細心の注意を払いましょう。正しい敬語を使用することはもちろん、メールや手紙ならばビジネスにふさわしい形式で書くことも当然です。電話に関して言えば、ボスの個人的な電話を代理で受けることもあるでしょう。ボスの郵便物も毎日受け取ることになります。そういった部分でもしっかりボスの個人情報を厳守し、適切に対処することが必要です。簡単なことならばボスにわざわざ聞かずとも自ら判断することも必要ですが、下手に自分で判断をして上司に恥をかかせることにならぬよう十分に注意しましょう。

 

 

 

■実際にある珍しい業務とは?

 

事務作業やスケジュール調整などといった作業のほかに、普通の事務職には珍しい仕事としては会食や手土産の手配などが挙げられるでしょう。先方と会食のスケジュール調整を行ったあと、恐らくは先方の秘書や営業担当などと打ち合わせを行い、どの場所の、どの料理を出す、どのお酒が美味しいお店にするかを考えなければなりません。失敗が許されないのはどの会食でもそうですが、気合を入れなければいけないような大変重要な取引先ならば細かい部分まで抜けがないよう気を付けなければなりません。実際に仕事後にその店舗に寄って個室の様子を見てみたり、料理を食べてみたりすることもあります。手土産も同様で、最近流行しているものや、先方の好みに合うものなどを選択する必要があるでしょう。そのため、秘書は常に世の中の流行や動向にアンテナを張っておく必要があります。

 

 

 

 

 

 

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2017-03-15 00:00:00

いつもお世話になっている株式会社ビジネスバンクグループ様のご依頼により、昼食座談会を開催させて頂きました。近い将来、起業を志す学生インターンの方々のエネルギーに、私たちも非常に刺激を受けました。今後のご活躍、心よりお祈り申し上げます。貴重なお時間、ありがとうございました!

 

 

 


2017-03-10 00:00:00

秘書は、会社の役員をサポートするだけでなく、会社のイメージを左右する大変重要な役割を持っています。雇用形態の1つとして派遣社員が注目されています。そこで、秘書派遣を雇用するときチェックすべき身だしなみポイントなどについてまとめました。

 

 

 

 

 

 

■チェックポイント①!清潔感はあるかどうか

 

初対面の人がどのような人物なのかは、第一印象が大きなインパクトを持つといわれていますが、面接試験でも例外ではありませんね。特に、秘書として採用する場合は、会社のイメージにも大きく関わりますので、面接試験を担当するときは応募者の身だしなみチェックは不可欠です。まず、清潔感があるかどうかをチェックすることが大切です。衣服にシワがないことはもちろんですが、袖口や衿が汚れていないかもチェックしましょう。もちろん、靴の手入れが行き届いていることも見逃せませんね。また、口元も気になるところです。やはり、歯の手入れをきちんとしている人が望ましいといえますね。男性の場合は、ヒゲが伸びていないかもチェックしましょう。香水やオーデコロンを付ける人もいますが、ニオイがきつすぎないことも大切です。

 

 

 

■チェックポイント②!服装・メイクは華美ではないか

 

就職試験の服装は業種にもよりますが、スーツの着用が一般的です。特に、秘書として採用を希望する人は、スーツ姿で臨んでくるかどうかもチェックポイントになります。もちろん、スーツといっても奇抜な色や柄のものはいただけませんね。また、メイクは派手すぎるのもよくありませんが、ノーメイクも望ましいとはいえないでしょう。自然な感じのメイクをしているかどうかもチェックしましょう。ヘアスタイルから受ける印象も大切です。ロングヘアーの女性も少なくありませんが、お辞儀をした後に髪の毛をかきあげなくてもいいように、まとまっていることがポイントです。ヘアカラーやネイルも控えている人がいいですね。また、男性の場合は、さわやかさが感じられるヘアスタイルの人が理想的です。

 

 

 

■チェックポイント③!周囲との調和を考えて空気を読んだ行動をできるか

 

秘書の仕事は、役員のスケジュール管理や文書作成業務など、実に多岐にわたります。また、常にサポート役に徹することも重要な業務です。さらに、守秘義務に徹することができるかどうかも見極める必要があります。もちろん、周囲との調和を考えた上で、その場の空気を読んだ行動ができることも秘書の資質になります。そのためには、明るくさわやかな印象の人を選ぶことが大切です。また、先を見通した上で、仕事を要領よくこなせるスキルはもちろん必要です。ただし、自分の考えを前面に出さないで、サポートする役員の考え方に従える人かをきちんとチェックしましょう。

 

 

 

 

 

 

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2017-03-05 00:00:00

派遣業種実績に広告代理店を追加しました


2017-03-01 00:00:00

企業の社長や役員、医師や弁護士といった専門的な職に就く人々を庶務的な面でサポート、管理するのが秘書の仕事です。上司の右腕となって電話対応からスケジュール管理、書面の作成など、多忙を極める仕事でもあります。そんな重要な秘書を雇うにあたり、経験豊富な派遣とフレッシュさが売りである新卒の2択が用意されたら、あなたはどちらを選びますか?今回は、会社員の男性を対象にアンケートを取ってみました。

 

【質問】

経験豊富な派遣秘書と新卒フレッシュな秘書、雇うならどっちですか?

【回答数】

経験豊富な派遣秘書:68

新卒フレッシュな秘書:32

 

イチから仕事を教える余裕なし…選ぶなら経験豊富な派遣!

 

アンケート結果では、「経験豊富な派遣秘書を雇う」が約7割の支持を得ました。

・新卒の方は経験が無いので一から教育しなければならないので経験豊富な派遣秘書を採用します。(60代/男性/会社員)

・秘書はそれなりの肩書を持った人につくので、何も知らない新卒では業務知識やマナーにおいて圧倒的に未熟すぎると思います。(30代/男性/会社員)

・秘書が複数名いて、教育ができる環境であれば、新卒フレッシュな秘書を採用したいですが、そのような余裕はないため、即戦力を採用したいです。(40代/男性/会社員)

・経験豊富な方なら、派遣であっても大きなミスをすることはないので、そちらを雇います。(30代/男性/会社員)

・会社的に即戦力の方が安心感がある。できれば、その状況でなおかつ新卒を教育できるとよい。(40代/男性/会社員)

経験豊富な派遣を選ぶことのメリットとは、やはり業務を熟知している点にあります。やはり新卒は経験面で不利な傾向にあり、最初から育てるには時間がかかりすぎるというデメリットがあります。また、重要な業務の管理などは経験のある秘書のほうが任せやすく、安定感からミスも起こりにくいので即戦力に目が向くのも納得できます。

 

新卒には経験値よりも「伸びしろへの期待感」を求める声

 

「新卒の秘書を雇いたい」と回答したのは3割にとどまりました。

・最初は役に立たなくても伸び代があるほうが良い。若い方が回りも活気が出る。(30代/男性/会社員)

・秘書はセキュリティ上、重要な情報を取り扱うので、会社で長期雇用契約をしている人材を雇いたい(30代/男性/会社員)

・誰でも最初は新人であるため、今後の成長も期待して、新卒の秘書が良い。(30代/男性/会社員)

・心からその会社の顔になるにはその会社の社員であることが大前提。(50代/男性/会社員)

・経験豊富な人は癖もあったりするので、まったく未経験な人の方が一から教えられるので新卒が良いです。(30代/男性/会社員)

経験面では劣る傾向にある新卒ですが、回答の多くは「今後の伸びしろ」という若さへの期待感を挙げています。また、情報を扱う役割を担うので、派遣よりも責任のある社員に任せるべきだと考える方もいるようです。経験があるが故に特有の癖を嫌う方も見られ、一から業務を教え込むことでより会社の色になじんだ秘書となるメリットもあるでしょう。

 

企業の本音は「人材に余裕があるなら新卒を取りたい」?

 

アンケートでは、秘書を雇うなら経験豊富な派遣を選んだ方が多数派でしたが、新卒を雇うことにも多くのメリットがあることが回答からうかがえます。全ての回答をまとめると、「経験豊富な秘書が欲しいが、新卒では育てる時間も無いので派遣に任せてしまおう」と考える傾向にあるようです。いくつかの回答でも見られましたが「人材に余裕があるなら新卒も取りたい」のが、企業としての本音なのでしょう。ただ、残念ながら多くの企業はその「余裕」が無いという社会的な事情も、派遣を選んだ企業数の多さから推察することができます。

 

■調査地域:全国

■調査対象:【性別】男性 【職業】会社員 

■調査期間:直近の1ヶ月間

■有効回答数:100サンプル

 

経験豊富な派遣秘書と新卒フレッシュな秘書、雇うならどっちですか?

 

【経験豊富な派遣秘書】

・ある程度のスキルも大事だと思います 即戦力を求めたいので必要なことだと思いますね。(50代/男性/会社員)

・秘書の仕事は総務全般の仕事から重要書類まで任せることもあるので、経験が豊富な方のほうが適任だと思います。(30代/男性/会社員)

・秘書はそれなりの肩書を持った人につくので、何も知らない新卒では業務知識やマナーにおいて圧倒的に未熟すぎると思います。(30代/男性/会社員)

・企業として、人材の育成は必須だとは感じますが秘書のような技術職は経験がものをいう業種だと思います。(30代/男性/会社員)

・はっきりいって当たり前のことになるかもしれないが、やはり経験が大事。(30代/男性/会社員)

・経験豊富な方なら、派遣であっても大きなミスをすることはないので、そちらを雇います。(30代/男性/会社員)

・新卒よりも経験がある秘書のほうが卓越した能力があると考えているから。(20代/男性/会社員)

・秘書は役員の秘匿事項を扱うし、役員の性格などもわかっているベテランがよい(50代/男性/会社員)

・秘書に求められるものは豊富で充分な経験とスキルだと思います。(20代/男性/会社員)

・外部から雇うなら、即戦力となる方を期待します。新卒で育てて他社へ引き抜かれたらたまったものではありません。(40代/男性/会社員)

・やはり秘書として必要なものは経験であると考えます。様々な経験をしているとでこれから起きる問題に対しても経験から対処できると思います。(30代/男性/会社員)

・その時の業務内容にもよるが、即戦力として採用するのであれば経験のある派遣を雇う(30代/男性/会社員)

・新卒フレッシュな秘書より経験豊富な派遣秘書を雇いたいのでそちらを選びました。(30代/男性/会社員)

・経験が豊富でないと、仕事にならない。新卒はつかいものにならない。(40代/男性/会社員)

・即、戦力になってもらいたいので仕事を教えながらの新卒よりも経験豊富なほうが良いと思います。(40代/男性/会社員)

・経験があれば、どんな状況にも柔軟に混乱なく対応できると思うから。(30代/男性/会社員)

・さまざまなリスクを考えると経験豊富なほうがリスクは低い。新卒フレッシュは教育が大変。(50代/男性/会社員)

・長い目で見れば新卒かとも思いますが、即戦力として必要なのは間違いなく経験豊富であることだと思います。(40代/男性/会社員)

・新卒を一から育ててみたいが、自分に教育する能力は無いと思うので(40代/男性/会社員)

・若い方よりも、経験豊富な型の方が安心して仕事を任せられます。(30代/男性/会社員)

・即戦力だったら経験を取るが、余裕があるなら新卒フレッシュさを取る。(30代/男性/会社員)

・新卒だと基本的なビジネスマナーが身についていないので失敗が多そう。(30代/男性/会社員)

・自分の仕事が滞りなく進むようサポートしてくれるのが秘書の役目だと思うので、慣れてる人がいいです。(30代/男性/会社員)

・新卒で勤まるほど簡単な仕事ではなく、全ての面での気配りが必要であり、いきなり新卒だけで済ます様なリスクは取れないから。(40代/男性/会社員)

・ゆっくりと社員を育てることができる状況であれば新卒秘書でも問題ないですが、そういう状況下でない場合また初めての秘書採用であれば最初は経験豊富な派遣社員を採用します。(40代/男性/会社員)

・自分のすぐそばで仕事をしてもらうのだから、経験豊富である程度信頼して任せられる方が良い。(20代/男性/会社員)

・ほんとうに高い質の仕事を頼むならば、こういう選択になると思う。(50代/男性/会社員)

・秘書は即戦力が基本だと思うため。育てることから始めるより、色々な経験が生きる(30代/男性/会社員)

・即戦力で求めるならばやはり経験豊富な方を採用すると思います。できる事ならば、社員として新卒も採用しスキルのある派遣の方の仕事を覚えていただけたらよいと思います。(40代/男性/会社員)

・イチから仕事を教えるつもりはないし、そもそも仕事のために人を雇うのに若いからとか見た目で決めるのはいやだから(40代/男性/会社員)

・派遣を雇うなら経験豊富な秘書を雇いたいですね、使えない期間があるのは困る(30代/男性/会社員)

・様々な事例に遭遇し、乗り越えてきた人は対応力が全く違うと思われる。(40代/男性/会社員)

・コストダウンの観点からも経験豊富な方を求めます。新人はOJT で他部門を経験してからの配属で問題ないと思います。(30代/男性/会社員)

・自分の仕事の一番みじかな存在なので、段取りなどの打ち合わせなど、経験豊かな秘書が望ましい。(50代/男性/会社員)

・秘書課のように、秘書が何人もいる会社の正規社員であれば、新人がいてもいいと思いますが、派遣の秘書には、経験豊富で即戦力の人材が良いと思います。(50代/男性/会社員)

・経験豊富な派遣秘書の方が即戦力になりますので選びます。新卒は、育つまで一定期間の時間が必要なので。(20代/男性/会社員)

・即戦力がほしいならやはり経験が豊富な秘書が良い。秘書を育てるのなら新卒でも構わない。(40代/男性/会社員)

・実際に仕事に役立つ事を考えると経験豊富な派遣秘書を雇うのが妥当だろう。当たりはずれがなさそうでもある。(40代/男性/会社員)

・即戦力が欲しいので、すぐに使える経験豊富な人が良いと思います。(50代/男性/会社員)

・見た目よりも求められるのは派遣先の役員の仕事を如何にスムーズに進めさせるスキル(スケジュール管理等)が求められるので(30代/男性/会社員)

・秘書はある程度の年齢のほうが向いている。子供だと相手に失礼だから。(40代/男性/会社員)

・スケジュール管理や仕事のアドバイスなどを的確に言ってくれるからです。(30代/男性/会社員)

・ある程度経験があった方が助かります。機転がきく方が一番ありがたいです。(40代/男性/会社員)

・即戦力を求めるのであればやはり経験豊富な方を雇ったほうがいいのではないかと思います。(30代/男性/会社員)

・秘書の仕事は、経験があるかどうかがとても大きなポイントだからです。(30代/男性/会社員)

・秘書は間違いが許されない仕事であり、即戦力の方がいいと考えるから。(20代/男性/会社員)

・秘書として、役員や会社を代表する人物と接するのであれば、粗相のないように経験がものを言うと思います(40代/男性/会社員)

・任せる業務の内容にもよりますが、場数を踏んでいる秘書の方が安心して任せられるのではないでしょうか。(40代/男性/会社員)

・やはり重要な仕事になるため、経験豊富な方がトラブル等の対処にも慣れているため。(30代/男性/会社員)

・なんだかんだと色々言ったとしても、はっきりいって経験が大事。(30代/男性/会社員)

・仕事内容にもよるが経験豊富な方が少しくらいのことでは困らないだろうから安心できる(40代/男性/会社員)

・自分の所属している会社で言えば、必要なのはフレッシュさよりも業務をテキパキとこなしてくれる秘書が必要だと思います。(40代/男性/会社員)

・経験豊富な派遣秘書の方が、安心して仕事を任せられるからです。(40代/男性/会社員)

・未経験の秘書を教育する人員的な余裕がないので、派遣を利用するのであれば、即戦力の経験者にご協力お願いしたいです。(40代/男性/会社員)

・秘書となると雇用された会社の身の回りの世話を行うので、多少なり経験を行ってからの方が両方共に良いと考えるからです。(20代/男性/会社員)

・新卒の方は経験が無いので一から教育しなければならないので経験豊富な派遣秘書を採用します。(60代/男性/会社員)

・秘書とは業務が多岐にわたるので、特に業務の実績、つまり経験を積んでいる事がより重要と思われます。(40代/男性/会社員)

・秘書=色々な事を知っている事が必要です。知っているからスケジュール管理上の調整ができるわけですから。間違っても新卒を起用するポジションではないと考えます。(30代/男性/会社員)

・秘書が複数名いて、教育ができる環境であれば、新卒フレッシュな秘書を採用したいですが、そのような余裕はないため、即戦力を採用したいです。(40代/男性/会社員)

・プロの派遣がほしいので、人件費を安くするための派遣ではないので。(30代/男性/会社員)

・社会のマナーや事務処理能力、接遇能力などの秘書としてのスキルが身に付いているからです。(30代/男性/会社員)

・私は堅実派ですので、やはり経験があって即戦力となる秘書を雇うほうが良いと考えるからです。(30代/男性/会社員)

・その人に会ってみないと何とも言えませんが、経験は必要だろうと思うからです。(30代/男性/会社員)

・秘書としての経験が豊富の方が業務を遂行しやすいので、経験豊富な派遣秘書を雇いますね。(30代/男性/会社員)

・会社的に即戦力の方が安心感がある。できれば、その状況でなおかつ新卒を教育できるとよい。(40代/男性/会社員)

・もし雇うなら経験豊富な秘書のほうが安心できるかと思います。(30代/男性/会社員)

・仕事をスムーズに進めるために秘書を雇うのですから、経験豊富なベテランが良いでしょう。ただ頑固でなく、素直が秘書を希望します。(30代/男性/会社員)

・秘書という役目はスケジューリングが大きな役目と考えているので、経験豊富であるのがよいと思います。(40代/男性/会社員)

【新卒フレッシュな秘書】

・即戦力も必要だが、クセのある派遣が多い。色のついていない新卒の方が育てやすい。(30代/男性/会社員)

・求める人によるが、自分は、若くて吸収力があり、伸びしろがある新卒秘書が良いと思う。(30代/男性/会社員)

・あまり経験豊富だと取引先から当然のように扱われてしまうため、少し物足りない程度で相手に失礼がなければ取引先にも初々しさで好感をもたれます。(40代/男性/会社員)

・経験者は有能ではあると思うが、「自分のやり方」という形式ががっちりしているとこっちがやりづらくなってしうまうと思うから。(20代/男性/会社員)

・仕事に慣れていたら経験豊富のほうがいいが、経験してる分クセがあるのが多い感じがするから。(30代/男性/会社員)

・フレッシュな方が教育しがいがあるし、秘書は若い方がいいと思う。(40代/男性/会社員)

・今までとは違う発想をしてくれたら非常に面白いと思うから。一から教え込むことができる。(20代/男性/会社員)

・やはりフレッシュな秘書が近くにいると仕事も楽しいし、やる気が出てくるから。(50代/男性/会社員)

・経験も大事ですがそれが逆に邪魔をして自分の思い通りに仕事をするとか言う事を聞かないとか融通が利かなくなる恐れもある為。(40代/男性/会社員)

・実際はどちらにしても雇われた人材のスキルと性格のバランスによると思います。スキルが高くても、経験を鼻にかけ尊大で慇懃無礼、フレッシュでも成長する気のない新卒ではどちらも使いたくないが、あえてどちらかといえば、教育次第では先入観などの少ない新卒がよいのではないかと思います。(40代/男性/会社員)

・誰でも最初は新人であるため、今後の成長も期待して、新卒の秘書が良い。(30代/男性/会社員)

・その時の仕事状況にもよりますが、新卒を育てたいという気持ちが強いです。(30代/男性/会社員)

・派遣は数年の縛りの中でのものになってしまったから。新卒からの方が、長く携わらせることができる。(30代/男性/会社員)

・洗練された街の中で多くの一流の人達に囲まれながら働けてスキルアップできるから(30代/男性/会社員)

・新卒であればこだわりやわがままがないので、一から指導ができ良いです。(30代/男性/会社員)

・新鮮な空気が入ってくると、会社に活気が出て良い影響を与えることが多いからです。(20代/男性/会社員)

・今後の事を考えると仕事を覚えて行くことを考えて一から教育できる方を選びました(30代/男性/会社員)

・自社のことをきっちりと理解できる方が後々効率も良くなると思うからです。(30代/男性/会社員)

・複数の秘書が所属しているなら、ベテランスタッフばかりでなく、新卒で元気が取り柄のようなスタッフの存在も重要です。(50代/男性/会社員)

・未経験で育てるのにある程度時間が必要になりますが、社風にあった秘書を使いたいという思いがあるのでフレッシュな方を選びます。(40代/男性/会社員)

・経験豊富な人は癖もあったりするので、まったく未経験な人の方が一から教えられるので新卒が良いです。(30代/男性/会社員)

・最初は役に立たなくても伸び代があるほうが良い。若い方が回りも活気が出る。(30代/男性/会社員)

・新卒フレッシュな秘書だと、自分自身のスキルアップにもつながっていく気がします。(30代/男性/会社員)

・派遣秘書は経験豊富な反面その企業理念をよく理解しているか疑問になりますが新卒秘書ならば新入社員教育で企業理念の教育をおこない年数を重ねることに責任感が増すため、社外対応時に安心して任せられる。(40代/男性/会社員)

・秘書は資格が必要であり、資格を持っていれば経験よりも年齢が若い方を選びます。(20代/男性/会社員)

・心からその会社の顔になるにはその会社の社員であることが大前提。(50代/男性/会社員)

・確かに経験豊富な方が即戦力になると思いますが、その会社の仕事に合うように育てて、長く働いて頂いだ方がいいと思います。(30代/男性/会社員)

・即戦力としては経験豊富な派遣社員が良いでしょうが、後々の事を考えるなら新卒の社員を苦労してでも育てた方が良いと思います。(30代/男性/会社員)

・秘書はセキュリティ上、重要な情報を取り扱うので、会社で長期雇用契約をしている人材を雇いたい(30代/男性/会社員)

・時と場合によりますが、新しい目線を取り入れるべき。そうやって企業成長していく。(30代/男性/会社員)

・会社の状況にもよりますが、特別な事情がなければ、新人を入れて自社に相応しい秘書に育てていくのがいいと思います。(50代/男性/会社員)

・派遣の秘書は機密情報流出の恐れがあるので雇いません。新卒の秘書を時間を掛けて育てるほうが良いです。(40代/男性/会社員)

 

 

 

 

 

 

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