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2020 / 12 / 10
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■<12月コラム>有能な役員秘書、求められる必須のスキルとは?

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役員秘書として採用の際に見ておきたい必須スキルについて解説します。役員秘書に求められるスキルは会社の規模や方針にもよりますが、幅広い社会経験や職務経験が業務の中で発揮されることを期待されています。その中でも特に必要とされるスキルはどのようなものでしょうか。

 

 

■秘書の仕事内容とは?

秘書に求められるスキルを知るためには、まず仕事内容を把握しておかなくてはなりません。秘書の主な業務として挙げられるのは、上司のスケジュール管理や電話対応、資料作成、雑務などです。上司のスケジュール管理は秘書の軸となる仕事で、多忙な上司が動きやすいように重要度に応じて予定を組み立てます。出張時の宿泊先の予約や、会議室の確保などを秘書がおこなう場合もあります。次に、電話対応や来客対応も秘書の業務の1つです。失礼な印象を与えないように、丁寧な態度で対応することが求められます。上司に取り次ぐべきか、指示を受けて自分で処理するべきかといった判断をおこなう能力も必要です。そして、上司が会議で使用する資料や、社内外で配る文書の作成も主に秘書が担当します。上司の名前で世に出ることになるため、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いや様式に配慮しなくてはなりません。その他、オフィスの整頓や上司宛ての郵便物の整理、資料のファイリングといった雑務も秘書の管轄です。

 

■秘書に求められるスキルとは?

毎日のように一流のビジネスマンと顔を合わせることになる秘書は、多くのスキルを身に付けなくてはなりません。まず、当たり前の一般常識を知っていることが大切です。常に笑顔であいさつし、世の中を騒がせているニュースにはアンテナを張っておきましょう。葬儀などに同伴したとき、上司に恥をかかせないように、冠婚葬祭のマナーを知っておくことも重要です。また、一般常識だけでなくビジネスマナーも必要となるでしょう。ビジネスにおける基本的な礼儀作法を知り、報告事項があるときは簡潔に伝える術を身に付けなくてはなりません。周りの人と接するときの言葉遣いや身だしなみにも配慮する必要があります。その他、資料を作成し、情報を管理するためのパソコンスキルも秘書に求められる能力の1つです。メール返信などの基本的な操作に加え、Officeソフトの扱いにも慣れておく必要があるでしょう。ここからは、スケジューリング能力とコミュニケーション能力、字の美しさにフォーカスを当てて詳しく解説していきます。

 

■抜け漏れなし!のスケジューリング能力

役員は多忙な方も多いですし、スケジュール管理をする中では、急な予定変更も頻繁に起こり得ます。突発的なことが起こったときに落ち着いて行動できる、多少の予定の変更にも慌てずに代替案で切り抜けることができる、このような対応を常に自然に行うことができることは必須といえるでしょう。スケジューリング能力はすぐに身につくものではなく、豊富な秘書経験があるからこそ、発揮できます。的確かつ正確に管理ができるのは有能な役員秘書であるといえます。さらに、オフィスソフトの機能を熟知して、使いこなせるスキルも必要です。会議がキャンセルになったり、急に追加になったりしたときにもオンラインで予約を即座にしなければなりません。急な社内からの会議召集、重要な来客の予定 にあわせて役員のスケジュールが滞りなく、かつ無理なく進行できるためには、オンラインで管理できることが大切です。役員のスケジュールの全体像を把握し、先手を打つことができるのも有能な役員秘書ならではです。ベテランになると役員の片腕になることができます。役員が今何を必要としているのかを察知する洞察力も経験によって磨かれていくもので、さりげなくスケジュールの進行を裏方でサポートできるようにもなります。ある程度の期間一緒に仕事をし、役員との信頼関係の構築ができれば、スケジュール管理は役員秘書にほぼ任せても問題ない状態にすることが可能です。

 

■人に愛されるコミュニケーション能力

役員秘書の資質として、気配りや相手に対する配慮ができることは欠かせません。役員の業務上のサポートの中では社内、社外を含め会議や打ち合わせなどで役員と同席しなければいけない場面にも数多く遭遇します。時には打ち合わせなどが難航したときに、周囲が不穏な空気になることがあったり、感情的になった人から厳しい言葉を投げかけられたりすることもあります。そんな場面でも冷静に対応できる落ち着きがあれば、周囲の雰囲気も落ち着いてきます。さらに業務上で重要事項を扱うことも多いために、情報を少しでも収集したい周囲の人などから色々聞かれてストレスを感じる場面もあります。このような状況でも臨機応変に自分をコントロールできるスキルは必須となるでしょう。コミュニケーション能力の高さは、周囲に対して公平な対応ができること、笑顔を絶やさないこと、会話する相手に的確かつ必要な情報を伝達する能力などがあげられますが、通常はこれだけできれば十分コミュニケーション能力が高い人といえます。しかし役員秘書としてはさらにプラスアルファが必要です。そのプラスアルファとは、徹底した口の堅さです。必要のないことは話さないという姿勢は、人から信用に値するという評価を得られるでしょう。社交的であることも役員秘書をするうえでは重要ですが、状況に応じて余計な話をしないということもコミュニケーション能力が高くなければできないスキルといえるのではないでしょうか。

 

■代筆の機会も多し!見落としがちだけど重要な字の美しさ

最近はビジネス上の文書や手紙などは手書きをしないことも増えてはきましたが、それでも手書きで宛名などを書いたりすることもあります。特に役員と一緒に仕事をする役員秘書の場合は、会社にとって取引上重要な会社の役職の人宛に書類を送ることが多いです。そのため、手書きで作成する文書の数は少なくありません。お礼状や挨拶などの文書を代筆する機会も多く、字がきれいなことは役員秘書としては重要視されるスキルなのです。

 

■秘書に向いている人の特徴は?

秘書を目指す前に、自分が秘書に向いているのかどうかを確かめておくと良いでしょう。まず、誰に対しても気配りができる人は秘書に向いています。気配り力は秘書にとって特に大切なスキルです。常に上司が何を考えているのか予想し、先回りして行動するのが優秀な秘書の条件だといえます。また、上司の周囲の人たちにも気を配り、人間関係を円滑にすることで、上司はより一層働きやすくなるでしょう。次に、サポート役に徹することができる人にも秘書の適性があります。秘書の仕事とは、上司が効率よく働けるように、あらゆる面でサポートすることです。あくまでも主役は上司であるということを理解し、黒子として上司を引き立てられる人が秘書には向いています。次に、几帳面で口が堅いことも秘書になるための条件だといえるでしょう。スケジュール管理などでミスをすると多忙な上司に迷惑がかかるため、几帳面に自分の仕事ぶりをチェックできる能力が秘書には必要です。また、業務上知り得た情報を外部に漏らすべきでないことはいうまでもありません。

 

■秘書に向いていない人の特徴は?

反対に、秘書に向いていない人にはどのような特徴が備わっているのでしょうか。まず挙げられるのは、気持ちの切り替えが苦手なことです。どんなに優秀な秘書でもミスをすることはあります。大切なのは、ミスをした後でいかに早く気持ちを切り替えてリカバリーするかということです。ミスをしたことで落ち込んで仕事ができなくなるようでは、上司を支える優秀な秘書は目指せないでしょう。また、口が軽い人も当然秘書には向いていません。経営に携わる役員の補助役という立場上、秘書は会社の機密情報を知りやすいポジションです。守秘義務を守れず、おしゃべりしながらうっかり口を滑らせてしまうような人は秘書を目指すべきではありません。そして、自己主張が激しい性格も秘書を目指すうえでは障害となります。先述のとおり、秘書の仕事はあくまでも上司をサポートすることです。自分が主役でなければ気が済まず、必要以上に目立とうとすることで、上司の仕事を邪魔してしまう恐れがあります。

 

■秘書のやりがいとは?

秘書の仕事は大変ですが、やりがいを感じられる場面も多くあります。秘書として働く中で、社内外のさまざまな人と交流することができます。通常の事務職ではほとんど関わることがない一流のビジネスマンと顔を合わせる機会も多いでしょう。一流の人たちの意見を耳にしたり、振る舞いを観察したりすることで視野が広がり、自分の考え方も良い方向に変わるかもしれません。次に、経営に携わる重要人物から感謝してもらえることが秘書の大きなモチベーションとなります。基本的に、秘書がサポートする役員は会社の経営を左右する重要人物です。上司の役に立っている、ひいては会社に貢献しているということが実感しやすい仕事だといえるでしょう。そして、秘書として働けば自分のスキルアップも図ることができます。社内外の人たちと日常的に交流する中で、コミュニケーション能力はますます磨かれていくはずです。また、上司から急に指示される仕事などに対処するうちに、臨機応変に対応する能力も身に付くでしょう。秘書業務を通して培った能力を活かして、キャリアアップを目指すことも可能です。

 

■必須のスキルを身につけて優秀な秘書になろう!

秘書が身に付けておくべきスキルとしては、ビジネスマナーやパソコンスキル、コミュニケーション能力などが挙げられます。多岐にわたる上司のサポート業務に対処するために、秘書にはさまざまなスキルが求められます。大変な仕事だといえますが、それに見合ったやりがいがあるからこそ、多くの人が秘書として働いているのでしょう。仕事に役立つスキルを身に付け、ぜひ優秀な秘書として活躍してください。

 

 

 

 

 

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