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2017-12-10 00:00:00

役員秘書として採用の際に見ておきたい必須スキルについて解説します。役員秘書に求められるスキルは会社の規模や方針にもよりますが、幅広い社会経験や職務経験が業務の中で発揮されることを期待されています。その中でも特に必要とされるスキルはどのようなものでしょうか。

 

 

 

 

 

 

■抜け漏れなし!のスケジューリング能力

 

役員は多忙な方も多いですし、スケジュール管理をする中では、急な予定変更も頻繁に起こり得ます。突発的なことが起こったときに落ち着いて行動できる、多少の予定の変更にも慌てずに代替案で切り抜けることができる、このような対応を常に自然に行うことができることは必須といえるでしょう。スケジューリング能力はすぐに身につくものではなく、豊富な秘書経験があるからこそ、発揮できます。的確かつ正確に管理ができるのは有能な役員秘書であるといえます。さらに、オフィスソフトの機能を熟知して、使いこなせるスキルも必要です。会議がキャンセルになったり、急に追加になったりしたときにもオンラインで予約を即座にしなければなりません。急な社内からの会議召集、重要な来客の予定 にあわせて役員のスケジュールが滞りなく、かつ無理なく進行できるためには、オンラインで管理できることが大切です。役員のスケジュールの全体像を把握し、先手を打つことができるのも有能な役員秘書ならではです。ベテランになると役員の片腕になることができます。役員が今何を必要としているのかを察知する洞察力も経験によって磨かれていくもので、さりげなくスケジュールの進行を裏方でサポートできるようにもなります。ある程度の期間一緒に仕事をし、役員との信頼関係の構築ができれば、スケジュール管理は役員秘書にほぼ任せても問題ない状態にすることが可能です。

 

 

 

■人に愛されるコミュニケーション能力

 

役員秘書の資質として、気配りや相手に対する配慮ができることは欠かせません。役員の業務上のサポートの中では社内、社外を含め会議や打ち合わせなどで役員と同席しなければいけない場面にも数多く遭遇します。時には打ち合わせなどが難航したときに、周囲が不穏な空気になることがあったり、感情的になった人から厳しい言葉を投げかけられたりすることもあります。そんな場面でも冷静に対応できる落ち着きがあれば、周囲の雰囲気も落ち着いてきます。さらに業務上で重要事項を扱うことも多いために、情報を少しでも収集したい周囲の人などから色々聞かれてストレスを感じる場面もあります。このような状況でも臨機応変に自分をコントロールできるスキルは必須となるでしょう。コミュニケーション能力の高さは、周囲に対して公平な対応ができること、笑顔を絶やさないこと、会話する相手に的確かつ必要な情報を伝達する能力などがあげられますが、通常はこれだけできれば十分コミュニケーション能力が高い人といえます。しかし役員秘書としてはさらにプラスアルファが必要です。そのプラスアルファとは、徹底した口の堅さです。必要のないことは話さないという姿勢は、人から信用に値するという評価を得られるでしょう。社交的であることも役員秘書をするうえでは重要ですが、状況に応じて余計な話をしないということもコミュニケーション能力が高くなければできないスキルといえるのではないでしょうか。

 

 

 

■代筆の機会も多し!見落としがちだけど重要な字の美しさ

 

最近はビジネス上の文書や手紙などは手書きをしないことも増えてはきましたが、それでも手書きで宛名などを書いたりすることもあります。特に役員と一緒に仕事をする役員秘書の場合は、会社にとって取引上重要な会社の役職の人宛に書類を送ることが多いです。そのため、手書きで作成する文書の数は少なくありません。お礼状や挨拶などの文書を代筆する機会も多く、字がきれいなことは役員秘書としては重要視されるスキルなのです。

 

 

 

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