役員秘書派遣・受付スタッフ派遣サービス

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■ 企業の社長や役員のサポートを!役員秘書の業務内容まとめ!
役員秘書としての働き方は正社員だけではありません。働き方の多様化によって派遣として働く人も増えてきており、実際に各企業からの需要も高まっています。そこで、ここでは派遣での役員秘書として働くうえでの業務内容や求められる人物像などについてご紹介します。


■ 企業が派遣会社から秘書を雇う理由は?
派遣秘書の需要が高まっている背景には、該当する部門をアウトソーシングに切り替える企業が増えているということが挙げられます。秘書などの担当部門を社内で新たに設置するよりも、費用・効率の面などでメリットがあるからです。また秘書の仕事は出張時のチケットや宿泊の手配などの業務も含まれます。本来の業務を担当している自社の社員に本業とは別の雑務は依頼しにくいものです。その点、雑務を本業としてくれる秘書であれば気軽に依頼できます。また、社内の別の部署で働いている社員を新しく秘書として専任しても、一人前になるまでに時間がかかります。派遣秘書であれば、これまでの秘書経験から役員の方が何を求めているかを最初から先回りして行動することができるので、重宝されるというわけです。


■ 役員秘書の主な業務内容!
役員秘書の業務内容は多岐に渡ります。「電話対応や来客対応」などの接客から、「上司のスケジュール管理」、「会食・車・新幹線・飛行機の手配」などが挙げられます。スムーズなスケジュールを組むためにも上司とのコミュニケーション能力は必須です。また、予定が急遽変更になったときでも、慌てずに対応できる能力が求められます。その他にも、「メールや郵便物のチェック」「会議資料の作成」といった業務があります。このように役員秘書の業務は基本的に「オールマイティ」が求められで、上司の仕事に関すること全般に携わる業務だと思っておいた方がよいでしょう。


■ 役員や社長の秘書に求められる人物像!
役員や社長の方々は社会的に地位の高い方がほとんどですので、秘書としての業務は高度な接遇やビジネスマナーのスキルは必須だといえます。時には役員とのコミュニケーションの中で意見を求められるケースもあるので、常に最新の時事情報を学ぶ姿勢を怠ってはいけません。また、ビジネスに予期せぬハプニングはつきものです。そうした事態にあっても、冷静さを失わずに臨機応変に対応しなければいけません。秘書という立場上、上司をたてなければいけませんので、上司が気付いていないミスがあれば、それとなく修正しておくような気が利く人物も企業のトップからは好印象に映るでしょう。


■ 実際に秘書派遣はどのような業界のお客様が多いのか?
派遣秘書を利用しているのは、一般企業のお客様だけではありません。トランスアクトでは政界や財界の方々、スポーツ界や芸能界といった華やかな世界で活躍されている方々が多く利用されています。これらのお客様に共通しているのは、本業が忙しいのでスケジュール管理などの業務はアウトソーシングにしたほうが効率が良いという点です。出張の際のチケットの手配やスケジュール管理などは派遣秘書に任せることで本業に集中できます。つまり、アウトソーシングを希望するお客様と秘書として活躍したい方々とは共存・共栄の関係にあるといえるのです。


■ 派遣秘書になるためには?
派遣秘書になるためには、秘書検定などの資格は必ずしも必要ありません。スケジュール管理のためにパソコンスキルやインターネットスキルは必要ですが、資格を持っていなくても長年秘書として働いている方も実際にいます。ただし、秘書検定を持っているかどうかによって派遣先企業からの評価に差がでるケースもあるので注意してください。特に時給2,000円以上といった高時給を希望している場合には、秘書検定などが必須条件となっているケースもあるので取得しておくほうがよいでしょう。