秘書の仕事というと、ボスのスケジュール調整を行うことくらいしか想像がつきづらいかもしれません。ボスの傍らにいて、常にサポートを行っている様子の秘書。実際にはどんなスケジュールで動いているものなのでしょうか。

■秘書の仕事内容とは

スケジュール管理や電話対応、文書作成、出張手配など、秘書は多岐にわたる業務を担当します。中でも、特に重要な業務が上司のスケジュール管理です。ダブルブッキングなどのミスがないように気を付けながら、多忙な上司が効率的に動けるようにスケジュールを調整します。前後の予定を詰めすぎると時間どおりに行動できなくなるため、適度な余裕を持ってスケジュールを組み立てなくてはなりません。上司が主催する会議があるときは、会議に使う資料の作成や、参加者への周知なども秘書がおこないます。社内外で使う文書作成も秘書の仕事ですが、上司の名前を借りることになるのでビジネス文書の書き方を熟知しておかなくてはなりません。WordやExcelなどのOfficeソフトも活用することになるため、パソコンスキルも必須です。上司への電話に対応するときは、美しい言葉遣いが求められます。来客をおもてなしするときも、丁寧な物腰を心がけ、上司の印象を損ねないように気を付ける必要があります。

■出社時刻と午前の流れについて

会社により、そして付いたボスにより、出社時刻は異なることが多いですが、付いたボスの出社時刻よりも前に出社しておくことが好ましいです。秘書の役割は主にボスの補佐であり、スケジュール調整役なので、朝出社してすぐにボスが自分のスケジュールなどを確認できないようでは秘書の意味がありません。役員付の秘書の場合、役員は規則的に9：00頃出社し17：30頃帰宅するようなタイプが多いようなので、普通の会社員同様、秘書は遅くとも8：50までには出社するでしょう。出社後はボスの朝の飲み物を準備しながらメールチェック、本日のボスの予定を確認、更に本日中にボスと話し合っておく必要がある事柄を無駄なく簡潔にまとめておきます。ボスが出社したら挨拶、本日の予定の確認、要確認事項を終えたら、何かボスからの依頼があれば聞き、すみやかに退室します。その後自分の仕事に戻りますが、常にボスの動向には目を走らせておく必要があります。

■ランチ休憩と午後の業務について

ランチ休憩は時間通りにとれるパターンがほとんどですが、業務が多く忙しい時期にはデスクで済ませることもあるでしょう。どちらにしろ、出社時刻同様ボスに合わせる必要があります。ボスがランチで会食を行っているような日であれば秘書も比較的ゆっくりランチがとれ、ボスが忙しいときには秘書も手早くランチを終えなければなりません。午後の業務においても午前同様、自分の仕事を行いつつボスに目を向けておきます。ボスも人間なので、疲れが出たり、眠くなったりすることもあるかもしれません。ボスのタイミングを見計らい、きりの良いところでコーヒーや茶菓子などを出せると良いでしょう。ボスが会議や会食へ向かうタイミングなどを逃さず、ボスが仕事に集中して遅れそうなときにもすぐ対応できるよう備えておくことが大切です。

■業務終了時刻と自由時間について 

業務終了時刻は基本的に9：00に出社したなら17：30といったように、定時で上がることが好ましいでしょう。役員ともなると夜の会食に参加する機会や夜遅くまで仕事をすることが多いため、ボスの仕事が終わるまで待つことは難しくなります。そのため特別なことがないかぎりは、他に何もやっておくことがないかボスに確認後に、定時に合わせて自分が先に失礼することを伝えて帰宅しましょう。秘書の失態はボスの顔に泥を塗ることになるので、連日残業ばかりしているのは良くありません。また、会社を出た後の自由時間であっても、羽目を外して飲み歩いたりすべきではありません。いつどこで、ボスのビジネスパートナーが見ているか分からないからです。楽しむな、というわけではありませんが、常に責任ある行動を心掛けるようにしましょう。

■秘書の仕事で大変なこと

「秘書の仕事は大変だ」というイメージを持っている人も多いのではないでしょうか。秘書業務が大変なのは、上司のタイプに合わせて、サポートの仕方を柔軟に変えていかなくてはならないためです。せっかちな人や何かと細かい人、大胆な人など、上司にもさまざまなタイプがあります。秘書は自分が担当する上司の性格や考え方を理解し、それに合わせて行動しなくてはなりません。上司と秘書は二人三脚の関係であり、秘書は常に先回りして上司をサポートする必要があるのです。次に、上司の予定に合わせて行動しなくてはならないことも秘書の仕事が大変な理由の1つです。上司が夜遅くまで働いているのに、秘書だけ先に帰るわけにはいきません。また、上司に付き添って接待の場に参加するような機会も多いでしょう。

■秘書のやりがいとは

大変なことも多い反面、秘書の仕事には日々のやりがいがあるからこそ、モチベーションを維持することができます。まず、上司と一緒に多彩な人たちと関わる中で、秘書は一流のホスピタリティを身に付けられます。企業の経営層とも当たり前に関われる能力は、秘書以外の業務に挑戦するときも大いに役立つでしょう。また、仕事を通じて幅広い人脈が作れることも秘書業務の魅力だといえます。秘書の仕事では不測の事態がつきものであり、急なスケジュール調整などは日常茶飯事です。そのため、トラブルが起こったときも臨機応変に対応できるようになるでしょう。このように、仕事を通じて自分自身が成長でき、キャリアアップにもつながるというやりがいが秘書にはあります。そして、何よりも担当の上司から感謝してもらえることが秘書にとっては大きなモチベーションとなります。秘書は多忙な上司をサポートするための存在です。上司と信頼関係を築き、上司の成功に寄与できれば、喜ばしい気分を味わうことができるでしょう。

■秘書の一日は多忙でも充実している

秘書には多くの仕事があり、忙しい毎日を過ごしています。上司のスケジュール管理や資料作成、来客対応など、やるべき仕事は後を絶ちません。上司のタイプや働き方に合わせて仕事をしなければならず、大変さを感じる場面も多くありますが、その分やりがいも感じられる仕事です。会社の重要人物を支える秘書を目指し、充実したキャリアを築いてみてはいかがでしょうか。

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