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2017-06-20 00:00:00

秘書の仕事というと、ボスのスケジュール調整を行うことくらいしか想像がつきづらいかもしれません。ボスの傍らにいて、常にサポートを行っている様子の秘書。実際にはどんなスケジュールで動いているのものなのでしょうか。

 

 

 

 

 

 

■出社時刻と午前の流れについて

 

会社により、そして付いたボスにより、出社時刻は異なることが多いですが、付いたボスの出社時刻よりも前に出社しておくことが好ましいです。秘書の役割は主にボスの補佐であり、スケジュール調整役なので、朝出社してすぐにボスが自分のスケジュールなどを確認できないようでは秘書の意味がありません。役員付の秘書の場合、役員は規則的に9:00頃出社し17:30頃帰宅するようなタイプが多いようなので、普通の会社員同様、秘書は遅くとも8:50までには出社するでしょう。出社後はボスの朝の飲み物を準備しながらメールチェック、本日のボスの予定を確認、更に本日中にボスと話し合っておく必要がある事柄を無駄なく簡潔にまとめておきます。ボスが出社したら挨拶、本日の予定の確認、要確認事項を終えたら、何かボスからの依頼があれば聞き、すみやかに退室します。その後自分の仕事に戻りますが、常にボスの動向には目を走らせておく必要があります。

 

 

 

■ランチ休憩と午後の業務について

 

ランチ休憩は時間通りにとれるパターンがほとんどですが、業務が多く忙しい時期にはデスクで済ませることもあるでしょう。どちらにしろ、出社時刻同様ボスに合わせる必要があります。ボスがランチで会食を行っているような日であれば秘書も比較的ゆっくりランチがとれ、ボスが忙しいときには秘書も手早くランチを終えなければなりません。午後の業務においても午前同様、自分の仕事を行いつつボスに目を向けておきます。ボスも人間なので、疲れが出たり、眠くなったりすることもあるかもしれません。ボスのタイミングを見計らい、きりの良いところでコーヒーや茶菓子などを出せると良いでしょう。ボスが会議や会食へ向かうタイミングなどを逃さず、ボスが仕事に集中して遅れそうなときにもすぐ対応できるよう備えておくことが大切です。

 

 

 

■業務終了時刻と自由時間について 

 

業務終了時刻は基本的に9:00に出社したなら17:30といったように、定時で上がることが好ましいでしょう。役員ともなると夜の会食に参加する機会や夜遅くまで仕事をすることが多いため、ボスの仕事が終わるまで待つことは難しくなります。そのため特別なことがないかぎりは、他に何もやっておくことがないかボスに確認後に、定時に合わせて自分が先に失礼することを伝えて帰宅しましょう。秘書の失態はボスの顔に泥を塗ることになるので、連日残業ばかりしているのは良くありません。また、会社を出た後の自由時間であっても、羽目を外して飲み歩いたりすべきではありません。いつどこで、ボスのビジネスパートナーが見ているか分からないからです。楽しむな、というわけではありませんが、常に責任ある行動を心掛けるようにしましょう。

 

 

 

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