役員秘書をつけるときには、社内の人間を秘書として教育するのか、派遣の秘書を採用するのか経営者としては悩みどころです。いったいどちらが得なのでしょか？秘書に求められる資質から派遣秘書のメリットが見えてくるかもしれません。

 

 

■業務範囲が幅広いからこそ、様々な要素が求められる

いったい秘書の業務はどのようなものがあるのでしょうか？実はその業務の幅はとても広いのです。基本は上司のサポート役として活躍することです。いかに気持ちよく上司に仕事をしてもらうかを常に考えながらフォローします。その際には上司の抱える雑務を可能な限り引き受けて、本来の上司の業務に集中させてあげることが必要です。その雑務の中には、スケジュール管理、電話対応、メールや手紙の処理、来客対応、文書作成など様々です。その他、慶弔関連、お中元、お歳暮の手配なども仕事に含まれるため、業務のほかにもビジネスマナーなどの知識も必要になってくるのです。このように幅広い能力を身につけるには、1年や2年では習得することは不可能です。

 

■とにかく常識・マナー・経験がモノを言う

すでに紹介しましたが、慶弔関連などの手配や、お茶出しなどの来客対応などビジネス界での常識である、ビジネスマナーについて深い知識を持っている必要があります。また、秘書の業務は多岐にわたることが多いため、一度に複数のことを行うことが多く、それらのことを覚えておくための記憶力も必要です。あまりに多忙になると、仕事に優先順位を即座につけなくてはならないため、判断力や行動力も必要になるのです。さらには、忙しい上司の仕事が楽になるように、上司が必要としている情報を集めるための情報収集能力も必要になります。これらは、机上の勉強だけで身につくものではなく、長い経験を経てトレーニングしないと身につきません。

 

■派遣会社を使えば、はじめから一人前

このように、秘書という仕事に求められるものは知識的にも能力的にも幅広く必要であることがわかってもらえたのではないでしょうか。これらの仕事は、上司から命令されてから動くのでは遅く、命令される前に上司が望むことを察知して、いち早く行動に移す必要があるのです。秘書になるには秘書検定などもありますが、必ずしも資格が必要なわけではありません。その才覚は、長い経験やトレーニングにより習得されるものです。一般的な企業で正社員を秘書業務につけるときには新入社員をつけることはなく、ほとんどの場合は他の部署で長い業務経験を積んでいる人をつけるという事実が、この仕事の難しさを物語っています。派遣の秘書の場合は、これらすべての才覚がすでに備わっているのです。企業にとっては人件費的にも大きなメリットがあるでしょう。

 

 

 

 

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港区では、区の魅力やブランドを国内外に広く発信する個人、企業・団体を「クルー（仲間）」と位置付け、その取組（事業）を「MINATOシティプロモーションクルー認定事業」として認定し、様々な支援を行っています。

株式会社トランスアクトは、シティプロモーションシンボルマーク啓発分野での取り組みが認定事業に選ばれ、港区のシティプロモーション推進役として活動して参ります。

 

 

■MINATOシティプロモーションクルー認定事業一覧

https://www.city.minato.tokyo.jp/citypromotion/crew/list/2020.html

2022年度版 会社の流儀 厳選100社（未来を見据える確かな戦略がここにある）に株式会社トランスアクトが掲載されました。

本書は、『サンデー毎日』連載「会社の流儀」、『週刊朝日』掲載「Challenge202-2022」、読売新聞掲載「Callenge Company」、『THE21』掲載「BUSINESS PERSON」、『AERA』掲載「注目企業の取組」から直近の掲載企業を100社に厳選してまとめたものです。 それぞれの企画は同社の取材スタッフが直接企業を訪問し、経営トップとの面談を通じ、個々の企業が将来に賭ける熱き想いをレポートしています。 訪問する企業は、決して企業規模の大小や社歴の新旧、業績のみを基準としているわけではなく、取材スタッフが興味を持ち、これからの時代を担うであろうと注目した企業を選択したものです。 従って本書は、世に言う企業の格付けや経営分析の書とは異なっています。 取材スタッフが自らの足で全国を歩き、経営トップとのインタビューを通じて、見た、聞いた、感じたナマの印象を企業レポートしています。

 

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出版社：日本シニアリビング新聞社

発売日：2022/8/31

単行本：224ページ

定　価：￥1,980（税込）

ISBN-10：499098515X

ISBN-13：978-4990985158

三菱UFJ銀行の月刊誌「SQUET」は、経営にまつわるタイムリーなテーマの特集をはじめ、ビジネスに役立つ質の高い情報を満載した情報誌です。この度、トランスアクトグループ代表の橘が、「トップインタビュー 私の実践経営論」のインタビュー記事に掲載されました。

 

 

受付というのは会社でも入り口に配置され、外部の人間が真っ先に接する重要なポジションでしょう。時には会社の顔のような存在にもなり、また的確に来客を目的の場所を誘導する能力も求められ、語学力も要求されるかもしれません。その受付に配置する人材に実際にはどの程度の語学力があって欲しいと考える人が多いのでしょうか。アンケートでその点を聞いてみました。

 

 

日常会話レベルを求める声が多数、色々話せれば賃金アップも

アンケートからは英語の日常会話レベルがほしい、日本語ができれば構わない、中国語なども欲しいというものが挙がりました。

・会社の取引内容によりますが、一般的な会社であれば受付で使える程度の英語力を備えていると安心感があります。ビジネス英語でなくとも良いと思います。(50代/男性/会社員)

・やはり通常の日常会話が出来れば十分と考えます 帰国子女なみに出来るのなら派遣ではなく社員になってほしいです。(50代/男性/会社員)

・日常会話で英語が話せる程度。外国人の受入が日常であるので、そのぐらいないと話にならない(30代/男性/会社員)

・最低でも英語は必須。ただし、外国語も大事だが日本語の敬語なども必要かと思われる。(30代/男性/会社員)

・とにもかくにも、まずは日本語。「ある程度」ではなく、しっかりと言葉を知っていることが大事。(30代/男性/会社員)

・基本的に日本語の標準語が話せればよいと思う。英語や中国語を話す来客が一人で来ることは無いから。(40代/男性/会社員)

・勤務地域よりますが簡単な英語と中国語を話せて欲しいです。利用者の大半は対応可能になります。(30代/男性/会社員)

・価格次第ですが、英語と中国語、韓国語くらいあると賃金アップです。(40代/男性/会社員)

一般的な会社ではビジネス英語の習得までとは行かなくても、日常会話レベルの英語ができて欲しいというものが多く見られました。外国人の来客がある程度の頻度である会社ならば受付で案内をしたり、まず挨拶ができないと困るかもしれません。日本語で構わないという意見では、逆に高い日本語力が要求されています。また海外からの来客は単独では来ないので、特に語学力は要らないという意見もあります。そして必要不可欠とは言わずとも、色々な言語が話せれば賃金アップという意見も。自分の可能性を広げるに語学力は役立ってくれそうですね。

 

語学力がなくても職場は見つかるが、あれば職場の選択肢は広がる

アンケートでは、日常会話レベルや複数の言語、日本語のみで良いなど様々な意見が見られましたが、会社のビジネスや取引先の傾向により求める語学力は異なると言えそうです。国内の取引先しかない会社ならば日本語のみでも構わないけれども、高い日本語力が要求されるなど、それも楽では無さそうです。そして共通して浮かび上がってきたのは、色々な外国語が使える人間は高い賃金だったり、重宝されるなどビジネスの場で活躍しやすいということでしょう。日本語のみでも職場は探せますが、複数の外国語に精通していれば、良い条件の会社だったり、希望する会社で勤務するといった、自分の道を広げる手助けになってくれるのではないでしょうか。

 

【質問】

受付スタッフの派遣社員に求める語学力は？

【アンケート概要】

■調査地域：全国

■調査対象：【性別】男性 【職業】会社員 

■調査期間：直近の1ヶ月間

■有効回答数：100サンプル

 

【回答一覧】

・ごくまれに外国からの来客などがあるので、簡単な日常会話ができる程度の英語力(30代/男性/会社員)

・語学力はあったほうがいいですね。外国人のお客様にも対応できたほうがいいので。(30代/男性/会社員)

・英語だけで良いと思います。パーフェクトでなくて良いので、TOEIC600点くらいで良いのでは？(50代/男性/会社員)

・海外のお客様が来た際にもスムーズな対応が出来るように日常英会話レベルの語学力を求めます。(30代/男性/会社員)

・企業の実態に合った語学力が必要だと思います。たとえば外資系なら英語はもちろんのこと、中国語やフランス語といった他の言語もある程度理解できる必要があります。その他の企業の場合でも、英語を話せる力は最低限必要だと思います。(30代/男性/会社員)

・英語と中国語、スペイン語が出来ればある程度どの国にも対応できるのでこの3か国語のビジネスレベルは欲しいです。(30代/男性/会社員)

・英語と中国語が喋れたら良い。アジアからの観光客が増えている昨今、中国語は必要。(20代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員には英語がしゃべれるようにしてほしいです。(30代/男性/会社員)

・当たり前のことになるかもしれないが、はっきりいって英語は大事です(30代/男性/会社員)

・日常的な英語が話せれば良いと思う。世界共通語といったら英語だろうし、他の言語が必要な場合もあるだろうが、きりがない。(40代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員に求める語学力は、日本語がしっかりと使えることや多少の英語能力ですね。(30代/男性/会社員)

・まずは正しい敬語が使える日本語能力があり、簡単な英語もできることです。(30代/男性/会社員)

・まずは日本語力がしっかり身に付いていることが大事でしょう。それを基本にして英語が話せるならよりいいかな。(30代/男性/会社員)

・語学力は特には求めませんが、世間一般的な常識のもと、社の受付を担っているという意識の高い方であれば良い対応をして頂けるはずです。(40代/男性/会社員)

・国際共通語の位置づけの英語と世界経済には必要な中国語は必須です。(30代/男性/会社員)

 

受付スタッフの派遣社員に求める語学力は？

【回答一覧】

・綺麗な日本語を話せれば充分だと思う。マナーがしっかりしていれば！(20代/男性/会社員)

・外資系の会社であれば受付スタッフは、世界共通言語である英語ができれば良いと考えます。(20代/男性/会社員)

・できるほうがいいが、日本の会社に訪問するのだから相手が日本語で受付ぐらいするべきであり、それほど重要ではない。とはいえ、堂々と英語で挨拶程度できればいいのではないか。(50代/男性/会社員)

・お客様の中に外国の方がいる場合、英語などがペラペラ喋る事が出来れば心強いです。(30代/男性/会社員)

・外国語が出来る方がより望ましい。外国語での電話応対、文書読解力があればよい。(40代/男性/会社員)

・日常会話ができる程度の語学力をもっていてくれればそれでよいと思う(40代/男性/会社員)

・突然外国人が来訪するする事は無いが、顧客として来訪することはあるので、流暢で無くても良いので英語が話せる事が望ましい。(40代/男性/会社員)

・外人のお客様も来るので、最低限の英語は必要です。日常会話レベルでいいです。(50代/男性/会社員)

・勤務地域よりますが簡単な英語と中国語を話せて欲しいです。利用者の大半は対応可能になります。(30代/男性/会社員)

・中学3年生レベルの英単語があり、単語をつなげて英語しか話せない人の意図を理解できる程度で十分です。(40代/男性/会社員)

・少なくとも英語は日常会話レベルで必要だと思います。できれば、中国語かヒンディー語を理解しておいてもらいたい。(30代/男性/会社員)

・先ずは基本的な日本語において、敬語、尊敬語、謙譲語が分かっている事。(40代/男性/会社員)

・海外のお客様が来た際にもスムーズな対応が出来るように日常英会話レベルの語学力を求めます。(30代/男性/会社員)

・日本語は必須である。外国人にそなえ、簡単な英語も必要である。(20代/男性/会社員)

・最低でも英語は必須。ただし、外国語も大事だが日本語の敬語なども必要かと思われる。(30代/男性/会社員)

・英語と中国語、スペイン語が出来ればある程度どの国にも対応できるのでこの3か国語のビジネスレベルは欲しいです。(30代/男性/会社員)

・語学力はあったほうがいいですね。外国人のお客様にも対応できたほうがいいので。(30代/男性/会社員)

・外国の方の来訪も考えられるので、英語でかんたんな日常会話ができる方なら重宝するでしょう。(30代/男性/会社員)

・礼儀正しくあまり不作法でなければ日本語が喋れれば問題はない。(40代/男性/会社員)

・最低限正しい日本語を話すことができる能力、あとは可能であれば日常会話より少しできるくらいの英会話力(40代/男性/会社員)

・自社では外国語を必要とする受付業務はないので、適切な敬語で対応できれば問題ない。(20代/男性/会社員)

・受付スタッフであれば、広く浅い語学力を重視します。全く対応できないのでは話になりません。(40代/男性/会社員)

・英語と中国語が喋れたら良い。アジアからの観光客が増えている昨今、中国語は必要。(20代/男性/会社員)

・ごくまれに外国からの来客などがあるので、簡単な日常会話ができる程度の英語力(30代/男性/会社員)

・国際共通語の位置づけの英語と世界経済には必要な中国語は必須です。(30代/男性/会社員)

・派遣先の職種によるところが大きいでしょうが、派遣先の幅が広がるので英語以外でも話せることがいいと思います(30代/男性/会社員)

・当然、日本語がきちんと使うことができることです。ほとんどのお客様は日本人で外国語が話せるよりも　きちんと日本語が使えることが大前提です。(40代/男性/会社員)

・備えているといいと思うのは、英語・中国語・フランス語・イタリア語です。(20代/男性/会社員)

・別に英語を話さなければいけないという職場ではないので、日本語をしっかり話せれば良いと思う。(30代/男性/会社員)

・特に外国語を使用する方が来訪されることもないので、日本語が話せれば十分だと思っています。(30代/男性/会社員)

・企業の規模にもよりますが、日常会話程度の英語は出来た方が良いです。(30代/男性/会社員)

・一般的な英会話だけで良いと思います。それ以上の語学力を求めるのは派遣社員じゃなく違う正社員を選びます。(40代/男性/会社員)

・国内取引がメインなので日本語の理解力があれば問題ないです。英語がわからなければ社員に聞けばよいのですから。(40代/男性/会社員)

・海外と取引している企業の受付スタッフであれば、英語力が必要になってきますが、先ずはしっかり日本語が話せる事が大切である。(30代/男性/会社員)

・中国語と英語を通訳できるほどに精通していれば作業環境は整っています(30代/男性/会社員)

・最低限、英語は必要だと思われる。世界的に通じやすく、共用語的存在だから。(40代/男性/会社員)

・日常会話レベルができれば問題ないと思います。私の以前の会社は様々な国のお客様がいらっしゃいましたが、受付スタッフは日常会話は問題ないほどの英語力はもっていました。英検２級・TOEIC７００点レベルといった具合が適当かと思われます。(30代/男性/会社員)

・価格次第ですが、英語と中国語、韓国語くらいあると賃金アップです。(40代/男性/会社員)

・海外の顧客が目立つ場所でしたら、英語は身につけていたほうが良いと思う。(20代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員には英語がしゃべれるようにしてほしいです。(30代/男性/会社員)

・外資ならばペラペラで話してくれる方がよい。無理なら厳しいと思う。(30代/男性/会社員)

・やはり通常の日常会話が出来れば十分と考えます 帰国子女なみに出来るのなら派遣ではなく社員になってほしいです。(50代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員に求める語学力は日本語がちゃんと出来たらいいですよ(30代/男性/会社員)

・英語と中国語の日常会話レベルの語学力を求めています。フランス語もできればなおよし。(20代/男性/会社員)

・日本語以外に英語は話せると良いと思います。その他中国語や韓国語が話せるとなお良いです。(40代/男性/会社員)

・英語だけで良いと思います。パーフェクトでなくて良いので、TOEIC600点くらいで良いのでは？(50代/男性/会社員)

・外国人のお客様が来社したとき、最低でも英語ができることは必要。(50代/男性/会社員)

・英語が出来ればいいです。可能であれば中国語も出来ればなお良いです。(20代/男性/会社員)

・ビジネスレベルまでとは言いませんが英語はある程度コミュニケーションがとれないとだめだと思います。(30代/男性/会社員)

・グローバル化が進んでいる現代ではやはりある程度の英会話のスキルは必要ではないかと思います。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員に求める語学力は英語は最低限あって欲しいです。(30代/男性/会社員)

・英語、フランス語、ドイツ語、中国語、韓国語、イタリア語、スワヒリ語など(30代/男性/会社員)

・英会話力が中心ですが、中国語もできればベストです。特に英語はビジネス会話ができるレベルは欲しいですね。(50代/男性/会社員)

・取引先にも寄るが、英語と中国語の日常会話レベルのスキルがあることが望ましい。(40代/男性/会社員)

・正しい日本語や英語。その他、近年来日客が多い中国語、韓国語の4カ国後が望ましい。(40代/男性/会社員)

・特に高い語学力はいらないと考えます。それよりも丁寧な日本語が使えることの方が重要だと考えます。(20代/男性/会社員)

・まずは日本語力がしっかり身に付いていることが大事でしょう。それを基本にして英語が話せるならよりいいかな。(30代/男性/会社員)

・何ヵ国語も話せる事までは求めませんが、英語力くらいは持っていてもらえると良いと思います。(40代/男性/会社員)

・正しい日本語の使い方はもちろん、外国のお客様も多いので英語は最低限ほしい。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員に求める語学力は、日本語がしっかりと使えることや多少の英語能力ですね。(30代/男性/会社員)

・海外からの訪問者が多く、オフショアも行っているため、英語力は必須です。(40代/男性/会社員)

・そのような会社ではないから必要性がない。強いて言えば英語は必要です。(40代/男性/会社員)

・英語と中国語を話せる人がいい。国際化が進んでいるから、語学力が必要だと思う。(20代/男性/会社員)

・語学力は特には求めませんが、世間一般的な常識のもと、社の受付を担っているという意識の高い方であれば良い対応をして頂けるはずです。(40代/男性/会社員)

・私が働いている会社では、日本人の来客しかないので、外国語は出来なくても問題ないです。(40代/男性/会社員)

・少なくとも英語がネイティブクラスに話せること、読み書きも同様です。(30代/男性/会社員)

・自分の職場ではそれほど語学力は必要とされないので、特に求めません。(30代/男性/会社員)

・英語のスキルは必要だと思う。またそんな受付嬢がいたら惚れてまうやろー。(40代/男性/会社員)

・海外（東南アジア）への事業展開を検討していることから、圏域の言語が必要。(30代/男性/会社員)

・なんだかんだと色々言ったとしても、はっきりいって英語とアジアの言語。(30代/男性/会社員)

・会社の取引内容によりますが、一般的な会社であれば受付で使える程度の英語力を備えていると安心感があります。ビジネス英語でなくとも良いと思います。(50代/男性/会社員)

・正しい日本語と日常会話レベルの英語(できれば英検3級以上)はほしい(40代/男性/会社員)

・日常の英会話がある程度出来る方。簡単に意思疎通が出来れば良いと思います。(60代/男性/会社員)

・派遣社員を受付スタップに雇用するとしたら最低限の語学力は必要です。(20代/男性/会社員)

・英語やスペイン語なども含めて多種多様な言語を使いこなせる能力。(30代/男性/会社員)

・正しい日本語と公用語と言われている英語。とりあえず、この２つで良いです。その他の言語を使う人が来ても、同じ人間なのでその人の人としての力量がそれなりにあれば意思疎通はなんとかなります。(30代/男性/会社員)

・どんなお客様にでも迅速な対応を求めますので、日常会話プラスビジネスに対応できる英語力があればとても良いと思います。(40代/女性/専業主婦)

・日常的な英語が話せれば良いと思う。世界共通語といったら英語だろうし、他の言語が必要な場合もあるだろうが、きりがない。(40代/男性/会社員)

・基本的に日本語の標準語が話せればよいと思う。英語や中国語を話す来客が一人で来ることは無いから。(40代/男性/会社員)

・日本語にあります。日本後の使い方自体を間違っている現代人が多い。(20代/男性/会社員)

・日本語がきちんと出来れば十分ですよ、社内公用語英語にするとかくだらない会社じゃないので(30代/男性/会社員)

・外資系企業のため海外からのお客様も多数来客するため、英語での会話能力は必須。(40代/男性/会社員)

・その会社がどれだけ海外との交流があるかわからないが日本語、英語が喋れべば大丈夫だと思う(20代/男性/会社員)

・日常会話で英語が話せる程度。外国人の受入が日常であるので、そのぐらいないと話にならない(30代/男性/会社員)

・相手を不快感させない言葉遣いは勿論のこと、代理で交渉することもあるから英語などは必須かと。(30代/男性/会社員)

・派遣だからと言って失礼の無いようにしてほしいです。英語を普通に喋れると助かります。(20代/男性/会社員)

・まずは正しい敬語が使える日本語能力があり、簡単な英語もできることです。(30代/男性/会社員)

・外国人とある程度の会話ができ、気配りまでできる余裕があると良いです。(20代/男性/会社員)

・それほどの語学能力は必要無いが基本的な挨拶および受け答えは必要。(50代/男性/会社員)

・英語のレターのあて先やタイトルを翻訳できる程度の語学力で十分です。(40代/男性/会社員)

・弊社の場合は外国人の来客がないので不要です。もちろんできるに越したことはないですが。(40代/男性/会社員)

・当たり前のことになるかもしれないが、はっきりいって英語は大事です(30代/男性/会社員)

・洗練された街の中で多くの一流の人達に囲まれながら働けてスキルアップできるから(30代/男性/会社員)

・企業の実態に合った語学力が必要だと思います。たとえば外資系なら英語はもちろんのこと、中国語やフランス語といった他の言語もある程度理解できる必要があります。その他の企業の場合でも、英語を話せる力は最低限必要だと思います。(30代/男性/会社員)

・ビジネスで通用するレベルの英会話ができることが大切だと考えます。(30代/男性/会社員)

・最近は中国の方が多いので、中国語、英語などの知識がある方が良いのでは(30代/男性/会社員)

・とにもかくにも、まずは日本語。「ある程度」ではなく、しっかりと言葉を知っていることが大事。(30代/男性/会社員)

・普通の丁寧語が使えれば、派遣社員の 受付スタッフの語学力は十分だと思う(40代/男性/会社員)

・きちんとした日本語と、日常会話程度の英語力があれば十分だと思います。さらにもう少しつけくわえるなら日常会話程度の中国語があればよいと思います。(30代/男性/会社員)

・グローバル化が進み、英語の能力があれば申し分ないと言えます。(50代/男性/会社員)

 

 

 

 

 

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