役員秘書をつけるときには、社内の人間を秘書として教育するのか、派遣の秘書を採用するのか経営者としては悩みどころです。いったいどちらが得なのでしょか？秘書に求められる資質から派遣秘書のメリットが見えてくるかもしれません。

■業務範囲が幅広いからこそ、様々な要素が求められる

いったい秘書の業務はどのようなものがあるのでしょうか？実はその業務の幅はとても広いのです。基本は上司のサポート役として活躍することです。いかに気持ちよく上司に仕事をしてもらうかを常に考えながらフォローします。その際には上司の抱える雑務を可能な限り引き受けて、本来の上司の業務に集中させてあげることが必要です。その雑務の中には、スケジュール管理、電話対応、メールや手紙の処理、来客対応、文書作成など様々です。その他、慶弔関連、お中元、お歳暮の手配なども仕事に含まれるため、業務のほかにもビジネスマナーなどの知識も必要になってくるのです。このように幅広い能力を身につけるには、1年や2年では習得することは不可能です。

■とにかく常識・マナー・経験がモノを言う

すでに紹介しましたが、慶弔関連などの手配や、お茶出しなどの来客対応などビジネス界での常識である、ビジネスマナーについて深い知識を持っている必要があります。また、秘書の業務は多岐にわたることが多いため、一度に複数のことを行うことが多く、それらのことを覚えておくための記憶力も必要です。あまりに多忙になると、仕事に優先順位を即座につけなくてはならないため、判断力や行動力も必要になるのです。さらには、忙しい上司の仕事が楽になるように、上司が必要としている情報を集めるための情報収集能力も必要になります。これらは、机上の勉強だけで身につくものではなく、長い経験を経てトレーニングしないと身につきません。

■派遣会社を使えば、はじめから一人前

このように、秘書という仕事に求められるものは知識的にも能力的にも幅広く必要であることがわかってもらえたのではないでしょうか。これらの仕事は、上司から命令されてから動くのでは遅く、命令される前に上司が望むことを察知して、いち早く行動に移す必要があるのです。秘書になるには秘書検定などもありますが、必ずしも資格が必要なわけではありません。その才覚は、長い経験やトレーニングにより習得されるものです。一般的な企業で正社員を秘書業務につけるときには新入社員をつけることはなく、ほとんどの場合は他の部署で長い業務経験を積んでいる人をつけるという事実が、この仕事の難しさを物語っています。派遣の秘書の場合は、これらすべての才覚がすでに備わっているのです。企業にとっては人件費的にも大きなメリットがあるでしょう。

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