秘書の派遣をお願いするときに、気になるのはどのようなスキルがあるのかということではないでしょうか。せっかく来てもらうので、お互いのミスマッチは避けたいところでしょう。チェックすべき要素は3つあります。

■スケジュール管理や出張手配はバッチリ！高い管理能力

注目すべきは、派遣候補者の今までの業務経験です。秘書の仕事は部門に付いて複数の人をサポートするグループセクレタリーや、個人に付いている秘書の経験のある人もいます。どちらの経験も業務の中でスケジュール管理や出張手配などの仕事をしている可能性が高いのですが、複数の人をサポートしていた人は、その分このような業務を数多く経験している傾向にあります。さらに、営業関連部門で仕事をしている場合には出張手配や顧客との会議、打ち合わせなども多いので、そのあたりもチェックするポイントとなるでしょう。

■徹底したお客様への気配り！先を見越した行動ができる秘書

秘書の仕事をするにあたり、気配りや気遣い、コミュニケーション能力の高さという資質は外せないポイントです。しかしながら、これは実際に一緒に仕事をしてみないと分からないでしょう。ではどうやって見極めれば良いのでしょうか。このようなすぐには見極めが難しいスキルは、派遣候補者の経験から推測することも必要です。個人付秘書の経験があり、会社の上層部の中でのサポート経験のある人は、常に一歩先を読んで仕事をすることが求められることが多いです。このような形態で秘書業務の経験が豊富な人であれば、安心してお願いできる可能性が高いといえるでしょう。

■資料作成も任せてOK？オフィスソフトのスキル

秘書の人が持っているスキルで大切な要素のひとつ、それはパソコンスキルです。様々なビジネス向けのソフトウエアがあり、日々利用している人も多いかと思われますが、操作に慣れているか、そうでないかで業務効率は格段に違ってきます。これらが使いこなせるかどうかは採用にあたり非常に重要なポイントになるでしょう。特定のソフトウエアでは認定試験を実施しているところもあります。有資格者であれば、確実に業務に支障がないと判断するに足りる信頼感があります。採用決定のポイントになり得るでしょう。さらに、業務の中では表計算ソフトやプレゼン作成用のソフトがありますが、派遣候補者の業務経験の中で、どのような資料を作成していたのかをチェックすると良いでしょう。営業部門であればプレゼン資料を作成している経験が多いなどある程度推測ができます。

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