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2021-02-20 00:00:00
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国際秘書の仕事をしたいと考えている人は、どのような経験や資格が必要なのか気になるのではないでしょうか。国際秘書といえば語学力が必要になりますが、実はそれ以外にも求められる資質がたくさんあります。

 

 

■秘書の基本的な仕事内容とは?

国際秘書について知る前に、まずは秘書の基本的な仕事内容を押さえておきましょう。秘書は、主に上司のスケジュール管理や来客対応、資料作成、雑務などを担当します。上司をサポートするための全般的な業務をこなすのが秘書だと考えれば良いでしょう。上司のスケジュール管理では、会議や商談、会合などの予定を上司が効率よくこなせるようにスケジュールを組み立てます。予定が変更になることも少なくないため、重要度などを加味しながら臨機応変にスケジュールを組み替える能力も求められます。次に、来客対応や電話対応も秘書業務の1つです。基本のビジネスマナーに則って、上司の印象を悪くしないように丁寧に対応しなくてはなりません。上司に取り次ぐべきかどうかの判断をするのも秘書の仕事です。その他、会議の資料を作成したり、オフィスを整理整頓したりしながら秘書は上司を陰から支えます。外資系企業に勤める場合も、基本的な業務内容は変わりません。

 

■国際秘書って?

国際秘書は、外資系企業や国際的なビジネス展開をしている企業の外国人の社長や役員などを担当する秘書です。上司にあたる社長や役員は日本語が話せることもありますが、ほとんどの場合、日常の業務は英語でコミュニケーションをとることになります。そのため、ビジネス上支障がない流暢な語学力が必須です。企業の上層部と仕事をすることになりますので、ビジネス上重要な顧客や本社からのビジター対応、担当する社長や役員の多忙なスケジュール管理と調整を行います。出張手配や会議のアレンジも行いますが、それに伴い会議資料の作成や、会議に参加することもあります。会議は電話やテレビ会議で行うことも多く、通訳や会議資料の翻訳なども業務に含まれます。

 

■外資系秘書になるメリットとは?

外資系企業では、ビジネスの場で当然のように英語が使われます。上司の隣で働く秘書も英語を話す必要があるため、仕事に英語力を活かせるのが外資系秘書の最大のメリットだといえるでしょう。ビジネスレベルの英語力が身に付いている人は、外資系秘書になることでキャリアアップが目指せます。また、経営に携わる重要人物の働き方を間近で観察できることも外資系秘書のメリットの1つです。特に、外資系企業はグローバルに事業を展開しているため、やりがいも実感しやすいはずです。さらに、運が良ければ上司と一緒に高級な店で食事できることもあります。

 

■外資系秘書になるデメリットとは?

英語力を活かせるのが外資系秘書の魅力ですが、デメリットもあるので気を付けなくてはなりません。まず、外資系企業にはさまざまなタイプの上司が在籍しています。担当する上司が外国人の場合もあれば日本人の場合もあり、それぞれに性格も異なるでしょう。秘書は上司のタイプに合わせて働かなくてはならないため、大変だと感じる場面も少なくありません。また、外資系企業の多くは3年程度で担当上司が変わり、そのたびに上司のタイプを探ることになります。そして、秘書は会社の機密事項を知りやすいポジションです。日系企業でも同じことですが、守るべき秘密が多いのもデメリットだといえます。

 

■国際秘書に必要なスキルとは?

担当する上司である外国人の社長や役員は、国籍や海外での生活経験も様々です。そのため、どのような性格の上司であっても、日本で仕事を行う上で支障がないように、細やかな配慮や気遣いができ、素早く上司の必要としているサポートができる能力が求められます。また、外資系の会社では、上司である社長や役員などの上層部が急に帰国したり、転職したりすることもあります。それが原因で仕事を失ったり、仕事ぶりを認められれば上司の転職先に好待遇で呼び寄せられたりと、国際秘書の仕事をしていると突然の変化が起こることもあります。このような変化にも柔軟に対応できるスキルや、高度なビジネスマナーやパソコンスキル、語学力が総合的に求められる仕事といえるでしょう。

 

■外資系秘書に向いている人の特徴とは?

外資系秘書に向いているのは、まず高い語学力が備わっている人です。上司や取引先の社員とコミュニケーションがとれなければ仕事にならないため、語学力が備わっていることは大前提だといえるでしょう。外資系企業ではなく、日系企業でもグローバルに事業を展開するところが増えてきています。そのため、語学力の高い人材への需要はさらに高まっていくことが予想されます。次に、気配りができる人も秘書を目指してみると良いでしょう。上司が指示を出す前に求めていることを察知し、先回りして準備しておく気配り力が秘書には求められます。また、サポートに徹底できることも秘書にとっては重要な能力です。秘書の仕事はあくまでも上司を支えることであり、自分が主体となって仕事をさばいていくことではありません。いかに能力が高くても、主役にならないと我慢ができない人は秘書には向かないでしょう。そして、会社の機密情報を漏らさないために、守秘義務を守れる口の堅さを備えていることも重要です。

 

■外資系秘書の給料とは?

外資系秘書には高い語学力が求められます。グローバル化が進んでいる中、流ちょうに英語が話せる日本人も増えてきてはいるものの、人材はまだ不足しています。そのため、外資系秘書には通常の秘書よりも高い給料が支払われるのが一般的です。勤める業界や業務内容にもよりますが、外資系秘書の平均年収は500~700万円程度といわれています。派遣の場合は、時給3000~5000円が相場です。いずれにしても、通常の秘書として働く場合に比べて高収入が目指せるはずです。

 

■国際秘書になるための勉強はどうしたら?

国際秘書は、適性とスキル、経験が重視されますし、上司との相性も仕事に影響します。しかし、秘書の仕事に求められる内容は時代とともに変化していくので、継続して勉強していくことが大切です。そのため、国際秘書としての能力が身につく資格取得を目指してもいいでしょう。代表的な資格としては、CBS (国際秘書検定)、CAP (米国上級秘書資格)です。CBS (国際秘書検定)は国際秘書の育成を目的としている資格で、CAP (米国上級秘書資格)はアメリカ発祥の国際秘書の資格です。秘書業務の勉強だけでなく、この資格を取得するためには会計やITについての知識、経営学についての知識が必要になりますので、幅広い範囲の勉強をする必要があります。また、資格を取得しても5年に一度再認定があるので、継続して勉強をしていくことになります。

 

■外資系秘書になるには総合的なスキルが必要!

外資系秘書と通常の秘書の違いは、語学力を求められるかどうかという点にあります。基本的な業務は上司のサポートをすることですが、あらゆる場面で外国語によるコミュニケーションを求められるでしょう。秘書としての基本を押さえつつ、ビジネスレベルの語学力が必要とされる外資系秘書は、ハードルが高い職業だといえます。それでも、キャリアアップしたいのであれば目指す価値はあるでしょう。

 

 

 

 

 

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