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2017-03-20 00:00:00

秘書といってもどんな仕事をしているのか分からないという意見は多いでしょう。確かに、秘書は「秘」の名のつくとおり、役員クラスでなければ知り得ない社外秘の事柄やボスの個人情報を知ることが数多くあり、謎めいた部分が多い職業です。今回は、そんな秘書にしかできないマル秘なお仕事についてご紹介します。

 

 

 

 

 

 

■スケジュール管理や事務作業について

 

秘書と言えばスケジュール管理というくらい、ボスの予定を調整、管理することは秘書にとって重要な業務です。ビジネスマンが本来ならば自分で行うスケジュール管理ですが、役員に秘書が付いているのは煩わしい雑務から役員を解き放ち、本来の役員としての仕事に集中して取り組んでもらうためです。各部署との内部会議を効率良く行えるように時間調整を行ったり、大事な取引先との会食では会食店の種類にまで気を配ったりと、役員の顔に泥を塗ることのないような、正確な仕事と細やかな心遣いなどが必要です。事務作業は正しく丁寧にスピードを意識して、スケジュール管理は様々な事態を想定して行いましょう。

 

 

 

■電話・メール・来客対応について

 

電話、メール、来客の対応などを行うときは、役員の秘書として恥ずかしくない対応を心掛けることが重要です。役員の代理で取引先に連絡を入れることもあるので、失礼のないよう細心の注意を払いましょう。正しい敬語を使用することはもちろん、メールや手紙ならばビジネスにふさわしい形式で書くことも当然です。電話に関して言えば、ボスの個人的な電話を代理で受けることもあるでしょう。ボスの郵便物も毎日受け取ることになります。そういった部分でもしっかりボスの個人情報を厳守し、適切に対処することが必要です。簡単なことならばボスにわざわざ聞かずとも自ら判断することも必要ですが、下手に自分で判断をして上司に恥をかかせることにならぬよう十分に注意しましょう。

 

 

 

■実際にある珍しい業務とは?

 

事務作業やスケジュール調整などといった作業のほかに、普通の事務職には珍しい仕事としては会食や手土産の手配などが挙げられるでしょう。先方と会食のスケジュール調整を行ったあと、恐らくは先方の秘書や営業担当などと打ち合わせを行い、どの場所の、どの料理を出す、どのお酒が美味しいお店にするかを考えなければなりません。失敗が許されないのはどの会食でもそうですが、気合を入れなければいけないような大変重要な取引先ならば細かい部分まで抜けがないよう気を付けなければなりません。実際に仕事後にその店舗に寄って個室の様子を見てみたり、料理を食べてみたりすることもあります。手土産も同様で、最近流行しているものや、先方の好みに合うものなどを選択する必要があるでしょう。そのため、秘書は常に世の中の流行や動向にアンテナを張っておく必要があります。

 

 

 

 

 

 

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