理想的な秘書とは、どんな人物像なのでしょうか？上司のことをさりげなく思いやり、上司が円滑に気持ちよく仕事ができるように支えることがポイントとして考えられます。そのためには具体的にどのようなことを重視して秘書を選べば良いのかまとめてみました。

■敬意をもって肯定的に話をすすめられるか？

秘書にとっての役割とは、いかに相手に気持ちよく話させるということではないでしょうか？その能力のある人であれば、相手の話も上手に聞き出してくれて円滑な人間関係を築くことができそうです。本音をうまく聞き出せるようなら、上司が気持ちよく仕事ができるようになるかどうかが具体的に浮かんでくるでしょう。そのためには、上司が言うことを否定することなく、敬意を払いながらヒアリングする能力のある人材であることが大切です。コミュニケーション能力を向上させるためには、徹底したトレーニングが必要になりますが、コミュニケーション能力こそ秘書としての第一歩であり、秘書の派遣会社が最も力を入れるべき分野で、依頼側としても最も期待することです。

■一方的な説明をせず相手に話題をあわせられるか？

秘書にとってもう一つ大切なことは、上司の話をよく聞くことです。上司が話した話を聞き逃さず聞く姿勢をとることで、見えなかった問題点が見えてくる場合もあります。それには、自分のペースで話す秘書ではなく、上司のペースに合わせて話す話術を持った人材が望まれます。また、上司が気持ちよく話ができるように、上手に話題を合わせるテクニックも持ち合わせていてほしいものです。上司と気持ちよく話ができる信頼関係を築けると、さらに上司は屈託のない意見を言えるようになり、秘書が上司のことをきちんとサポートできるようになります。このようなテクニックは、人材派遣会社にて徹底的にトレーニングを行うことで、派遣秘書としては常に意識を持って行動していることでしょう。

■相手の目を見て話すことができるか？

人と円滑に話を進めるためには、アイコンタクトがとても重要です。話をするときと、話を聞くときは、相手の目をしっかりと見ながらコミュニケーションをとることが大切なのです。視線をそらすことは、発言に自信が無いか、最悪の場合はうそをついているかもしれないととられてしまうことがあります。目をしっかりと見て相手の表情を見ながら話すと相手の反応もわかるため、円滑に意思の疎通が図れます。また、相手に好意が伝わりやすいというメリットもあるのです。逆に、相手の話を聞いているときにきちんとアイコンタクトができていると、”あなたの話を聞いていますよ“というアピールにもつながります。依頼する場合はこのようなアイコンタクトができる派遣秘書をお願いすると円滑な業務ができるかもしれませんね。

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