派遣社員の役員秘書はどのような経験をしてきた人がいるのでしょう。役員秘書を採用する場合、即戦力対応が必要になります。その要求に即対応可能な、役員秘書経験が豊富な人を派遣会社に依頼するとよいでしょう。具体的にどのようなスキルを持った人が登録しているのでしょうか。

■事務・管理能力を発揮したい！高い管理能力

派遣登録している人の中には事務処理能力の高い人もおり、その中でも、役員秘書で派遣経験がある人はプロといえるのではないでしょうか。会社の役員と一緒に仕事をすることになりますので、重要な書類を間違いなく処理することができないとこの仕事は務まりません。さらに、優先順位をつけて滞りなく処理していくことが必要になります。適切な書類の管理、ファイリングの技術を駆使することができるのも有能な人の特徴です。また、顧客の役職や氏名などの間違いなどは基本的に許されないので、細部にまで気を遣うことができるでしょう。さらに、マネージメントも含めた経験のある人もいます。現在は派遣で仕事をしている人も、以前は正社員で役員秘書が複数存在している会社で、秘書の人達をまとめるリーダー的な業務を任されていた人もいます。大規模な会社では派遣で秘書業務に就いている人も沢山いますので、そのような人達をトレーニングすることもあります。取りまとめ業務を通じて、役員同士のスケジュールの連携などを円滑に進めることを可能にしています。役員秘書経験のある派遣登録者は、このように事務的な業務のみならず、様々な場面で管理能力を発揮した経験を有していることがあります。

■裏方として会社・上司を支えたい！縁の下の力持ち

求められる重要なスキルのひとつに、一緒に仕事をする役員がいかに業務に集中できるかを瞬時に判断し、サポートができるかということがあげられます。日々の業務の中で全体の状況を把握し、いかに先手をうって行動し準備ができるかという能力も必要になるといえます。また、役員が今何を必要としていて、そのためにいま何をするべきかという洞察力にも長けていなければなりません。さらに外部の顧客を招待した懇親会や重要な会議の手配などを通じて、どのように段取りをしたら顧客に喜んでもらえるかという細かな配慮をすることができます。このようなサポートが役員に負担をかけることなく、自然にできているのであれば有能な役員秘書といえるのではないでしょうか。役員の仕事のみならず、外部に対しての仕事も含め全般に渡り滞りなく進むように支えることができれば、まさに縁の下の力持ちといえます。役員秘書経験が豊富な派遣スタッフはこのような状況下で仕事をしてきた人も多いでしょう。

■前職で習得したオフィスソフトスキルを駆使したい！高いPCスキル

業務の効率化を図ることも、日々の仕事の中で必要になることもあるのではないでしょうか。会社で導入されているオフィスソフトもすぐに対応できる能力を有した人を採用する必要があります。頻繁に利用するソフトの代表的なものとしては、文書作成ソフト、表計算ソフトやプレゼンテーション資料作成ソフト などです。ビジネスレターや文書の作成、経費精算や各種数字などの管理、顧客へのプレゼンテーションのための資料も作成しなければいけない場合もあります。さらに、役員の予定は頻繁に変わることがあります。社内の会議室を予約変更したり、急な予定変更に対応したりすることはよくあることです。スケジュール管理ソフトも使いこなせなければならないでしょう。役員秘書の仕事をする人は、高いPCスキルを兼ね備えていることで、役員の仕事に貢献することができます。派遣登録をしている役員秘書は、様々な職場で即戦力として派遣先の会社でオフィスソフトを使用しているので、順応性も高く、安心して任せられるかもしれません。

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