最新情報

2020 / 12 / 25
00:00

■年末年始業務のご案内

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

 

誠に勝手ながら下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。

 

 2020年12月26日(土)~2021年1月5日(火)

 

期間中にいただきましたお問い合わせ、求人のご応募につきましては、新年1月6日(水)より順次ご対応させていただきます。

 

皆様には大変ご不便をおかけいたしますが、今後とも何卒よろしくお願い致します。

2020 / 12 / 20
00:00

2020 / 12 / 15
00:00

■<12月マル秘話>男性の本音!秘書にしたい女性に求めるポイント!?

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「適材適所」という言葉があるように、その人の持ち味を活かせる配属が理想的ですよね。そのため、採用や人事に関わる人の責任は大きいかもしれません。配属先の一つとして「秘書」があります。こちらの仕事は会社役員の傍らにいて、外部との交流も含めて全面的なサポートが求められるだけに、人選にはより慎重になるのではないでしょうか。秘書の性別にこだわりのない職場も多いですが、女性が望ましい場合もありますよね。もし、女性を秘書として配属するとき、男性はどのような点を望むのでしょうか。そこで、秘書にしたい女性に求めるポイントについて、100人の男性に聞いてみました。

 

【質問】

男性に聞いた!秘書にしたい女性に求めるポイントランキング!

【回答数】

女子力:35

女性らしいしぐさ:27

ルックス:32

セクシーさ:6

 

女子力の高さが必要!控えめな部分と積極的な部分の両方

 

アンケートの結果、「女子力」と答えた人が最も多いことがわかりました。

・秘書にはお客様への対応時などに、女子にしかできない細やかな気配りが求められると思うから。(20代/男性/無職)

・女子力というよりは、しつけや言葉遣いなどがしっかりと出来るような上品な感じの女の人がいいのではないか(40代/男性/パートアルバイト)

・性格、仕草がおじさんくさかったら、ショックを受けるからです。(20代/男性/自営業(個人事業主))

・乱世な時代、ルックスも大事ですが、今時の活発で機敏で大胆な女子力がないと頼りに出来ませんよ(50代/男性/自由業・フリーランス)

 

35人の男性は、女子力の高い秘書を望んでいるようです。日常的に接客の場が多いだけに、言葉遣いやマナーは大切ですよね。性格面も含めて男性的な人を避けたい気持ちもうかがえました。その反面、瞬時に的確な判断ができるスキルも必要なのではないでしょうか。このように、秘書のイメージには「控えめな部分と積極的な部分の両方を兼ね備えている人」ということがわかる結果となりました。

 

ルックスも大切!もちろん仕事ができることは不可欠な条件

 

アンケートの結果、「ルックス」と答えた人が二番目に多いことがわかりました。

・ビジネスの中で秘書は同行する事が多いため、ルックスが高い事で取引先への印象も高くなると感じるからです。(50代/男性/会社員)

・ビジネスでは、ルックスの良さも大きな武器になると思っています。(30代/男性/契約派遣社員)

・ルックスだけでは困るが、それなりのレベルの女性であれば、外に対する顔という面もあるため。(60代/男性/公務員)

・能力的な部分が備わっているのは最低条件ですが対外的な窓口でもあるので見た目も必要かと感じます。(40代/男性/会社員)

 

32人の男性は、ルックスの良さを求めているようです。秘書は役員とともに行動する機会が多く、先方に与えるイメージが大切との考え方が見て取れました。ビジネスで優位に働くとの回答にも納得できますよね。もちろん「仕事ができる女性」など、ルックス以外に不可欠な条件もうかがえます。その上で、見た目の印象を重視する傾向があるのかもしれませんね。

 

女性らしいしぐさも大切!内面的なものを重視する意見も

 

アンケートの結果、「女性らしいしぐさ」と答えた人が三番目に多いことがわかりました。

・見た目の華やかさよりも、細やかな心遣いの方が、とても大事だと思います。(20代/男性/学生)

・どんなに綺麗でも、男みたいな性格だったり仕草をする人だったら嫌だから。(20代/男性/パートアルバイト)

・女性らしいしぐさがあると、和むので秘書にしたい女性に求めるのは女性らしい仕草です(30代/男性/会社員)

・秘書は仕事ができればもちろん良いのですが、お客様に対して柔らかい印象を与えてくれればうれしいです。(50代/男性/自営業(個人事業主))

 

27人の男性は、女性らしいしぐさができる人を求めているようです。男性的な人は避けたいなど、外見よりも内面的なものを重視する傾向がうかがえました。その場の空気を和やかにする人や、相手がリラックスできる雰囲気づくりができる人など、秘書には仕事能力以外のスキルが必要なのかもしれません。また、最も回答者が多い「女子力」に通じる部分もあるのではないでしょうか。

 

セクシーさを求める人も!ただし個人的な希望も多い?

 

アンケートの結果、「セクシーさ」と答えた人が四番目だとわかりました。

・美人や可愛らしい人やスタイルのいい女性はたくさんいるけど、セクシーな人はあまりいないから。(40代/男性/パートアルバイト)

・秘書と言えば、女性らしくてクールなイメージがあるのでそこにセクシーさが加われば最高だと思ったから。(20代/男性/学生)

・ストレスの多い仕事場では、見るだけで癒される魅力が一番だから。(40代/男性/会社員)

 

6人の男性は、セクシーな女性を希望しているようです。秘書には、美形でプロポーションも良い、物事に冷静に判断できるなどのイメージがありますよね。それだけに、男性がセクシーな部分を求める気持ちにもうなずけました。また、ストレスを緩和してもらえるなど、効率的な仕事をするためにもセクシーさは必要なのかもしれません。なお、こちらに寄せられた回答には対外的なものではなく、個人的な希望が多い様子が見て取れるようですね。

 

対外的なイメージアップを望む男性が全体の9割以上!?

 

アンケートの結果、「女子力:35人」「ルックス:32人」「女性らしいしぐさ:27人」の上位三位を合わせると全体の9割を超えることがわかりました。これらの回答からは、仕事を全面的にサポートしてもらえるだけでなく、対外的なイメージアップを望むとの共通点が見て取れるようです。特に「女子力の高さ」と「女性らしいしぐさ」には相通ずるものがうかがえました。アンケートの回答者には、学生から熟年世代まで幅広い世代の人がいますが、年代別による大きな特徴は見られないようですね。みなさんの中には、企業の人事担当者や求職中の人もいるかもしれませんが、こちらに寄せられた男性の本音を知っておいてはいかがでしょうか。

 

■調査地域:全国

■調査対象:【性別】男性 

■調査期間:直近の1ヶ月間

■有効回答数:100サンプル

 

男性に聞いた!秘書にしたい女性に求めるポイントランキング!

 

【女子力】

・女子力の高い人なら仕事の上でも、色々と細かいところに気が回ると思うので。(30代/男性/自由業・フリーランス)

・上記のどれも秘書には必要なのかと思われる項目ばかり。女子力くらいが関の山。(40代/男性/会社員)

・仕事をこなしていく上で男性にはない気のかけ方、気づかないうちにするべきことが終わっているような秘書。(40代/男性/自営業(個人事業主))

・女子力というよりは、しつけや言葉遣いなどがしっかりと出来るような上品な感じの女の人がいいのではないか(40代/男性/パートアルバイト)

・男性が気付かない部分をフォローしてくれるという意味での「女子力」を期待しています。(40代/男性/自由業・フリーランス)

・来客者に不快な気持ちにさせないだけでも、企業に取っては営業なので女子力がある人は戦力です。(50代/男性/自由業・フリーランス)

・スケジュール管理をするという事を言葉を変えて表現すると女子力という事になるかもしれません。(50代/男性/無職)

・色々と細かいところまでよく気がつくような女性らしさのある人がいいです。(30代/男性/自営業(個人事業主))

・色々、気が利いてやってくれる女性が、秘書にするのなら一番よいと思います。(50代/男性/自営業(個人事業主))

・些細なことでも気づいてくれる心遣いが、仕事で大きな支えになるから。(20代/男性/会社員)

・特に求めることは無く仕事ができる人が良いが、挙げるなら女子力高いほうが良いかなと思う。(10代/男性/学生)

・このような職場環境は経験ありませんが、なんとなく職場内の女子に求めてしまうのは、決して見た目ではないところだと思います。(50代/男性/無職)

・気遣いが重要だと思うので、いかに女子力が高いかがポイントのような気がします。(40代/男性/その他専門職)

・仕事にルックス、セクシーさ女性らしさは必要ない。女子力は高い方が気配りできるから。(20代/男性/パートアルバイト)

・女子力が高い人はルックスなんぞどうでも良くて素敵だと思います!(40代/男性/会社員)

・男性が持っていない女子力を持っていると、職場の多様性確保という観点で望ましいと思います。(40代/男性/会社員)

・スケジュール管理など 秘書全般は出来るとして その他女性目線で足りない所を補ってくれるとしたら女子力だと思う。(50代/男性/会社員)

・ビジネスシーンを考えると女子力でしょうね。ルックスも大事だとは思いますが。(50代/男性/会社員)

・秘書に求めているのは、女性ならではの部分なので、まず女子力が高い人を秘書にしたいですね。(30代/男性/自由業・フリーランス)

・やはり、容姿がいいのは当たり前。女子力が高く、全てに気がつく女性がいいです。(50代/男性/会社員)

・女性からの目線だったり、考え方だったり逆の考え方があったりして、ありがたいから。(30代/男性/会社員)

・女子力が高いというのは面倒見もいいということだと思うので包容力のある女性がいい(10代/男性/学生)

・秘書にしたい女性に求めるポイントとなるとルックスやセクシーさよりも女子力になる。(30代/男性/会社員)

・気が利き、男性の苦手とする女性の得意なスキルを発揮してほしいためです。(30代/男性/自営業(個人事業主))

・男性ではきづかない部分もあるだろうから、その部分のフォローができる人がよい(40代/男性/自由業・フリーランス)

・相手を気にかけて気づいてくれる人が秘書にはむいているとおもうから(20代/男性/会社員)

・女子力が高いということは、結局物事全般において能力が高いことの証明であると思うから。(40代/男性/会社員)

・乱世な時代、ルックスも大事ですが、今時の活発で機敏で大胆な女子力がないと頼りに出来ませんよ(50代/男性/自由業・フリーランス)

・性格、仕草がおじさんくさかったら、ショックを受けるからです。(20代/男性/自営業(個人事業主))

・秘書にはお客様への対応時などに、女子にしかできない細やかな気配りが求められると思うから。(20代/男性/無職)

・総合的に見て女子力が高い方が、何かと役に立ってくれそうだし色々と気がついてくれそうなので、仕事がはかどると思います。(40代/男性/会社員)

・仕事をしてくれれば、それ以上のものは必要ないが、あえて言えば女性らしさだと思う。(40代/男性/自由業・フリーランス)

・秘書にしたい女性に求めるポイントは女子力あるひとがいいですね、がさつなのはいや(30代/男性/会社員)

・書類などを、常日頃からきちんと整理整頓をしていて、必要な時にすぐに出せるような人。(40代/男性/会社員)

・それは、女子力というか、きめ細やかな女性力があれば最高ですばい。(40代/男性/自営業(個人事業主))

【女性らしいしぐさ】

・やはり、仕事ということなので女性らしいしぐさなどの品格も必要と思ったから。(20代/男性/学生)

・秘書にするぐらいなので、お客さんが来た時の見た目は必要だと思います。(30代/男性/会社員)

・客先を訪ねた時に、男ばかりでは話すことも片寄ってしまう。そんな時に、女子がいると雰囲気が柔らかくなった経験がある。なので、女子らしいしぐさに秘書として求めたい。(40代/男性/パートアルバイト)

・マスコミに踊らされている女子力に振り回されている人、ルックス、セクシーさなんて不要。気が利く女性らしさがあればいい。(40代/男性/公務員)

・基本、仕事しか求めてないのでルックスは気にしません。ただ、たまには癒されたい訳で。バリバリ仕事しながら急に女らしさを見せられるとドキッとします。(40代/男性/無職)

・見た目の華やかさよりも、細やかな心遣いの方が、とても大事だと思います。(20代/男性/学生)

・秘書は能力が一番重要だが、単にルックスよりも処々のしぐさに女性らしさがにじみ出たほうが、魅力的だと思います。(50代/男性/会社員)

・困難に直面した時に、細かい所にも気を配れる女性らしさとそのしぐさが欲しい(60代/男性/無職)

・女性らしいしぐさがあると、和むので秘書にしたい女性に求めるのは女性らしい仕草です(30代/男性/会社員)

・身近にいてくれる人だから、落ち着いてきた雰囲気の人が良いと思います(30代/男性/会社員)

・秘書にしたい女性に求めるポイントは、女性らしいしぐさだと思う(50代/男性/会社員)

・女性らしいしぐさと仕事がある程度できればそこまでほかは問いませんが、まあセクシーさがあったらちょっと面白そうではあります。(30代/男性/その他専門職)

・当たり前のことだと思うけれど、やっぱり可愛らしい人が良いと思います(30代/男性/会社員)

・いかにもと言うような女性的な魅力じゃなくて、ちょっとした可愛いらしい仕草などの方が癒されそうだから(40代/男性/会社員)

・男性には見られない女性らしい気配り、細かいところに配慮する気持ちを持っている女性秘書なら最高です。(60代/男性/無職)

・最近は職場の性質上、男性ホルモンが活発になってしまう女性が多いと聞きました女性らしい秘書さんには魅力を感じると思いました。(20代/男性/自営業(個人事業主))

・秘書には、女性らしいしぐさが、あると良いと思います。決して、セクハラなニュアンスではないです。男ばかりの職場や会議は、ピリピリしたり、空気が重たくなりやすいです。そこに、女性らしいしぐさで秘書の方が気配りしてくれると、男は自然と優しい気持ちなり、雰囲気の良い職場になると思います。(30代/男性/会社員)

・一緒に連れていて恥ずかしくない秘書が良いので、女性らしいしぐさを優先したいです。(30代/男性/契約派遣社員)

・秘書という仕事なので女性らしいしぐさは必要であると思います。わざとらしくなく、自然に出るのが良いと思います。(40代/男性/無職)

・秘書は仕事ができればもちろん良いのですが、お客様に対して柔らかい印象を与えてくれればうれしいです。(50代/男性/自営業(個人事業主)

・どんなに綺麗でも、男みたいな性格だったり仕草をする人だったら嫌だから。(20代/男性/パートアルバイト)

・私はなぜか制服が好きで、大人の女性になりたい願望が男性に多い気がしますので、秘書らしい清楚で秘密もありそうな心身に憧れます。しぐさがマッチしているということ。(30代/男性/自由業・フリーランス)

・セクシーな感じがして、すごく美しく見えて来るから不思議ですよね、と思います(40代/男性/会社員)

・守ってあげたいような、女性らしい仕草をお願いしたい。セクシーさは求めていない。(30代/男性/会社員)

・自分が男なので女性らしい人のほうが仕事うまくいき、長続きするような気がします(40代/男性/自由業・フリーランス)

・たとえ仕事はもちろんのこと、どのような時においても常に女性らしさを忘れないでほしいから。(30代/男性/会社員)

・自分が秘書にしたい女性は、女性らしいしぐさができる女性がいい(20代/男性/会社員)

【ルックス】

・対外的に社外の人などと会うときの印象がいいと思うので、ルックスを求めます。(40代/男性/無職)

・仕事のやる気は、近くに女性がいるかどうかで決まるもの。女性は美しいかたであれば申し分ない。逆であるとかえってやる気がそがれる。(30代/男性/自由業・フリーランス)

・上記の選択肢であれば、ルックスをポイントにします。同様に仕事ができるのであれば、やはりルックスがよいと、こちらのテンションもあがります。(40代/男性/会社員)

・容姿端麗で性格がよくて仕事もできれば言うことはありません・・・。(30代/男性/会社員)

・他人に自慢したいというのが基本にあるので。意識してしまったらダメだと思うので、女性らしさはいらない。(40代/男性/会社員)

・ビジネスの中で秘書は同行する事が多いため、ルックスが高い事で取引先への印象も高くなると感じるからです。(50代/男性/会社員)

・秘書には美しさが必要です。秘書を見て毎日楽しいことが仕事の成功につながります(50代/男性/公務員)

・個人的にはルックスが良い女性が理想かなと思います。そこを求めたい(30代/男性/契約派遣社員)

・秘書にしたい女性に求めるポイントはルックスですね、これは仕方ないことと思う(30代/男性/会社員)

・秘書は会社の顔でもあるので、スタイル抜群で容姿端麗のほうがよいから(40代/男性/会社員)

・何と言っても見た目が大事です。仕事については能力は努力によって向上できるので大丈夫です。ルックスがいいと会社のイメージも良くなるので見た目にこだわりたいです。(20代/男性/パートアルバイト)

・顔とスタイルのみです。性格や仕事が出来るとかは求めていません。(40代/男性/無職)

・秘書であれば清楚で清潔感がある方が良いです。女性らしさもそうですが、キリっとしていて眼鏡なんか掛けてると良いです。(40代/男性/会社員)

・秘書の仕事を全うしてくれるのは大前提で、ルックスも欲しいところ。(10代/男性/学生)

・ビジネスでは、ルックスの良さも大きな武器になると思っています。(30代/男性/契約派遣社員)

・アクセサリというわけではないけれど、やはり見た目は重要だと思う。自分のステータスの一部なので。(30代/男性/会社員)

・仕事ができてルックスが良いと、秘書として満点ではないでしょうか。女子力などは仕事と関係ありませんがルックスは少なからず仕事と関係してくると思います。(30代/男性/会社員)

・ルックスだけでは困るが、それなりのレベルの女性であれば、外に対する顔という面もあるため。(60代/男性/公務員)

・秘書は自分の分身であり、ステータスシンボルだから外部から見たときに誇らしいルックスであることがとっても重要です。(30代/男性/契約派遣社員)

・いくら能力が高くてもルックスがイマイチならどうしてもひいてしまう部分があります。やはり第一印象は大事だと思うので、ルックスは重要視しますね。(30代/男性/会社員)

・能力的な部分が備わっているのは最低条件ですが対外的な窓口でもあるので見た目も必要かと感じます。(40代/男性/会社員)

・取引先で羨望のまなざしでみてもらえるから。秘書が美人だとやり手に見えるから。(40代/男性/その他専門職)

・日々ルックスには注意してもらうと、一緒に仕事していてもハリが出ます。(40代/男性/会社員)

・いろいろ必要ですが、やはりルックスが大事ですね。相手に羨ましがられるようにしたい。(40代/男性/自営業(個人事業主))

・やはり秘書なので、頭が良くて仕事が出来るのは当然ですがルックスが良くなくてはダメでしょっ!自分には縁がありませんがドラマや映画でブスな秘書っていませんよね。(40代/男性/会社員)

・秘書にしたい女性に求めるのは実務能力なので、容姿や性別に関することはあまり求めませんが、あえて言うなら見た目の良さですね(30代/男性/会社員)

・第一印象はやはり見た目なので、表面的出ていて、パッと見た目でわかる部分に好感度が必要です。(40代/男性/自由業・フリーランス)

・秘書のルックスでその会社のステータスというかその会社の印象が決まってしまうと思います。(50代/男性/自営業(個人事業主))

・秘書にしたい女性に求めるポイントはルックスでしょうどれで採用するし(30代/男性/会社員)

・わたしが秘書にしたい女性に求めるポイントはルックスが一番ですね(20代/男性/会社員)

・一緒に行動する時間が長くなるので、ルックスを重視してしまいそうです。(50代/男性/会社員)

・やはり秘書にはルックスを求めます。一緒にいてルックスの良い子の方がいいから。(40代/男性/会社員)

【セクシーさ】

・なにごとにおいてもセクシーさは重要なポイントになりえるから。(20代/男性/学生)

・ストレスの多い仕事場では、見るだけで癒される魅力が一番だから。(40代/男性/会社員)

・秘書にしたい女性に求めるぐっとくるポイントは、セクシーさですね。うなじとか。(30代/男性/自営業(個人事業主)

・秘書と言えば、女性らしくてクールなイメージがあるのでそこにセクシーさが加われば最高だと思ったから。(20代/男性/学生)

・美人や可愛らしい人やスタイルのいい女性はたくさんいるけど、セクシーな人はあまりいないから。(40代/男性/パートアルバイト)

 

 

 

 

 

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2020 / 12 / 10
00:00

■<12月コラム>有能な役員秘書、求められる必須のスキルとは?

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役員秘書として採用の際に見ておきたい必須スキルについて解説します。役員秘書に求められるスキルは会社の規模や方針にもよりますが、幅広い社会経験や職務経験が業務の中で発揮されることを期待されています。その中でも特に必要とされるスキルはどのようなものでしょうか。

 

 

■秘書の仕事内容とは?

秘書に求められるスキルを知るためには、まず仕事内容を把握しておかなくてはなりません。秘書の主な業務として挙げられるのは、上司のスケジュール管理や電話対応、資料作成、雑務などです。上司のスケジュール管理は秘書の軸となる仕事で、多忙な上司が動きやすいように重要度に応じて予定を組み立てます。出張時の宿泊先の予約や、会議室の確保などを秘書がおこなう場合もあります。次に、電話対応や来客対応も秘書の業務の1つです。失礼な印象を与えないように、丁寧な態度で対応することが求められます。上司に取り次ぐべきか、指示を受けて自分で処理するべきかといった判断をおこなう能力も必要です。そして、上司が会議で使用する資料や、社内外で配る文書の作成も主に秘書が担当します。上司の名前で世に出ることになるため、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いや様式に配慮しなくてはなりません。その他、オフィスの整頓や上司宛ての郵便物の整理、資料のファイリングといった雑務も秘書の管轄です。

 

■秘書に求められるスキルとは?

毎日のように一流のビジネスマンと顔を合わせることになる秘書は、多くのスキルを身に付けなくてはなりません。まず、当たり前の一般常識を知っていることが大切です。常に笑顔であいさつし、世の中を騒がせているニュースにはアンテナを張っておきましょう。葬儀などに同伴したとき、上司に恥をかかせないように、冠婚葬祭のマナーを知っておくことも重要です。また、一般常識だけでなくビジネスマナーも必要となるでしょう。ビジネスにおける基本的な礼儀作法を知り、報告事項があるときは簡潔に伝える術を身に付けなくてはなりません。周りの人と接するときの言葉遣いや身だしなみにも配慮する必要があります。その他、資料を作成し、情報を管理するためのパソコンスキルも秘書に求められる能力の1つです。メール返信などの基本的な操作に加え、Officeソフトの扱いにも慣れておく必要があるでしょう。ここからは、スケジューリング能力とコミュニケーション能力、字の美しさにフォーカスを当てて詳しく解説していきます。

 

■抜け漏れなし!のスケジューリング能力

役員は多忙な方も多いですし、スケジュール管理をする中では、急な予定変更も頻繁に起こり得ます。突発的なことが起こったときに落ち着いて行動できる、多少の予定の変更にも慌てずに代替案で切り抜けることができる、このような対応を常に自然に行うことができることは必須といえるでしょう。スケジューリング能力はすぐに身につくものではなく、豊富な秘書経験があるからこそ、発揮できます。的確かつ正確に管理ができるのは有能な役員秘書であるといえます。さらに、オフィスソフトの機能を熟知して、使いこなせるスキルも必要です。会議がキャンセルになったり、急に追加になったりしたときにもオンラインで予約を即座にしなければなりません。急な社内からの会議召集、重要な来客の予定 にあわせて役員のスケジュールが滞りなく、かつ無理なく進行できるためには、オンラインで管理できることが大切です。役員のスケジュールの全体像を把握し、先手を打つことができるのも有能な役員秘書ならではです。ベテランになると役員の片腕になることができます。役員が今何を必要としているのかを察知する洞察力も経験によって磨かれていくもので、さりげなくスケジュールの進行を裏方でサポートできるようにもなります。ある程度の期間一緒に仕事をし、役員との信頼関係の構築ができれば、スケジュール管理は役員秘書にほぼ任せても問題ない状態にすることが可能です。

 

■人に愛されるコミュニケーション能力

役員秘書の資質として、気配りや相手に対する配慮ができることは欠かせません。役員の業務上のサポートの中では社内、社外を含め会議や打ち合わせなどで役員と同席しなければいけない場面にも数多く遭遇します。時には打ち合わせなどが難航したときに、周囲が不穏な空気になることがあったり、感情的になった人から厳しい言葉を投げかけられたりすることもあります。そんな場面でも冷静に対応できる落ち着きがあれば、周囲の雰囲気も落ち着いてきます。さらに業務上で重要事項を扱うことも多いために、情報を少しでも収集したい周囲の人などから色々聞かれてストレスを感じる場面もあります。このような状況でも臨機応変に自分をコントロールできるスキルは必須となるでしょう。コミュニケーション能力の高さは、周囲に対して公平な対応ができること、笑顔を絶やさないこと、会話する相手に的確かつ必要な情報を伝達する能力などがあげられますが、通常はこれだけできれば十分コミュニケーション能力が高い人といえます。しかし役員秘書としてはさらにプラスアルファが必要です。そのプラスアルファとは、徹底した口の堅さです。必要のないことは話さないという姿勢は、人から信用に値するという評価を得られるでしょう。社交的であることも役員秘書をするうえでは重要ですが、状況に応じて余計な話をしないということもコミュニケーション能力が高くなければできないスキルといえるのではないでしょうか。

 

■代筆の機会も多し!見落としがちだけど重要な字の美しさ

最近はビジネス上の文書や手紙などは手書きをしないことも増えてはきましたが、それでも手書きで宛名などを書いたりすることもあります。特に役員と一緒に仕事をする役員秘書の場合は、会社にとって取引上重要な会社の役職の人宛に書類を送ることが多いです。そのため、手書きで作成する文書の数は少なくありません。お礼状や挨拶などの文書を代筆する機会も多く、字がきれいなことは役員秘書としては重要視されるスキルなのです。

 

■秘書に向いている人の特徴は?

秘書を目指す前に、自分が秘書に向いているのかどうかを確かめておくと良いでしょう。まず、誰に対しても気配りができる人は秘書に向いています。気配り力は秘書にとって特に大切なスキルです。常に上司が何を考えているのか予想し、先回りして行動するのが優秀な秘書の条件だといえます。また、上司の周囲の人たちにも気を配り、人間関係を円滑にすることで、上司はより一層働きやすくなるでしょう。次に、サポート役に徹することができる人にも秘書の適性があります。秘書の仕事とは、上司が効率よく働けるように、あらゆる面でサポートすることです。あくまでも主役は上司であるということを理解し、黒子として上司を引き立てられる人が秘書には向いています。次に、几帳面で口が堅いことも秘書になるための条件だといえるでしょう。スケジュール管理などでミスをすると多忙な上司に迷惑がかかるため、几帳面に自分の仕事ぶりをチェックできる能力が秘書には必要です。また、業務上知り得た情報を外部に漏らすべきでないことはいうまでもありません。

 

■秘書に向いていない人の特徴は?

反対に、秘書に向いていない人にはどのような特徴が備わっているのでしょうか。まず挙げられるのは、気持ちの切り替えが苦手なことです。どんなに優秀な秘書でもミスをすることはあります。大切なのは、ミスをした後でいかに早く気持ちを切り替えてリカバリーするかということです。ミスをしたことで落ち込んで仕事ができなくなるようでは、上司を支える優秀な秘書は目指せないでしょう。また、口が軽い人も当然秘書には向いていません。経営に携わる役員の補助役という立場上、秘書は会社の機密情報を知りやすいポジションです。守秘義務を守れず、おしゃべりしながらうっかり口を滑らせてしまうような人は秘書を目指すべきではありません。そして、自己主張が激しい性格も秘書を目指すうえでは障害となります。先述のとおり、秘書の仕事はあくまでも上司をサポートすることです。自分が主役でなければ気が済まず、必要以上に目立とうとすることで、上司の仕事を邪魔してしまう恐れがあります。

 

■秘書のやりがいとは?

秘書の仕事は大変ですが、やりがいを感じられる場面も多くあります。秘書として働く中で、社内外のさまざまな人と交流することができます。通常の事務職ではほとんど関わることがない一流のビジネスマンと顔を合わせる機会も多いでしょう。一流の人たちの意見を耳にしたり、振る舞いを観察したりすることで視野が広がり、自分の考え方も良い方向に変わるかもしれません。次に、経営に携わる重要人物から感謝してもらえることが秘書の大きなモチベーションとなります。基本的に、秘書がサポートする役員は会社の経営を左右する重要人物です。上司の役に立っている、ひいては会社に貢献しているということが実感しやすい仕事だといえるでしょう。そして、秘書として働けば自分のスキルアップも図ることができます。社内外の人たちと日常的に交流する中で、コミュニケーション能力はますます磨かれていくはずです。また、上司から急に指示される仕事などに対処するうちに、臨機応変に対応する能力も身に付くでしょう。秘書業務を通して培った能力を活かして、キャリアアップを目指すことも可能です。

 

■必須のスキルを身につけて優秀な秘書になろう!

秘書が身に付けておくべきスキルとしては、ビジネスマナーやパソコンスキル、コミュニケーション能力などが挙げられます。多岐にわたる上司のサポート業務に対処するために、秘書にはさまざまなスキルが求められます。大変な仕事だといえますが、それに見合ったやりがいがあるからこそ、多くの人が秘書として働いているのでしょう。仕事に役立つスキルを身に付け、ぜひ優秀な秘書として活躍してください。

 

 

 

 

 

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2020 / 12 / 05
00:00

■代表の橘が動画配信メディア「KENJA GLOBAL」に掲載されました

このたび、弊社代表の橘が動画配信メディア「KENJA GLOBAL」 に掲載されました。

 

 

KENJA GLOBAL

 

 

株式会社トランスアクト 代表取締役社長 橘 秀樹

 

 

 

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500” 」とは

 

株式会社enjinが企画・制作・運営する、現代のビジネスシーンをリードする世界中のKENJAに焦点を当て、日本の社会を背負っていくビジネスマン、学生の皆さん、起業家の方々を支援していく無料の動画配信サイトです。

 

混迷の時代を乗り越え、時代の牽引者となった世界中の企業家達。そして、次の世代を担う経営者達がいます。彼等の理念やビジョン、人間的魅力、ビジネスモデルを発信し、新しい時代への「道しるべ」となるべく立ち上げたのが「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」です。

 

このサイトでは、IR活動やニュースリリースではなく、経営者自身の生の声を通して『働く楽しさ』『新しい事に挑戦する勇気』『困難を乗り越える力』『前向きな心』を次世代を担う若者、起業を目指す人を中心に、この番組を観るすべての人々向けてメッセージを送っています。

 

日本だけでなく世界へと視野広げ、様々な経営者へのインタビューや番組が企画制作したスペシャル動画など、配信されているコンテンツは全て視聴する事が出来ます。

 

どんなに成功している人でも最初から成功している人はいません。それは世界に目を向けても同じです。我々と同じ様に悩み苦しみ、努力を重ね、目標を追い続けているのです。

 

インタビューでは、多くの経営者の言葉を聞く事が出来ますがそれぞれ業種や環境、生い立ちが違う彼等の言葉に同じものはありません。しかし同時に、共通する人生のヒントも隠されていると我々は感じています。

 

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」を通して、人生の岐路に経たされた多くの方がそこに活路を見出し、未来を背負っていくビジネスマン、起業家として躍進される事を我々は願ってやみません。

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