最新情報

2021 / 03 / 25
00:00

2021 / 03 / 20
00:00

■<3月マル秘話>秘書にしかできないマル秘な仕事とは?

3.jpg

秘書といってもどんな仕事をしているのか分からないという意見は多いでしょう。確かに、秘書は「秘」の名のつくとおり、役員クラスでなければ知り得ない社外秘の事柄やボスの個人情報を知ることが数多くあり、謎めいた部分が多い職業です。今回は、そんな秘書にしかできないマル秘なお仕事についてご紹介します。

 

 

 

 

 

 

■スケジュール管理や事務作業について

秘書と言えばスケジュール管理というくらい、ボスの予定を調整、管理することは秘書にとって重要な業務です。ビジネスマンが本来ならば自分で行うスケジュール管理ですが、役員に秘書が付いているのは煩わしい雑務から役員を解き放ち、本来の役員としての仕事に集中して取り組んでもらうためです。各部署との内部会議を効率良く行えるように時間調整を行ったり、大事な取引先との会食では会食店の種類にまで気を配ったりと、役員の顔に泥を塗ることのないような、正確な仕事と細やかな心遣いなどが必要です。事務作業は正しく丁寧にスピードを意識して、スケジュール管理は様々な事態を想定して行いましょう。

 

 

 

■電話・メール・来客対応について

電話、メール、来客の対応などを行うときは、役員の秘書として恥ずかしくない対応を心掛けることが重要です。役員の代理で取引先に連絡を入れることもあるので、失礼のないよう細心の注意を払いましょう。正しい敬語を使用することはもちろん、メールや手紙ならばビジネスにふさわしい形式で書くことも当然です。電話に関して言えば、ボスの個人的な電話を代理で受けることもあるでしょう。ボスの郵便物も毎日受け取ることになります。そういった部分でもしっかりボスの個人情報を厳守し、適切に対処することが必要です。簡単なことならばボスにわざわざ聞かずとも自ら判断することも必要ですが、下手に自分で判断をして上司に恥をかかせることにならぬよう十分に注意しましょう。

 

 

 

■実際にある珍しい業務とは?

事務作業やスケジュール調整などといった作業のほかに、普通の事務職には珍しい仕事としては会食や手土産の手配などが挙げられるでしょう。先方と会食のスケジュール調整を行ったあと、恐らくは先方の秘書や営業担当などと打ち合わせを行い、どの場所の、どの料理を出す、どのお酒が美味しいお店にするかを考えなければなりません。失敗が許されないのはどの会食でもそうですが、気合を入れなければいけないような大変重要な取引先ならば細かい部分まで抜けがないよう気を付けなければなりません。実際に仕事後にその店舗に寄って個室の様子を見てみたり、料理を食べてみたりすることもあります。手土産も同様で、最近流行しているものや、先方の好みに合うものなどを選択する必要があるでしょう。そのため、秘書は常に世の中の流行や動向にアンテナを張っておく必要があります。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

Chauffeur・Secretaryに関する「TransACT America Inc.」の記事も読まれています

  

 

 

↓ 役員秘書・レセプショニスト派遣のご依頼はこちらのサイトもご覧下さい。

 

SFM.jpg

 

 

↓ 役員秘書・レセプショニストのお仕事希望の方はこちらのサイトもご覧下さい。

無1題.jpg

2021 / 03 / 15
00:00

■起業を志す学生インターンの方々との昼食座談会を開催致しました

起業を志す学生インターンの方々との昼食座談会を開催させて頂きました。近い将来、起業を志す学生インターンの方々のエネルギーに、私たちも非常に刺激を受けました。今後のご活躍、心よりお祈り申し上げます。貴重なお時間、ありがとうございました!

 

 

 

 

 

2021 / 03 / 10
00:00

■<3月コラム>秘書業務の一つ?!チェックすべき身だしなみポイント

3.jpg

秘書は、会社の役員をサポートするだけでなく、会社のイメージを左右する大変重要な役割を持っています。雇用形態の1つとして派遣社員が注目されています。そこで、秘書派遣を雇用するときチェックすべき身だしなみポイントなどについてまとめました。

 

 

 

 

 

 

■チェックポイント①!清潔感はあるかどうか

初対面の人がどのような人物なのかは、第一印象が大きなインパクトを持つといわれていますが、面接試験でも例外ではありませんね。特に、秘書として採用する場合は、会社のイメージにも大きく関わりますので、面接試験を担当するときは応募者の身だしなみチェックは不可欠です。まず、清潔感があるかどうかをチェックすることが大切です。衣服にシワがないことはもちろんですが、袖口や衿が汚れていないかもチェックしましょう。もちろん、靴の手入れが行き届いていることも見逃せませんね。また、口元も気になるところです。やはり、歯の手入れをきちんとしている人が望ましいといえますね。男性の場合は、ヒゲが伸びていないかもチェックしましょう。香水やオーデコロンを付ける人もいますが、ニオイがきつすぎないことも大切です。

 

 

 

■チェックポイント②!服装・メイクは華美ではないか

就職試験の服装は業種にもよりますが、スーツの着用が一般的です。特に、秘書として採用を希望する人は、スーツ姿で臨んでくるかどうかもチェックポイントになります。もちろん、スーツといっても奇抜な色や柄のものはいただけませんね。また、メイクは派手すぎるのもよくありませんが、ノーメイクも望ましいとはいえないでしょう。自然な感じのメイクをしているかどうかもチェックしましょう。ヘアスタイルから受ける印象も大切です。ロングヘアーの女性も少なくありませんが、お辞儀をした後に髪の毛をかきあげなくてもいいように、まとまっていることがポイントです。ヘアカラーやネイルも控えている人がいいですね。また、男性の場合は、さわやかさが感じられるヘアスタイルの人が理想的です。

 

 

 

■チェックポイント③!周囲との調和を考えて空気を読んだ行動をできるか

秘書の仕事は、役員のスケジュール管理や文書作成業務など、実に多岐にわたります。また、常にサポート役に徹することも重要な業務です。さらに、守秘義務に徹することができるかどうかも見極める必要があります。もちろん、周囲との調和を考えた上で、その場の空気を読んだ行動ができることも秘書の資質になります。そのためには、明るくさわやかな印象の人を選ぶことが大切です。また、先を見通した上で、仕事を要領よくこなせるスキルはもちろん必要です。ただし、自分の考えを前面に出さないで、サポートする役員の考え方に従える人かをきちんとチェックしましょう。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

Chauffeur・Secretaryに関する「TransACT America Inc.」の記事も読まれています

 

 

 

 

↓ 役員秘書・レセプショニスト派遣のご依頼はこちらのサイトもご覧下さい。

 

SFM.jpg

 

 

↓ 役員秘書・レセプショニストのお仕事希望の方はこちらのサイトもご覧下さい。

 

無1題.jpg

2021 / 03 / 05
00:00

■毎日新聞「SDGs特別企画」に協賛企業として掲載されました

毎日新聞(2021年2月21日号)「創刊149周年記念SDGs特別企画」に協賛企業として株式会社トランスアクトが掲載されました。

 

毎日新聞特集紙面.jpg

 

 

 

持続可能な開発目標(SDGs)とは

2015年9月25日-27日、ニューヨーク国連本部において、「国連持続可能な開発サミット」が開催され、150を超える加盟国首脳の参加のもと、その成果文書として、「我々の世界を変革する:持続可能な開発のための2030アジェンダ」が採択されました。

このアジェンダの中で、人間、地球及び繁栄のための行動計画として、宣言および目標が掲げられ、これが17の目標と169のターゲットからなる「持続可能な開発目標(SDGs)」です。

1 2
Today's Schedule