役員秘書には、1人で役員をサポートする「個人秘書」と複数人で役員をサポートする「グループ秘書」とが存在します。また、グループ秘書には、会社の部署などを担当するとの捉え方もあります。ここでは、それらの仕事の特徴も含めてまとめました。

■一般企業にオススメ！グループ秘書

「秘書」としての雇用形態にはいろいろありますが、「役員秘書」を意味することが多いようです。一般企業にはグループ秘書の配属がオススメです。特に、大企業の役員秘書になると膨大な仕事をこなす必要があるため、1人では対応が難しくなります。そのため、「秘書課」や「秘書室」などに配属された人員がチームを組んで、役員のサポートをする形が望まれます。秘書の仕事は、来客への接遇や取引先との付き合いなどをはじめ、役員のスケジュール管理を行うほか、日常の文書作成や株式総会の準備など、実に多岐にわたります。なお、秘書の採用方法として、専門職で採用する専従型のほか、入社後に秘書として配属する場合があります。さらに、派遣社員として採用する方法も注目されています。

■法律事務所や大学教授にオススメ！個人秘書

一方、法律事務所や大学教授には個人秘書がオススメです。個人秘書の採用には、仕事に関する高度な知識がある人が理想的です。もちろん、対外的な活動をサポートできるスキルが備わっていることはいうまでもありません。たとえば、法律事務所の個人秘書には、弁護士の職務を熟知した上で、対外的な事務処理も含め、広範囲に渡ったサポートができることが条件です。なお、大手法律事務所では法務事務を専門に行うパラリーガルが存在します。また、大学教授の秘書も個人秘書がオススメです。仕事内容には、研究資金公募書類の準備なども含め事務全般を対象にできます。さらに、教授の専門分野が関係するほか、教授が秘書に求める条件によっても異なってきます。

■用途に合わせて使い分けて！

秘書の仕事には、個人秘書とグループ秘書があり、それぞれの部署に応じて採用する形になります。そのため、一般企業はグループ秘書がオススメですが、外資系企業は個人秘書が多い点にも特徴がみられます。また、秘書を採用するときは、どのような用途を希望するのかを決めることが大切です。そうすることによって、採用すべき方向性が決まってきます。秘書になるためには特別な資格は必要としませんが、持っていたほうが仕事面で有利になる資格も存在します。そのひとつに「秘書検定」があり、秘書として採用するだけでなく、一般事務職をはじめ多くの仕事現場で有効活用が期待できます。また、医師をサポートする「医療秘書技能検定」も知られています。なお、秘書の求人情報は派遣社員関連のサイトにも多く掲載されていますので、採用時の参考にすることをオススメします。

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