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2017-05-10 00:00:00

派遣の秘書を採用するにはどのような点に注意したらよいのでしょうか。業務経験も大切ですが、まず欠かせないのは秘書の適性があるかどうかです。あらゆる状況や場面に応じて適切なコミュニケーションをとれることが重要なポイントになるでしょう。

 

 

 

 

 

 

■秘密を守れるかどうか?周囲のプライベート情報を漏らさない

 

秘書の仕事の中には機密事項であったり、大きな金銭が絡む問題であったり、社内・社外の人間関係の複雑さと常に向き合わなければ いけない状況にあります。ほんの少し口を滑らせただけで、話に尾ひれがついたり、推測で話が別の方向に逸れて伝わってしまったりすることは日常茶飯事ですし、機密事項に興味を示す人も少なくありません。ちょっとした余計な一言で、周囲に及ぼす影響は計り知れません。場合によっては顧客を失うきっかけになることもあります。特に外部の顧客に対してのコミュニケーションを間違ってしまうと、一瞬で今までに築いてきた信用を失ってしまうことになりかねません。秘書に求められるコミュニケーション能力とは、このような状況下であってもその場に応じて冷静な対応が常にできる人であるといえるでしょう。普段から周囲に対して口が堅い人であることが秘書の仕事の適性がある人といえます。ビジネス上の会話が上手であることも大切ですが、さらに臨機応変なコミュニケーション能力が求められます。

 

 

 

■誰に対しても絶やさない笑顔!公平に接することができる

 

笑顔が素敵な人は、周囲にも良い影響を与えます。秘書が常に平静を保つことができれば、自然とまわりも穏やかな気持ちになるものです。常日頃から誰に対しても同じように接することができるような人は壁をつくりにくく、秘書としての適性があるといえます。言葉だけがコミュニケーション手段ではなく、このような姿勢は言葉以上に物を言うともいわれます。秘書として欠かすことのできないコミュニケーション能力といえるでしょう。社会経験が豊富な年長者や役職者は人を観察する能力に長けていることが多いので、表面上だけ取り繕うとしてもすぐに分かってしまいます。どのような人に対しても公平な対応が必要とされる仕事を経験している人は、企業において円滑な業務をしてくれる秘書としても適任なのかもしれません。

 

 

 

■役員への進言やアドバイスが的確かつわかりやすい

 

役職が上の人や役員に何かを説明するときは、様々な気遣いや工夫をしてくれること、丁寧な言葉使いで、かつ明確に話ができる人材は秘書としてふさわしいでしょう。また、話をもっていくタイミング、話の組み立て方も大切です。忙しい役員に対して、話を聞いてもらいやすい状況を見極める判断力も必要とされます。これらすべてはコミュニケーション能力に含まれます。さらに最も重要なポイントは、役職が上の人や役員などが今どんな情報を求めているのかを正確に把握した上での進言やアドバイスが出来るということです。これが出来るような人材をコミュニケーション能力が高い秘書であるといえるのではないでしょうか。プレゼンテーションを組み立てることや、自ら実施した経験が豊富な人材は採用するのにお勧めかもしれません。

 

 

 

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