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2020-05-10 00:00:00
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派遣の秘書を採用するにはどのような点に注意したらよいのでしょうか。業務経験も大切ですが、まず欠かせないのは秘書の適性があるかどうかです。あらゆる状況や場面に応じて適切なコミュニケーションをとれることが重要なポイントになるでしょう。

 

 

 

■秘書の仕事内容とは?

秘書は多岐にわたる業務をこなしますが、その中でもメインとなるのが上司のスケジュール管理です。秘書は重要度や緊急度に応じて上司の予定を調整し、働きやすいようにスケジュールを組み立てます。予定が変われば臨機応変に対処しなくてはならず、出張の際に宿泊先を予約したり、上司主催の会議の参加者に周知したりするのも秘書の仕事です。次に、上司への電話や来客に対応する業務も挙げられます。丁寧な物腰で用件を伺い、場合によっては上司に連絡せず自分で対処することもあるでしょう。その他、会議で配布する資料の作成や、仕事に関する情報収集など、秘書はさまざまな仕事をおこないます。上司をサポートするために、縁の下の力持ちとして活躍するのが秘書という仕事の本質です。

 

■秘密を守れるかどうか?周囲のプライベート情報を漏らさない

秘書の仕事の中には機密事項であったり、大きな金銭が絡む問題であったり、社内・社外の人間関係の複雑さと常に向き合わなければ いけない状況にあります。ほんの少し口を滑らせただけで、話に尾ひれがついたり、推測で話が別の方向に逸れて伝わってしまったりすることは日常茶飯事ですし、機密事項に興味を示す人も少なくありません。ちょっとした余計な一言で、周囲に及ぼす影響は計り知れません。場合によっては顧客を失うきっかけになることもあります。特に外部の顧客に対してのコミュニケーションを間違ってしまうと、一瞬で今までに築いてきた信用を失ってしまうことになりかねません。秘書に求められるコミュニケーション能力とは、このような状況下であってもその場に応じて冷静な対応が常にできる人であるといえるでしょう。普段から周囲に対して口が堅い人であることが秘書の仕事の適性がある人といえます。ビジネス上の会話が上手であることも大切ですが、さらに臨機応変なコミュニケーション能力が求められます。

 

■誰に対しても絶やさない笑顔!公平に接することができる

笑顔が素敵な人は、周囲にも良い影響を与えます。秘書が常に平静を保つことができれば、自然とまわりも穏やかな気持ちになるものです。常日頃から誰に対しても同じように接することができるような人は壁をつくりにくく、秘書としての適性があるといえます。言葉だけがコミュニケーション手段ではなく、このような姿勢は言葉以上に物を言うともいわれます。秘書として欠かすことのできないコミュニケーション能力といえるでしょう。社会経験が豊富な年長者や役職者は人を観察する能力に長けていることが多いので、表面上だけ取り繕うとしてもすぐに分かってしまいます。どのような人に対しても公平な対応が必要とされる仕事を経験している人は、企業において円滑な業務をしてくれる秘書としても適任なのかもしれません。

 

■役員への進言やアドバイスが的確かつわかりやすい

役職が上の人や役員に何かを説明するときは、様々な気遣いや工夫をしてくれること、丁寧な言葉使いで、かつ明確に話ができる人材は秘書としてふさわしいでしょう。また、話をもっていくタイミング、話の組み立て方も大切です。忙しい役員に対して、話を聞いてもらいやすい状況を見極める判断力も必要とされます。これらすべてはコミュニケーション能力に含まれます。さらに最も重要なポイントは、役職が上の人や役員などが今どんな情報を求めているのかを正確に把握した上での進言やアドバイスが出来るということです。これが出来るような人材をコミュニケーション能力が高い秘書であるといえるのではないでしょうか。プレゼンテーションを組み立てることや、自ら実施した経験が豊富な人材は採用するのにお勧めかもしれません。

 

■秘書業務に臨むときの心構えとは?

優秀な秘書になるためには、秘書業務に臨むときの心構えについて知っておく必要があります。まず、秘書は正しいビジネスマナーを身に付けなくてはなりません。社会人である以上、最低限のビジネスマナーを身に付けておくのは当然だといえます。しかし、秘書の振る舞いは会社の重要人物である上司の印象に関わります。秘書の礼儀作法がなっていないと、取引先の人間などに悪い印象を与え、会社の利益にも影響を及ぼす恐れがあるのです。毎日のように一流のビジネスマンと関わることになる秘書は、ビジネスマナーに気を配ることも仕事の一環だといえます。次に、越権行為に手を染めないように注意してください。上司の許可を取らずに書類に押印したり、決済業務をおこなったりするのは越権行為に該当します。これらの行為をおこなっていることが発覚すれば、上司からの信頼を回復するのは難しいでしょう。最後に、秘書は上司を徹底的にサポートするという覚悟を持つことも重要です。「上司のために働く」と決意した先に、秘書としての大きなやりがいが待っています。

 

■有事の際における秘書の心構えとは?

地震のように予想できない事態に見舞われることもあるため、有事の際における秘書の心構えも押さえておきましょう。大切なのは、会社に備えてある危機管理マニュアルを常日頃から読み返すようにしておくことです。マニュアルは決して完璧ではありませんが、基本的な対応方法を指示してくれます。どこにどのようなことが書いてあるのか把握していれば、対処方法がスムーズに調べられるでしょう。また、上司と連絡がつかなくなる可能性もあるため、対応を事前に相談しておくことも重要です。実際に有事に遭遇した場合は、うまく連絡が取れなかったなど、至らなかった点についてメモを残しておきましょう。そうすることで、後からマニュアルの改善に役立てることができます。

 

■秘書業務のやりがいとは?

多岐にわたる秘書業務を正確にこなすのは大変ですが、それだけに大きなやりがいも感じられます。特に、経営に携わる重要人物から感謝してもらえることで、仕事へのモチベーションも向上するはずです。秘書は上司と協力しながら、二人三脚で仕事を進めていきます。秘書が良い仕事をすれば上司も働きやすくなり、業務効率も上がるでしょう。上司が大きな業績を上げたときなどは、影から支えてきた自分の仕事を誇らしく感じられるのではないでしょうか。また、上司の要求に対して適切な対応ができたとき、秘書は達成感を覚えます。上司の考え方を予想し、先回りして準備しておくのは難しいものですが、だからこそうまくいったときは喜びが2倍にも3倍にも感じられるのです。

 

■秘書業務の大変なところとは?

秘書の仕事の軸となるのは上司のサポートです。秘書は上司がより働きやすくなるように仕事をするため、上司のタイプに合わせて行動することが秘書業務の前提となります。ひと口に上司といっても、せっかちな人や他人に頼りたくない人、何かと細かい人など、さまざまなタイプが存在します。自分が担当する上司の性格や考え方を把握し、気を配りながら働くのが大変だと感じる人は多いでしょう。また、上司が夜遅くまで働いているときは自分も残業しなくてはなりません。そして、通常の社員より品格のあるマナーが求められる点も秘書業務の大変なところです。秘書はいわば上司の顔役であり、常に品格を保って振舞わなければ、上司や会社のイメージを損なう恐れがあります。

 

■秘書業務の心構えを知ってできる秘書を目指そう!

秘書は一流のビジネスマナーを身に付け、上司に恥をかかせないように立派に振舞わなくてはなりません。また、守秘義務を遵守し、誰に対しても気を配りながら仕事をすることも重要です。上司に合わせて行動することになるので大変な部分もありますが、しっかりと仕事をこなせば大きなやりがいが感じられる仕事でもあります。秘書業務の心構えを押さえ、ぜひ優秀な秘書を目指してください。

 

 

 

 

 

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