派遣の秘書を採用するにはどのような点に注意したらよいのでしょうか。業務経験も大切ですが、まず欠かせないのは秘書の適性があるかどうかです。あらゆる状況や場面に応じて適切なコミュニケーションをとれることが重要なポイントになるでしょう。

 

 

■秘書の仕事内容とは？

秘書は多岐にわたる業務をこなしますが、その中でもメインとなるのが上司のスケジュール管理です。秘書は重要度や緊急度に応じて上司の予定を調整し、働きやすいようにスケジュールを組み立てます。予定が変われば臨機応変に対処しなくてはならず、出張の際に宿泊先を予約したり、上司主催の会議の参加者に周知したりするのも秘書の仕事です。次に、上司への電話や来客に対応する業務も挙げられます。丁寧な物腰で用件を伺い、場合によっては上司に連絡せず自分で対処することもあるでしょう。その他、会議で配布する資料の作成や、仕事に関する情報収集など、秘書はさまざまな仕事をおこないます。上司をサポートするために、縁の下の力持ちとして活躍するのが秘書という仕事の本質です。

 

■秘密を守れるかどうか？周囲のプライベート情報を漏らさない

秘書の仕事の中には機密事項であったり、大きな金銭が絡む問題であったり、社内・社外の人間関係の複雑さと常に向き合わなければ いけない状況にあります。ほんの少し口を滑らせただけで、話に尾ひれがついたり、推測で話が別の方向に逸れて伝わってしまったりすることは日常茶飯事ですし、機密事項に興味を示す人も少なくありません。ちょっとした余計な一言で、周囲に及ぼす影響は計り知れません。場合によっては顧客を失うきっかけになることもあります。特に外部の顧客に対してのコミュニケーションを間違ってしまうと、一瞬で今までに築いてきた信用を失ってしまうことになりかねません。秘書に求められるコミュニケーション能力とは、このような状況下であってもその場に応じて冷静な対応が常にできる人であるといえるでしょう。普段から周囲に対して口が堅い人であることが秘書の仕事の適性がある人といえます。ビジネス上の会話が上手であることも大切ですが、さらに臨機応変なコミュニケーション能力が求められます。

 

■誰に対しても絶やさない笑顔！公平に接することができる

笑顔が素敵な人は、周囲にも良い影響を与えます。秘書が常に平静を保つことができれば、自然とまわりも穏やかな気持ちになるものです。常日頃から誰に対しても同じように接することができるような人は壁をつくりにくく、秘書としての適性があるといえます。言葉だけがコミュニケーション手段ではなく、このような姿勢は言葉以上に物を言うともいわれます。秘書として欠かすことのできないコミュニケーション能力といえるでしょう。社会経験が豊富な年長者や役職者は人を観察する能力に長けていることが多いので、表面上だけ取り繕うとしてもすぐに分かってしまいます。どのような人に対しても公平な対応が必要とされる仕事を経験している人は、企業において円滑な業務をしてくれる秘書としても適任なのかもしれません。

 

■役員への進言やアドバイスが的確かつわかりやすい

役職が上の人や役員に何かを説明するときは、様々な気遣いや工夫をしてくれること、丁寧な言葉使いで、かつ明確に話ができる人材は秘書としてふさわしいでしょう。また、話をもっていくタイミング、話の組み立て方も大切です。忙しい役員に対して、話を聞いてもらいやすい状況を見極める判断力も必要とされます。これらすべてはコミュニケーション能力に含まれます。さらに最も重要なポイントは、役職が上の人や役員などが今どんな情報を求めているのかを正確に把握した上での進言やアドバイスが出来るということです。これが出来るような人材をコミュニケーション能力が高い秘書であるといえるのではないでしょうか。プレゼンテーションを組み立てることや、自ら実施した経験が豊富な人材は採用するのにお勧めかもしれません。

 

■秘書業務に臨むときの心構えとは？

優秀な秘書になるためには、秘書業務に臨むときの心構えについて知っておく必要があります。まず、秘書は正しいビジネスマナーを身に付けなくてはなりません。社会人である以上、最低限のビジネスマナーを身に付けておくのは当然だといえます。しかし、秘書の振る舞いは会社の重要人物である上司の印象に関わります。秘書の礼儀作法がなっていないと、取引先の人間などに悪い印象を与え、会社の利益にも影響を及ぼす恐れがあるのです。毎日のように一流のビジネスマンと関わることになる秘書は、ビジネスマナーに気を配ることも仕事の一環だといえます。次に、越権行為に手を染めないように注意してください。上司の許可を取らずに書類に押印したり、決済業務をおこなったりするのは越権行為に該当します。これらの行為をおこなっていることが発覚すれば、上司からの信頼を回復するのは難しいでしょう。最後に、秘書は上司を徹底的にサポートするという覚悟を持つことも重要です。「上司のために働く」と決意した先に、秘書としての大きなやりがいが待っています。

 

■有事の際における秘書の心構えとは？

地震のように予想できない事態に見舞われることもあるため、有事の際における秘書の心構えも押さえておきましょう。大切なのは、会社に備えてある危機管理マニュアルを常日頃から読み返すようにしておくことです。マニュアルは決して完璧ではありませんが、基本的な対応方法を指示してくれます。どこにどのようなことが書いてあるのか把握していれば、対処方法がスムーズに調べられるでしょう。また、上司と連絡がつかなくなる可能性もあるため、対応を事前に相談しておくことも重要です。実際に有事に遭遇した場合は、うまく連絡が取れなかったなど、至らなかった点についてメモを残しておきましょう。そうすることで、後からマニュアルの改善に役立てることができます。

 

■秘書業務のやりがいとは？

多岐にわたる秘書業務を正確にこなすのは大変ですが、それだけに大きなやりがいも感じられます。特に、経営に携わる重要人物から感謝してもらえることで、仕事へのモチベーションも向上するはずです。秘書は上司と協力しながら、二人三脚で仕事を進めていきます。秘書が良い仕事をすれば上司も働きやすくなり、業務効率も上がるでしょう。上司が大きな業績を上げたときなどは、影から支えてきた自分の仕事を誇らしく感じられるのではないでしょうか。また、上司の要求に対して適切な対応ができたとき、秘書は達成感を覚えます。上司の考え方を予想し、先回りして準備しておくのは難しいものですが、だからこそうまくいったときは喜びが2倍にも3倍にも感じられるのです。

 

■秘書業務の大変なところとは？

秘書の仕事の軸となるのは上司のサポートです。秘書は上司がより働きやすくなるように仕事をするため、上司のタイプに合わせて行動することが秘書業務の前提となります。ひと口に上司といっても、せっかちな人や他人に頼りたくない人、何かと細かい人など、さまざまなタイプが存在します。自分が担当する上司の性格や考え方を把握し、気を配りながら働くのが大変だと感じる人は多いでしょう。また、上司が夜遅くまで働いているときは自分も残業しなくてはなりません。そして、通常の社員より品格のあるマナーが求められる点も秘書業務の大変なところです。秘書はいわば上司の顔役であり、常に品格を保って振舞わなければ、上司や会社のイメージを損なう恐れがあります。

 

 

■秘書業務の心構えを知ってできる秘書を目指そう！

秘書は一流のビジネスマナーを身に付け、上司に恥をかかせないように立派に振舞わなくてはなりません。また、守秘義務を遵守し、誰に対しても気を配りながら仕事をすることも重要です。上司に合わせて行動することになるので大変な部分もありますが、しっかりと仕事をこなせば大きなやりがいが感じられる仕事でもあります。秘書業務の心構えを押さえ、ぜひ優秀な秘書を目指してください。

 

 

 

 

 

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平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

この度、株式会社トランスアクトは2021年3月1日付にて資本金の増資を行いましたのでここにお知らせ致します。

 

【資本金の変更】

増資前の資本金：3,000万円

増資後の資本金：5,000万円

 

本増資により更なるサービス向上に努めますとともに、より一層お客様に信頼される企業を目指して参ります。

今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

会社の受付を派遣社員で賄っている会社は数多くあります。受付は会社の顔と考えられる大切な場所です。会社の一番最初の窓口ですから来客者と顔も頻繁に合わせます。常にスムーズでにこやかな対応が求められる仕事です。そんな受付スタッフの派遣社員に多くの人は即戦力を求めているのかどうかのをアンケートをとりました。

 

 

【質問】

受付スタッフの派遣社員には、即戦力を求めますか？

【回答数】

はい：73

いいえ：27

 

派遣の受付スタッフには即戦力を求めます！

アンケートの結果から70パーセント以上の方が即戦力を求めているとの回答をえました。会社の顔ということもあり、受付スタッフには即戦力を求めている方が多いようです。

・受付という会社の顔を任せるわけなので、すぐに活躍してもらいたいと思います。(30代/男性/会社員)

・新卒ではなく経験があって雇用されているので、現場は違っても即戦力である必要があります。(30代/男性/会社員)

・派遣社員に頼ると言うことは急に退職者が出て困っている状況が多いと考えられます。受付なので会社の顔でもあるし、経験者で即戦力を求めます。(30代/男性/会社員)

・受付にかかわらず、即戦力でなければ派遣を利用させて頂くことが難しいです。(40代/男性/会社員)

受付は会社の顔と考える方が多く、受付の印象、対応の仕方でその会社の印象が来客者に強く残る仕事であると言えます。受付がしっかりしているとそれなりに良い会社であるというイメージが強く、逆に待たされたり、上手く伝わっていないと会社の印象が悪くなってしまいます。その為、受付経験者を求める、即戦力をと考える方が多く見られました。回答からも、直ぐ活躍してほしいとの意見が出ています。派遣を頼むこと自体が経験者、即戦力となる人材を求めているという意見もあり、派遣スタッフに求めるものの高さを感じました。多くの意見から派遣スタッフには即戦力が求められているのかもしれません。

 

受付経験者でも新人。会社に徐々に慣れてくれればよい

回答者のうち27パーセントは即戦力でなくても徐々に会社の事を知って慣れてくれればと感じている方もいるようです。

・もちろん、即戦力になってくれたら嬉しいですが、会社の事を良く知るためには時間が掛ると思うので、未経験の人でも良いです。(30代/男性/会社員)

・経験者ならまだしも慣れが必要だと思うので長期的な目で見ていったほうがいいと思う。(30代/男性/会社員)

・基本能力を重視したいですが、必ずしも即戦力だからと言って採用の基準にはしません。(40代/男性/会社員)

・受付業務を行うことで、会社の組織構成を理解してもらったり、お客様対応をすることを一番に考えているから。(40代/男性/会社員)

・派遣社員といっても、新しい会社に派遣に行けば、新人だと思うからです。(30代/男性/会社員)

新しい会社に入れば新しくその会社の事を知らなくてはいけないでしょう。派遣先のその会社の事をよく知って受付として働く事を希望されているという回答がありました。即戦力を望まれる回答よりは少数ですが、派遣される側としては慣れていく時間も必要なのでこの回答を答えてくれた方々のように温かい目で見守ってくれる方が働きやすい環境と考えられます。少数派の意見ですがプレッシャーを感じず少しずつ慣れていく環境が出来ていると嬉しく感じるものでしょう。

 

受付スタッフは会社の顔、大事な仕事です。

アンケートの回答から多く人が派遣の受付スタッフには、即戦力となる方が来て欲しいと思われているようです。慣れた仕草で受付業務を行う様な経験豊富な派遣スタッフをどの方も望んでいるように見受けられました。大まかな業務内容はどの会社であっても一緒かもしれませんが、会社の業務内容や社員、細かな内容は慣れなければ対応が難しい事柄も多くあります。マニュアルがあってもなかなかマニュアル通りに行くとは考えられず、隣に経験者がいれば聞くことができますが、受付が一人の会社も多く、社内電話で確認しながらの対応になることもあるでしょう。即戦力にどこまで求めているのかは会社によって、異なるように感じます。

 

■調査地域：全国

■調査対象：【性別】男性 【職業】会社員 

■調査期間：直近の1ヶ月間

■有効回答数：100サンプル

 

受付スタッフの派遣社員には、即戦力を求めますか？

【はい】

・速通用する能力を派遣先で求められることは多いと思います。しかし、仕事により求められる能力が違うために一般的な受付能力があればいいと思います(30代/男性/会社員)

・派遣社員に頼ると言うことは急に退職者が出て困っている状況が多いと考えられます。受付なので会社の顔でもあるし、経験者で即戦力を求めます。(30代/男性/会社員)

・受け付けの場合ある程度定型的要素が含まれるため基本的なマナーや応対は必要。(50代/男性/会社員)

・受付は会社の玄関で仕事をする存在だと思います。派遣で雇うならプロとしての即戦力でなければ意味はありません。(40代/男性/会社員)

・受付は取引先が来社したとき、会社の顔であり、入り口でもあるから(50代/男性/会社員)

・会社の最前面である受付という場所に立つ以上、不慣れを言い訳にされるわけにいかない。即戦力として働いてもらわねばならない。(30代/男性/会社員)

・受付とは言わば、会社の顔です。どれだけサービスが良かろうと、どれだけ取り扱っている商品が良かろうとまずは、それをご覧頂けなければ話になりません。受付スタッフの対応が素晴らしいければ、その後の全てに良い影響が出ると考えます。その為、受付スタッフには即戦力を求めます。(20代/男性/会社員)

・派遣会社へ外注しているので、教育をしなくてもすぐに対応してもらわなくては困ります。教育時間をかけないことが派遣の即戦力のメリットだと思ってます。(40代/男性/会社員)

・当たり前のことになるかもしれないがはっきりいってこれしかないでしょ(30代/男性/会社員)

・受付スタッフは即戦力を求めます、なぜなら会社の顔だから、練習というわけにはいかないでしょう(30代/男性/会社員)

・経験や即戦力があると効率よい運営ができてスタッフもよく思うと考えます。(20代/男性/会社員)

・派遣社員で対応する場合は、実務能力と経験を持ち合わせた即戦力が前提です。即戦力で派遣してもらえないのであれば、新卒者の採用をします。そして教育します。(50代/男性/会社員)

・受付スタッフ程度に求められる能力は知れているので、即戦力として求める。(20代/男性/会社員)

・求めます。やはり、一から十までの仕事を教えなければとならない思うと、新入社員が一人だちするももう近い。(20代/男性/会社員)

・受付スタッフは配属されたその日から、多くのお客様の様々なご要望をお聞きし、専門のスタッフに伝達する正確さと素早さを要求される役割を負うからです。(20代/男性/会社員)

・新卒ではなく経験があって雇用されているので、現場は違っても即戦力である必要があります。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員には即戦力を求めるのでそちらを選びました。(30代/男性/会社員)

・派遣の受付スタッフは、派遣会社で教育訓練を受けていると思っています。(40代/男性/会社員)

・即戦力がないと、自分に負担がかかってきてたいへんなことになるので(40代/男性/会社員)

・派遣社員なのですから、ある程度の専門性は求めます。受付業務位は教育無しでこなしてほしいです。(50代/男性/会社員)

・受付という会社の顔を任せるわけなので、すぐに活躍してもらいたいと思います。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフは会社の顔であるため十分に仕事をこなせる人材が必要であると思います。そのため即戦力の人材は必要不可欠であると思います。(30代/男性/会社員)

・費用を支払うことを前提に働いてもらうので、即戦力は当たり前です。派遣社員を育てるなんてナンセンスです。(40代/男性/会社員)

・正社員であれば育成という事も考えますが、派遣社員であれば、最初からスマートな対応を望みます。(40代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員は、人手足らなくて雇うので即戦力を求めますね。(30代/男性/会社員)

・受付は会社の顔であり、臨機応変で柔軟な対応が求められるので、即戦力が必要です。(40代/男性/会社員)

・受付を２人以上おくなどして、じっくり教育させるほど人的余裕はないから。(50代/男性/会社員)

・一般的なお客様対応程度は必要だと思う。そのために派遣してるのだから。(30代/男性/会社員)

・もちろん思います。派遣社員にしか出来ない業務を見つけ、会社に貢献すべきであると思います。(20代/男性/会社員)

・そもそも派遣社員自体が不足人員の補充の為に雇用する為、会社ごとの応対方法等独自のやり方のレクチャーはするとしても即対応できる能力がないと雇用する意味がないと思います。(30代/男性/会社員)

・高い時給を支払っているので、即戦力ではないと意味がない。指導している暇もないので。(30代/男性/会社員)

・受付程度の仕事がこなせないと、他の仕事はとても難しいと思うから。(50代/男性/会社員)

・専門職でもない部分で即戦力にならないスタッフなら派遣の意味はない。(30代/男性/会社員)

・いると思います。なぜなら仕事の効率の良さ、言葉遣い、パソコンの使い方などが備わっていないといけないからと思うからです(20代/男性/会社員)

・派遣と言えども受付スタッフとして当社の一員であるため、即戦力にこしたことがないため。(40代/男性/会社員)

・当然です。経験者で即戦力を求めるために派遣会社から派遣を受けるのが基本です。(60代/男性/会社員)

・今すぐ大切なお客さんがくるかもしれないのに、不適切な対応しかできない受付では困るから(40代/男性/会社員)

・受付スタッフは、顧客との接点となるから、即戦力になると思う。(50代/男性/会社員)

・高い時給をはらっているので当然のごとく育成するのが目的で無いから即戦力を求めてくる。(30代/男性/会社員)

・受付は企業の顔ともいわれるため、どうしても即戦力が必要になると思う。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員は短い期間での仕事になるため即戦力であって欲しいと思う(40代/男性/会社員)

・受付は会社の顔だから、ある程度のスキルがないと。受付で変な対応されると、何だこの会社？と思ってしまいますから。(30代/男性/会社員)

・派遣社員にはその分野での専門性を備えていることを前提に契約します。そのため即戦力の人材であることが求められます。(50代/男性/会社員)

・受付スタッフは会社の顔だと考えておりますので、言葉の扱い・応対等を慎重に教育する必要があります。そのため、教育にかける時間が少なくできる即戦力は非常に重要な要素となります。(30代/男性/会社員)

・受付義務は、来社時に最初に会話する人となるため、会社の第一印象が決まると言っていいでしょう。しっかりした応対が出来ないと教育指導が不十分な会社のイメージが残ってしまう。又、同時に複数の来客が来た時はテキパキとさばかないと非常に悪い印象が残る。やはり受付は即戦力が求められる仕事であること思います。(50代/男性/会社員)

・受付に関する業務は誰にでもできるレベルのものなので、即戦力として期待している。(20代/男性/会社員)

・完璧とは言わないまでも愛嬌と気配りをもって対応ができればＯＫです。(40代/男性/会社員)

・新しく入ったスタッフに教育として割くことが出来る人員と時間は非常に限られている。(40代/男性/会社員)

・派遣社員を教育するほどの余裕がないため、即戦力を求めます。ただし、多少の教育で戦力になる場合は、よしとします。(40代/男性/会社員)

・基本的に、派遣社員として採用するスタッフには即戦力を求めるからです。(30代/男性/会社員)

・派遣とはいえ、仕事の内容は変わりませんので、即戦力が望ましい。(50代/男性/会社員)

・即戦力を求めて派遣を入れるため、即戦力でなければ意味がない。(30代/男性/会社員)

・正社員だけではまかえないために派遣社員さんを頼むので「即戦力」ではないといけないと思います。(30代/男性/会社員)

・受付は会社の窓口になるところなので、即戦力で使える人でないといけないと思います。(30代/男性/会社員)

・人件費を払って派遣されてくるわけですから、即戦力でないと困ります。人材育成は派遣前にするべきです。(40代/男性/会社員)

・受付スタッフは会社の顔であるため、機敏かつ丁寧、自然に行動できることが重要です。(40代/男性/会社員)

・派遣社員にもベテラン、新人あると思いますが即戦力を考えた際に本社採用の新人より派遣社員を雇用したほうが即戦力になると考えます。(30代/男性/会社員)

・受付にかかわらず、即戦力でなければ派遣を利用させて頂くことが難しいです。(40代/男性/会社員)

・時間をかけて教えるよりは即戦力ですぐに使える方がコストがかからないため(40代/男性/会社員)

・もちろんです。受付に限らず、どの部署においても、即戦力となれば越したことはありません。(40代/男性/会社員)

・当然慣れない環境で、という事は想定されますが、派遣社員の良い所や求められる部分の一つは臨機応変な対応が出来る人材、まさに即戦力ではないでしょか。(40代/男性/会社員)

・受け付けスタッフは会社の顔になるので即戦力として働いてほしいです。(30代/男性/会社員)

・なんだかんだと色々言ったとしても、はっきりいって経験が大事。(30代/男性/会社員)

・やはり受付スタッフは基本的に1人であることが多いので、どんなトラブルが起きても、1人で対応する力が必要だと思います。スピード力が求められるので、経験者が適格かと思われます。(30代/男性/会社員)

・即戦力を求めるからこその派遣社員だと思う。新卒を育てる余力があれば派遣社員は雇わない。(40代/男性/会社員)

・正社員と違って働く期間が短いから、働きながら経験を積み重ねていくことが、難しいので、即戦力必要だと思います。(30代/男性/会社員)

・この時代ですから派遣社員を受付スタップに雇用する場合でも即戦力を求めます。(20代/男性/会社員)

・さすがに受付スタッフの派遣社員に、挨拶や接客について一から教えるつもりはないから。(40代/男性/会社員)

・派遣社員なので、受付スタッフの派遣社員は即戦力を求めますね。(30代/男性/会社員)

・来客者がまず最初に接するのが受付スタッフであり、会社の顔とも言える存在なので、失礼なく良い印象を与える為にも即戦力を雇用したい。(30代/男性/会社員)

・派遣社員として来られるのであれば、ある程度のスキルをすでにお持ちだと思いますので即戦力として考えます。(40代/男性/会社員)

・状況にもよるが、基本的には即戦力になる人材を求めてしまうと思う。(20代/男性/会社員)

・やはり新人から育てるのでは無いので 即戦力を求めてお願いしたいですね。(50代/男性/会社員)

【いいえ】

・受付ぐらいなら、即戦力クラスまでは求めません。受付に相手が来る時点で最悪相手の名前と誰に会いたいかが聞ければ事足ります。(30代/男性/会社員)

・受付であれば、そんなに経験は問題にならないと思いますので、本人の努力と派遣先のサポートがあれば、新人でも即戦力として働くことは可能だと思うからです。(50代/男性/会社員)

・経験が豊富な方と、そうじゃない方がいるので一概に即戦力は求められない。(20代/男性/会社員)

・笑顔で、会社のエントランスを代表する華としての接客対応を求めます(40代/男性/会社員)

・派遣社員といっても、新しい会社に派遣に行けば、新人だと思うからです。(30代/男性/会社員)

・業務内容を覚えるために一ヶ月ほどの教育が必要で、即戦力にはならないから。(20代/男性/会社員)

・1人対応なら即戦力希望ですが、2人以上ならじっくり育ってもらいたい。(30代/男性/会社員)

・洗練された街の中で多くの一流の人達に囲まれながら働けてスキルアップできるから(30代/男性/会社員)

・最初からそこは求めないが。社会人的なモラルとその後の努力で会社に貢献出来るか？一か月でどう変わるか(30代/男性/会社員)

・受付なら、最低限の受け答えやマナーを持っていれば勤まるから。(40代/男性/会社員)

・まずは、会社の業務に慣れてもらう必要があるので、必ずしも即戦力を求めているわけではありません。(30代/男性/会社員)

・即戦力もいいですが、育っていった時の戦力やスキルの方が絶対に大事だと思います。(40代/男性/会社員)

・経験者ならまだしも慣れが必要だと思うので長期的な目で見ていったほうがいいと思う。(30代/男性/会社員)

・もちろん即戦力になったらうれしいが、経験豊富な人であっても、新しい職場で初めてのことも多いと思うし、これから学んでいけばいいと思う。(40代/男性/会社員)

・会社毎にルール・しきたり・カラーというものがある。どんなに能力が高くても、それらを正しく把握せず前職までの経験だけでは戦力とはならない。(40代/男性/会社員)

・最初は専門知識がないのは仕方ないことなので、1ヶ月程度はOJT しながら育てるようにします。その後、徐々に教えることのレベルを高めていきます。(30代/男性/会社員)

・3カ月程度で仕事を覚えてくれれば十分戦力として活躍できるので即戦力よりも人となりを重視します。(30代/男性/会社員)

・もちろん、即戦力になってくれたら嬉しいですが、会社の事を良く知るためには時間が掛ると思うので、未経験の人でも良いです。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフには仕事内容からして即戦力よりもある程度の期間内に基準を満たせば良いので、求めません。(20代/男性/会社員)

・基本能力を重視したいですが、必ずしも即戦力だからと言って採用の基準にはしません。(40代/男性/会社員)

・受付ともなれば容姿が綺麗でお客様に良い印象を与えるほうが経験豊富よりも良いと思います。(40代/男性/会社員)

・受付スタッフくらいだと、難しい仕事はないので即戦力でなくても十分に覚えられるから。(20代/男性/会社員)

・お客様から様々な要件を伺う受付スタッフにはより深く業務を認識して頂き、お客様の要件をより丁寧に説明が必要だから。(40代/男性/会社員)

・当社の受付は基本的に取引先様からの訪問応対や電話応対のみになりますので、担当の営業の者に繋ぐだけで済みますので取引先様をゆっくり覚えつつ緊急性の高い案件かどうかの判断さえできれば問題ないので即戦力じゃないと不可ということはありません。(20代/男性/会社員)

・受付業務を行うことで、会社の組織構成を理解してもらったり、お客様対応をすることを一番に考えているから。(40代/男性/会社員)

・受付はあまり行き渡らない。現場に任せっきりにするかもしれない。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフをの受け付け業務を何と定義するかですが、電話受付であれば、戦力が必要ですが、カウンター受付は、戦力なくて問題ないです。(50代/男性/会社員)

 

 

 

 

 

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アジア太平洋地域13ヵ国、100万社以上の企業を調査対象とした　＜High-Growth Companies Asia-Pacific 2022（アジア太平洋地域の急成長企業ランキング 2022）＞　において、株式会社トランスアクトが昨年度に引き続き2年連続でランクイン致しました。

 

 

 

 

当ランキングは、英Financial Times社と独スタティスタ社が、数か月にわたり膨大なデータベース資料を精査し、数千の企業へ連絡、データ検証するという調査を行ったものです。FT Asia-Pacificリストの企業は、2017年から2020年までの収益の複合年間成長率（CAGR）によって、アジア太平洋地域全体からランク付けされたものです。その結果、アジア太平洋地域全体で433位、業種別の「Support services」に絞ると11位という成長率ランキングを獲得することができました。

 

株式会社トランスアクト​​は、企業オーナー、会社社長、医師、政治家、芸能人、トッププロスポーツ選手などの超富裕層向けに専属の運転手と秘書の派遣事業を展開しております。エグゼクティブサポート人材、スペシャリスト人材を擁するプロフェッショナル集団として、お客様のご要望にきめ細かくお応えしながら、着実に信頼と実績を積み重ねて参りました。 お客様のあらゆるニーズをいち早く察知し、お応えしていくことが私達トランスアクトの本質的な価値、存在意義であり、使命であると考えています。

 

私達はエグゼクティブサポート業務のリーディングカンパニーとして、これからも邁進して参ります。

秘書と聞くと有能な人物をイメージする人も多いのではないでしょうか。しかし実際には、デキる秘書とそうでない一般の秘書が存在します。デキる秘書は他の秘書と何が違うのでしょうか。そこで今回は、デキる秘書の特徴について紹介します。

 

 

■秘書の仕事内容とは

秘書は上司をサポートするためにあらゆる業務をこなします。代表的な業務としては、スケジュール管理や電話対応、資料作成などが挙げられるでしょう。スケジュール管理では、多忙な上司が効率的に働けるように予定を調整します。上司が出張などに出かける場合は、交通手段を確保したり、宿泊先を予約したりするのも仕事の一環です。秘書は上司への来客や電話にも対応します。丁寧な物腰で接しながら、上司に取り次ぐか、自分で対応するかを判断します。また、上司が会議で使う資料や、社内文書などの作成も秘書の業務の1つです。場合によっては、上司が講演で話す内容の原稿作成を任されることもあります。その他、オフィスの整理や情報管理といった雑務も秘書がこなすことになります。

 

■できる秘書は「スケジュール管理」が優秀

前述した秘書の仕事の中でも、特に重要な業務といえるのが上司のスケジュール管理です。多忙な役員は予定が詰まっており、スケジュール管理のちょっとしたミスが命取りになります。重要なアポイントメントが入っていることを秘書が忘れていれば、会社に大きな損失をもたしてしまうかもしれません。また、秘書は上司のスケジュールに従って行動するため、スケジュール自体が間違っていれば適切に仕事ができないでしょう。このようにスケジュール管理は秘書の最重要業務であり、スケジュール管理を適切にこなせるかどうかが、できる秘書とそうでない秘書を分けるのです。

 

■できる秘書のスケジュール管理術

優秀な秘書は効率的な方法で上司のスケジュールを管理しています。できる秘書のスケジュール管理術を参考にすれば、秘書としての評価を高めることができるのではないでしょうか。まず、できる秘書は常に予定の優先順位を確認しながらスケジュールを組んでいます。役員には数えきれないほどの予定があり、すべてを同じように扱っていてはスケジュールを組む足がかりも得られません。そのため、重要度が高く動かせない予定からスケジュールに組み込んでいき、調整できる予定は後から加えていく方法が効果的です。重要度が高い予定は、ひと目でわかるように蛍光ペンなどでマーキングしておくと良いでしょう。

次に、上司とスケジュールを共有するのも、できる秘書のスケジュール管理術です。上司と秘書は二人三脚の関係であり、コミュニケーションを怠れば仕事に支障をきたします。思わぬ誤解でミスしないためにも、定期的にスケジュールを共有して上司と認識をすり合わせることが大切です。また、できる秘書は新しい予定を入れるときに必ず前後の予定を確認します。「この時間が空いているから」と安易に予定を詰め込むと、次の予定に間に合わなくなって先方に迷惑をかけるかもしれません。移動時間まで考慮し、余裕のあるスケジューリングを心がける必要があります。

 

■スケジュール管理のミスを防ぐコツ

スケジュール管理におけるミスを防ぐためには、失敗しないコツを押さえておくことが重要です。まず、仮の予定と確定した予定ははっきりと区別する習慣を身に付けましょう。仮の予定が確定したものと思い込んで予定を入れないでいると、上司の貴重な時間を無駄にすることになります。どれほど気を付けてもミスは起こるものだということを念頭に置き、スケジュールは必ず二重にチェックするようにしてください。グループで上司のサポートをおこなっている場合は、第三者にミスがないか確かめてもらうのも良いでしょう。そして、適度に休息を取って疲れをため込まないようにすることも重要です。疲れがたまっていると仕事に集中できなくなるため、ときにはしっかりと休んで気分をリフレッシュさせましょう。

 

■デキる秘書はとことん気が利く

デキる秘書は上司が望むことを察知する能力に長けています。命じられるまで待つのではなく、上司の素振りなどから次に自分の取るべき行動を判断できるのです。ですから、上司が指示しようとするときには、すでに先回りで動いています。秘書が常にそのような気の利いた行動をしてくれると、上司は指示を出すために業務を中断する必要がありません。途切れなく業務を行える上司は、メンタル面や効率面において良い作用を得られるでしょう。デキる秘書は日頃から上司の振舞いや性格、癖などを鋭い観察眼で分析しています。上司のスケジュールのチェックにも余念がありません。これらの情報を基にして、できるだけ上司の要求を正確に把握しようと心がけているからです。

 

■デキる秘書はどんな時でも明るい笑顔

秘書をするのであれば、上司に「一緒に仕事をしたい」と感じてもらわなければなりません。そのためには、どんな時でも明るい笑顔で振る舞うことが重要です。語学や暗記などの能力が、秘書にとって大切であることは言うまでもありません。しかし、それらの能力に秀でていても、暗い雰囲気の秘書とは仕事をしたくないと感じる上司は少なくないでしょう。秘書を付けてもらえるような立場の人物は、社内で重責を担っていることが一般的です。気苦労やプレッシャーが大きいですが、秘書が明るく支えてくれれば頑張れることもあります。デキる秘書は、自分が疲れたり落ち込んだりしても顔には出しません。上司が気分よく仕事を行えるように、どんな時でも明るい笑顔でサポートしています。

 

■デキる秘書はどんな状況でも謙虚さを忘れない

謙虚さを忘れないことも、デキる秘書の条件のひとつです。自分の上司が偉い立場である場合、取引先などから自分まで丁重にもてなされることがあります。そこで重要なのは、自分が偉くなったと勘違いをしないことです。勘違いしてしまうと、上司へのサポートが疎かになってしまいます。自分はあくまでも秘書であり、どのような状況でも上司のサポート役であると自覚していなければなりません。上司の命令を他の社員に伝える場合も同様です。自分が命令しているような錯覚に陥ることがあるので注意しなければなりません。傲慢な態度をとると、自分だけでなく上司の評判にまで影響してしまいます。デキる秘書は上司のことを第一に考え、どんな状況でも謙虚に振る舞うのです。

 

 

■ポイントを押さえてできる秘書を目指そう

できる秘書は上司のスケジュール管理術に長けており、ミスを防ぐためのコツを身に付けています。また、気配りやコミュニケーション能力の高さなども優秀な秘書の特徴です。仕事ができれば上司から褒められることも多くなり、秘書業務へのモチベーションもさらに高まるでしょう。今回紹介したポイントを押さえ、ぜひできる秘書を目指してください。

 

 

 

 

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