役員秘書には、1人で役員をサポートする「個人秘書」と複数人で役員をサポートする「グループ秘書」とが存在します。また、グループ秘書には、会社の部署などを担当するとの捉え方もあります。ここでは、それらの仕事の特徴も含めてまとめました。

■一般企業にオススメ！グループ秘書

「秘書」としての雇用形態にはいろいろありますが、「役員秘書」を意味することが多いようです。一般企業にはグループ秘書の配属がオススメです。特に、大企業の役員秘書になると膨大な仕事をこなす必要があるため、1人では対応が難しくなります。そのため、「秘書課」や「秘書室」などに配属された人員がチームを組んで、役員のサポートをする形が望まれます。秘書の仕事は、来客への接遇や取引先との付き合いなどをはじめ、役員のスケジュール管理を行うほか、日常の文書作成や株式総会の準備など、実に多岐にわたります。なお、秘書の採用方法として、専門職で採用する専従型のほか、入社後に秘書として配属する場合があります。さらに、派遣社員として採用する方法も注目されています。

■法律事務所や大学教授にオススメ！個人秘書

一方、法律事務所や大学教授には個人秘書がオススメです。個人秘書の採用には、仕事に関する高度な知識がある人が理想的です。もちろん、対外的な活動をサポートできるスキルが備わっていることはいうまでもありません。たとえば、法律事務所の個人秘書には、弁護士の職務を熟知した上で、対外的な事務処理も含め、広範囲に渡ったサポートができることが条件です。なお、大手法律事務所では法務事務を専門に行うパラリーガルが存在します。また、大学教授の秘書も個人秘書がオススメです。仕事内容には、研究資金公募書類の準備なども含め事務全般を対象にできます。さらに、教授の専門分野が関係するほか、教授が秘書に求める条件によっても異なってきます。

■用途に合わせて使い分けて！

秘書の仕事には、個人秘書とグループ秘書があり、それぞれの部署に応じて採用する形になります。そのため、一般企業はグループ秘書がオススメですが、外資系企業は個人秘書が多い点にも特徴がみられます。また、秘書を採用するときは、どのような用途を希望するのかを決めることが大切です。そうすることによって、採用すべき方向性が決まってきます。秘書になるためには特別な資格は必要としませんが、持っていたほうが仕事面で有利になる資格も存在します。そのひとつに「秘書検定」があり、秘書として採用するだけでなく、一般事務職をはじめ多くの仕事現場で有効活用が期待できます。また、医師をサポートする「医療秘書技能検定」も知られています。なお、秘書の求人情報は派遣社員関連のサイトにも多く掲載されていますので、採用時の参考にすることをオススメします。

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産経新聞にトランスアクトの新しいブランドイメージ広告が全15段1面で掲載されました。

弊社名「トランスアクト」は経済産業省特許庁より商標登録として正式に認証され事業活動を行っておりますので、ここにお知らせ致します。

【商　標】　トランスアクト　/　TRANSACT

【登録日】　平成29年9月29日

【登録番号】第5983936号

【区　分】　第39類

～中小企業にいま役立つ、経営のヒントが満載！～

りそな総合研究所の月刊情報誌、「りそなーれ」に株式会社トランスアクトの事業内容が掲載されました。「りそなーれ」は中小企業経営者の今日と明日の決断をサポートするタイムリーな情報を、毎月選りすぐって発信しています。

仕事にはその職種や立場によって重要視される資質やスキルなどに多少の違いもあるはずです。例えば会社の中でも重要な役割を担う役員をサポートする秘書という仕事なら、どんなスキルが一番大切と考えられるでしょうか？そこで自分が会社役員だったら付いてくれる秘書にどんな資質やスキルを一番求めるか？ということについてアンケートを取ってみました。皆さんの意見の中で秘書を採用するときに参考にできるポイントはあるのでしょうか？

【質問】

あなたが会社役員なら、秘書の派遣社員のスキル、5つのうち最も重視するのは？

【回答数】

細やかさ・配慮：56

コミュニケーション能力：51

判断力・洞察力：33

タフな精神力：10

秘書に相応しいヘアメイクスキル：7

自分では気づかないような細かいこともフォローしてくれると安心

アンケートでは細やかさや配慮に優れた秘書を望む意見が最も多い結果でした。

・会社役員として大局的な仕事・判断をする一方で、抜け落ちがちな配慮や細かい点についてのフォローをしてもらいたい。(40代/男性/会社員)

・やはり、気配りのできる秘書がいいです。忙しい役員としては、自分の気づかないところまで手が届く人材が欲しいです。(50代/男性/会社員)

・仕事の大まかな部分を自分がするので、細かい実務的な部分をしっかりやってほしいから。(40代/男性/会社員)

・細かいところに気がきく人は本当に助かります。忙しいとついついおろそかになってしまうことをフォローして欲しいです。(40代/男性/会社員)

会社役員という仕事柄大きな仕事に携わることがあるからかもしれませんが、日常の細かなことをフォローしてくれるスキルを持った人を望む意見が多くみられました。忙しく仕事をしている役員としては、普段気づかないような詳細にまでしっかり目が届く細やかさを持った秘書がいれば、安心して任せられると考えるのもうなずけます。

コミュニケーション能力無しでは仕事をスムーズにできない！？

2番目に多かったのはコミュニケーション能力という結果で、最も多かった細やかさ・配慮という選択肢に迫る数でした。

・役員と秘書の関係は夫婦のようなものと考えています。そのため、コニュニケーション能力がなければ話にならないからです。(20代/男性/会社員)

・仕事の速さや正確さも大切だと思うが、人と人との関わりは避けては通れないので一番重要視します。(30代/男性/会社員)

・何といってもコミュニケーション。人と円滑に話ができないのでは話にならない。(20代/男性/会社員)

・自分や対外の人々とのコミュニケーションが仕事に直結するので、まずはコミュニケーション能力が必要です。(20代/男性/会社員)

役員と秘書は夫婦のようなものという意見もあるように、一緒に仕事をするうえでしっかりしたコミュニケーションを取れないとスムーズな業務ができないと感じる人の多い様子がうかがえました。もちろん仕事を成功させるためには役員と秘書の間柄だけではなく、他の人とかかわる上でも大切なポイントだと考えることもあるでしょう。

不測の事態に対応できる洞察力や判断力も役員秘書には大事！

3番目だった判断力・洞察力が大切と考える人も比較的多くいるようでした

・一般職と違い秘書の業務はその時々に対応した判断力と洞察力が重要だと思います。急な予定変更などを素早く処理できるスキルが高いと評価されると思います。(40代/男性/会社員)

・会社や業務全体を見通していて、状況に応じた先手先手の行動ができる判断力や洞察力は戦力になります。(40代/男性/会社員)

・秘書として、役員に関するスケージュールに何らかのアクシデントが起きても、柔軟に対応できるスキルがあると頼もしい。(50代/男性/会社員)

・役員とは違う目線の為、秘書目線からの洞察力は必要。中には判断を迫られる場合もあるが、洞察力あっての上。(30代/男性/会社員)

役員とは異なった秘書としての目線が必要と考える人もいるようでしたが、多くは急な予定変更やアクシデントなど万一の事態にも適応できる力を求めている様子が見受けられます。確かにそうしたスキルを備えていれば人の上に立つ役員の秘書として、仕事を任せられる頼もしさがありますよね。

何かと大変なこともある役員…秘書にもタフであってほしい！

そして4番目だったのは少数になりますが、タフな精神力を持った人がほしいと考える人です。

・どんな状況でも逞しい精神力を求める。全くダメでは使い物にならない。(30代/男性/会社員)

・役員に付随する様々な場面で共に働いてもらうため、打たれ弱い秘書では片手不足だからです。(40代/男性/会社員)

・日々色々な出来事が起こるので、それに耐えられる精神力は必要です。(30代/男性/会社員)

役員という責任のある立場で仕事をしていると様々な場面で難しい状況に直面することもあるはずです。そのためそれに負けないタフな精神力がないとやっていけないと考えるのもうなずけます。どのような困難な場面に直面しても、役員の自分と一緒に乗り越えてくれる強さを持っていることは大切だということではないでしょうか。

役員秘書に必要とされるスキル…みんなの意見もちょっと参考に！

会社の中でも多くの部下を束ね、大きな仕事に携わることも多い役員という立場。そのため秘書はともに戦う仲間だと考えるならば、困難に負けないタフさを備えていてほしいものですよね。もちろん業務全体や流れを見通せる洞察力、不測の事態にも柔軟に行動できる判断力も大切なスキルでしょう。また人とのかかわりなくして仕事は成り立たないことを考えるとコミュニケーション能力も大事…。そして多くの人が役員秘書に細やかさや配慮のできる能力を求めているようでした。忙しさの中で気づかないような細かいことまでフォローしてくれる秘書がいれば力強い味方ですよね。秘書採用の際にはアンケートの意見も参考にしてみてはいかがでしょうか？

【質問】

あなたが会社役員なら、秘書の派遣社員のスキル、5つのうち最も重視するのは？

【回答数】

細やかさ・配慮：56

コミュニケーション能力：51

判断力・洞察力：33

タフな精神力：10

秘書に相応しいヘアメイクスキル：7

【アンケート概要】

■調査地域：全国

■調査対象：【性別】男性 【職業】会社員 

■調査期間：直近の1ヶ月間

■有効回答数：100サンプル

【細やかさ・配慮】

・秘書はあくまで社長の右腕。社長の気付きにくいところにいかに目や配慮が行き届くかが重要だと思います。(20代/男性/会社員)

・取引先が来社した時の対応の細かさ、配慮、機転は必ず必要と思う。(50代/男性/会社員)

・実務の中枢の話に長けているよりも、職務が潤滑に動くようちょっとした心遣いができる方が仕事の効率がよくなる。(40代/男性/会社員)

・秘書なら細かな部分に気づいたり、配慮したり、気配りが大切だと思います。(30代/男性/会社員)

・すべての項目が必要と言えば必要だが、一つ選ぶとしたら細やかさ・配慮。これがあれば、色々な場面を乗り切れると思う。(40代/男性/会社員)

・社外からのお客様が多いので、その方々に心地よく対応できる能力が必要です。(40代/男性/会社員)

・秘書として求められる能力として一番必要と思うスキルであるから。(30代/男性/会社員)

・自分が仕事をするうえで、気に留めることが出来ない範囲を秘書にカバーして欲しいから。(20代/男性/会社員)

・仕事以外の余計な不満、ストレスを最小限に抑えるためには必要です。(30代/男性/会社員)

・細かいところを全て管理する時間や労力を、売上の向上などに使いたいから。(40代/男性/会社員)

・役員秘書は、役員のｽｹｼﾞｭｰﾘﾝｸﾞやお得意様との打ち合わせ等に同席することもあることから、お客様への細やかな配慮気遣いができることによって会社の評価も上がるから。(40代/男性/会社員)

・仕事の大まかな部分を自分がするので、細かい実務的な部分をしっかりやってほしいから。(40代/男性/会社員)

・役員に気持ち良く仕事をさせることが重要だと考えます。気配りができるということはこちらの要求にこたえる能力があるということなので大事です(30代/男性/会社員)

・情報処理やスケジュール管理など、あれこれ細かいことを処理する力が求められるので。(30代/男性/会社員)

・会社の社長や役員、医師など重役なポジションに就く秘書のかたは多忙な仕事をしっかりと管理でき、常に身近で支えることができる細やかさや配慮が重要だと思います。(30代/男性/会社員)

【コミュニケーション能力】

・何といってもコミュニケーション。人と円滑に話ができないのでは話にならない。(20代/男性/会社員)

・コミュニケーション能力が無ければ、いろいろな事が覚えられない気がするから(40代/男性/会社員)

・普段からどのようなことを求められているのかわかるには、コミュニケーション能力が必要だと思う。(30代/男性/会社員)

・きちんとコミュニケーションを図ることができる秘書が求められているからです。(30代/男性/会社員)

・自分や対外の人々とのコミュニケーションが仕事に直結するので、まずはコミュニケーション能力が必要です。(20代/男性/会社員)

・コミュニケーション能力が高い人は必然的に相手に対する配慮や物事の判断力もある程度の物を持っている可能性が高いから(40代/男性/会社員)

・とにかく円滑なコミュニケーションが取れなければ、秘書の資格はありません。(40代/男性/会社員)

・来客の方とのやり取りが必要とされるので、ある程度のコミュニケーション能力が要求されます。(40代/男性/会社員)

・秘書には、忙しい役員の指示に従って仕事を行って貰うことを希望します。そのため担当役員とのコミニュケーションが大事なのはもちろんですが、アポイントを調整するなど、社内外の方とも間違いのない意思疎通できることが求められるからです。(40代/男性/会社員)

・秘書なので、コミュニケーションがうまくとれないと仕事にならないと思います。(30代/男性/会社員)

・なんだかんだと色々言ったとしても、はっきりいって語学力が大切(30代/男性/会社員)

・秘書である以上、役員とその他の人をつなぐ役割を持っているわけですから、コミュニケーションをとれないことには仕事になりません。(50代/男性/会社員)

・会社での伝達は大切になるので、コミュニケーション能力が必要です。(30代/男性/会社員)

・顧客の窓口になってもらうので、レベルの高いコミュニケーション力は欲しいです。(30代/男性/会社員)

・コミュニケーション能力でしょうね。そこが一番抜けてると大変です。(30代/男性/会社員)

【判断力・洞察力】

・判断力や洞察力を重視しますね。採用する際には判断力や洞察力はわからないことですが、こういったスキルを持っていると仕事へも好影響を与えるからでsu.](30代/男性/会社員)

・それまでのキャリアや職務経験によって培ったものがそのまま活かせるから。(50代/男性/会社員)

・仕事の善し悪しは人より多くの気付きがあるかどうかだから。それを踏まえた対応を取れるかも重要。(30代/男性/会社員)

・指摘される前に自分でよく考えて判断しなければならないと思うからです。(20代/男性/会社員)

・相手に配慮しながら仕事をサポートしていく事が秘書の仕事だと思います。(20代/男性/会社員)

・秘書として、役員に関するスケージュールに何らかのアクシデントが起きても、柔軟に対応できるスキルがあると頼もしい。(50代/男性/会社員)

・役員とは違う目線の為、秘書目線からの洞察力は必要。中には判断を迫られる場合もあるが、洞察力あっての上。(30代/男性/会社員)

・やはりとっさの判断がものをいうのではないでしょうか　自分での判断能力が必要ですね。(50代/男性/会社員)

・何事にも臨機応変に対応できることが一番大事です。判断力・洞察力がなければできないと思います。(40代/男性/会社員)

・秘書は専属している役員のことを常に考えて、スケジュール管理や伝達をできなければなりません。そのためにも状況をすばやく読み取れる判断力は不可欠なものだと思います。(30代/男性/会社員)

・時には秘書自身が重要な判断をしなくてはならない時が必ずあると思うから。(20代/男性/会社員)

・一般職と違い秘書の業務はその時々に対応した判断力と洞察力が重要だと思います。急な予定変更などを素早く処理できるスキルが高いと評価されると思います。(40代/女性/専業主婦)

・会社や業務全体を見通していて、状況に応じた先手先手の行動ができる判断力や洞察力は戦力になります。(40代/男性/会社員)

・決められたことを決められたようにやるだけならある意味誰でもできます。そうでない咄嗟の場面で「役員クラスの秘書」がどう動くかで役員の評価が変わる事があります。(30代/男性/会社員)

・自分が今何をすべきか、又は相手が何を求めているかをすぐ判断して行動する必要があると思うからです。(20代/男性/会社員)

【タフな精神力】

・日々色々な出来事が起こるので、それに耐えられる精神力は必要です。(30代/男性/会社員)

・どんな状況でも逞しい精神力を求める。全くダメでは使い物にならない。(30代/男性/会社員)

・役員に付随する様々な場面で共に働いてもらうため、打たれ弱い秘書では片手不足だからです。(40代/男性/会社員)

・秘書は常に周りを見える人間でなくてはならないため。なので判断力・洞察力は大事。(10代/男性/会社員)

【秘書に相応しいヘアメイクスキル】

・清潔感、清楚感のある女性が求められるので、ヘアメイクやメイクが上手なほうが良い。(40代/男性/会社員)

・ヘアメイク、イコール容姿を伴います。見かけがひじょうに大切なので、これを選んだ(40代/男性/会社員)

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