派遣社員の役員秘書はどのような経験をしてきた人がいるのでしょう。役員秘書を採用する場合、即戦力対応が必要になります。その要求に即対応可能な、役員秘書経験が豊富な人を派遣会社に依頼するとよいでしょう。具体的にどのようなスキルを持った人が登録しているのでしょうか。

 

 

■事務・管理能力を発揮したい！高い管理能力

派遣登録している人の中には事務処理能力の高い人もおり、その中でも、役員秘書で派遣経験がある人はプロといえるのではないでしょうか。会社の役員と一緒に仕事をすることになりますので、重要な書類を間違いなく処理することができないとこの仕事は務まりません。さらに、優先順位をつけて滞りなく処理していくことが必要になります。適切な書類の管理、ファイリングの技術を駆使することができるのも有能な人の特徴です。また、顧客の役職や氏名などの間違いなどは基本的に許されないので、細部にまで気を遣うことができるでしょう。さらに、マネージメントも含めた経験のある人もいます。現在は派遣で仕事をしている人も、以前は正社員で役員秘書が複数存在している会社で、秘書の人達をまとめるリーダー的な業務を任されていた人もいます。大規模な会社では派遣で秘書業務に就いている人も沢山いますので、そのような人達をトレーニングすることもあります。取りまとめ業務を通じて、役員同士のスケジュールの連携などを円滑に進めることを可能にしています。役員秘書経験のある派遣登録者は、このように事務的な業務のみならず、様々な場面で管理能力を発揮した経験を有していることがあります。

 

■裏方として会社・上司を支えたい！縁の下の力持ち

求められる重要なスキルのひとつに、一緒に仕事をする役員がいかに業務に集中できるかを瞬時に判断し、サポートができるかということがあげられます。日々の業務の中で全体の状況を把握し、いかに先手をうって行動し準備ができるかという能力も必要になるといえます。また、役員が今何を必要としていて、そのためにいま何をするべきかという洞察力にも長けていなければなりません。さらに外部の顧客を招待した懇親会や重要な会議の手配などを通じて、どのように段取りをしたら顧客に喜んでもらえるかという細かな配慮をすることができます。このようなサポートが役員に負担をかけることなく、自然にできているのであれば有能な役員秘書といえるのではないでしょうか。役員の仕事のみならず、外部に対しての仕事も含め全般に渡り滞りなく進むように支えることができれば、まさに縁の下の力持ちといえます。役員秘書経験が豊富な派遣スタッフはこのような状況下で仕事をしてきた人も多いでしょう。

 

■前職で習得したオフィスソフトスキルを駆使したい！高いPCスキル

業務の効率化を図ることも、日々の仕事の中で必要になることもあるのではないでしょうか。会社で導入されているオフィスソフトもすぐに対応できる能力を有した人を採用する必要があります。頻繁に利用するソフトの代表的なものとしては、文書作成ソフト、表計算ソフトやプレゼンテーション資料作成ソフト などです。ビジネスレターや文書の作成、経費精算や各種数字などの管理、顧客へのプレゼンテーションのための資料も作成しなければいけない場合もあります。さらに、役員の予定は頻繁に変わることがあります。社内の会議室を予約変更したり、急な予定変更に対応したりすることはよくあることです。スケジュール管理ソフトも使いこなせなければならないでしょう。役員秘書の仕事をする人は、高いPCスキルを兼ね備えていることで、役員の仕事に貢献することができます。派遣登録をしている役員秘書は、様々な職場で即戦力として派遣先の会社でオフィスソフトを使用しているので、順応性も高く、安心して任せられるかもしれません。

 

 

 

 

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テレビ東京「所さんの学校では教えてくれないそこんトコロ！」で放映された東京タワーの画像をトランスアクトが提供しました。

 

写真提供：株式会社トランスアクト

株式会社トランスアクトが日本トレンドリサーチの調査におきまして

 

■社長におすすめのエグゼクティブアシスタント人材派遣会社

■役員運転手派遣会社総合満足度

■社長秘書派遣会社総合満足度

 

上記の３部門にて、No.1を獲得致しました。

 

　　　　　　　　

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株式会社トランスアクト​​は、企業オーナー、会社社長、医師、政治家、芸能人、トッププロスポーツ選手などの超富裕層向けに専属の運転手と秘書の派遣事業を展開しております。エグゼクティブアシスタント人材、スペシャリスト人材を擁するプロフェッショナル集団として、お客様のご要望にきめ細かくお応えしながら、着実に信頼と実績を積み重ねて参りました。 お客様のあらゆるニーズをいち早く察知し、お応えしていくことが私達トランスアクトの本質的な価値、存在意義であり、使命であると考えています。私達はエグゼクティブアシスタント業務のリーディングカンパニーとして、これからも邁進して参ります。

毎日新聞にトランスアクトの新しいブランドイメージ広告が全15段1面で掲載されました。

 

 

受付は外部の人が会社に入ってまず一番に会う人です。そのため「会社の顔」と言われるほど重要な役割を持ち、訪問者もついつい印象をチェックしがちですよね。いわば会社の「第一印象」を担う受付嬢ですが、重要なポジションのため適任者を派遣会社などで探して配置する企業もあるのではないでしょうか。そこで今回は受付嬢に求められるスキルは一体どのようなものなのか、アンケート調査をしてみました。

 

 

容姿端麗！だけでは生き残れない！？

見た目以外にも重要な要素は多いようです。

・清潔感。見た目は重要。聞く力、伝える力。何事にも動じない心。(30代/男性/会社員)

・容姿がある程度よいこと、一般常識が備わっていること、清潔感のある身だしなみであることなどです。(20代/男性/会社員)

・笑顔で愛想よく対応できること、てきぱきとした態度で仕事ができることです。(40代/男性/会社員)

・愛嬌と気配りと機転がきくことが大切です。品も持っていて欲しいです。(40代/男性/会社員)

・丁寧な言葉遣いと字面。お客様への配慮に欠かない人がよいです。(30代/男性/会社員)

・気配りができる事。いろいろな能力が必要だとは思うが、気配りがあれば、いろいろな場面を乗り切っていけると思う。(40代/男性/会社員)

・来訪者の要望を正確に把握し、担当者へきちんと情報を伝達する能力。正確さ。(30代/男性/会社員)

・相手にストレスを感じさせないコミュニケーション能力と言葉づかい、機敏な行動力、判断力と考えています。(40代/男性/会社員)

容姿がよければそれにこしたことはないですが、何よりお客様に不快感を与えない清潔感と言葉遣いが重要、と考えている人が多いようです。人は見た目が9割、なんて言われてしまうほど第一印象において容姿がインパクトを持つのは否定しがたい事実ですから、この点を重視するのは当然のことかもしれませんね。また、お客様の用件をしっかりと把握し必要な手続きを処理できる能力も必要のようです。面会の取り次ぎ1つとっても、相手は誰なのか？何時の約束なのか？面会場所はどこか？など確認事項は細かにありますから、お客様だけでなく社内の人間にとってもストレスのないスムーズなやりとりのためには重要なスキルですよね。

 

会社の花形？いえいえ、縁の下の力持ち！

今回の調査では様々な意見が挙がりましたが、受付の人間としてはお客様に不快感を与えないこと、テキパキとした業務遂行能力が重視されるようです。そのためには身だしなみはもちろんのこと、言葉遣いや敬語といったビジネスマナーを身につけていることは最低限必要なのかもしれませんね。またスムーズな業務遂行のためには、何かあったときにどこに連絡をすればいいのか、誰に相談をすればいいのかという点を把握しておくことも重要です。社外ばかりに目を向けるのではなく、日頃から社内の人間ともコミュニケーションをとり、良好な人間関係を築いておくことも助けになるかもしれませんね。

 

【質問】

受付スタッフの派遣社員に求める能力は何ですか？

【アンケート概要】

■調査地域：全国

■調査対象：【性別】男性 【職業】会社員 

■調査期間：直近の1ヶ月間

■有効回答数：100サンプル

 

【回答一覧】

・受付の対応として相手に与える印象を良くするための受け答えの能力です(30代/男性/会社員)

・受付をするのであれば、会社の顔になるためコミュニケーション能力が必要です。(30代/男性/会社員)

・職務遂行能力を求めます。同時にお客様が多数いらっしゃった時にマルチタスクで動けるかを求めます。(30代/男性/会社員)

・訪れた社外の人に、良い印象を持ってもらうことができる対応です。(30代/男性/会社員)

・まずは言葉がきちんと話せるか、お客さんに対しての態度、仕事の内容による応用力があるか、が求める能力です。(20代/男性/会社員)

・礼儀、マナーが基本。最初の段階でわかるから、採用の有無は第一印象が全てになる。(30代/男性/会社員)

・英会話とコミュニケーション能力は必要だと感じる。また、電話対応なども多いと思うので滑舌の良い方がいいと思う。(20代/男性/会社員)

・少々、ぎこちなくてもいいのでいつでも笑顔で丁寧な対応ができることを求めます。(20代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員に求める能力は、コミュニケーション能力です。(30代/男性/会社員)

・とにかく丁寧に対応をできること。どのような人が来るかわからないからこそ気配りが重要です。(30代/男性/会社員)

・愛嬌と言葉遣いがよければ基本的には問題ないと考えているので、ほかの能力はいりません。(20代/男性/会社員)

・やはり接客のスキルが高いことが重要だと思います。愛想よく元気でお客様と対応できることです。(30代/男性/会社員)

・細やかな気配り、几帳面さ、整理整頓の行き届いた環境が作れることです。(40代/男性/会社員)

・まずは即戦力であり、社会人としては一般的な常識を身につけており、接遇や電話の応対などできていることが最低限だと思う。(30代/男性/会社員)

・コミュニケーション能力とその場で臨機応変な対応ができること。(20代/男性/会社員)

 

受付スタッフの派遣社員に求める能力は何ですか？

【回答一覧】

・いろいろありますが1番大事だと思うのは、一つのことだけでなく多種多様に対応できる能力を求めますね。(20代/男性/会社員)

・笑顔で愛想よく対応できること、てきぱきとした態度で仕事ができることです。(40代/男性/会社員)

・気配りができる事。いろいろな能力が必要だとは思うが、気配りがあれば、いろいろな場面を乗り切っていけると思う。(40代/男性/会社員)

・受付には色々な人が訪ねてくるので、とっさの時にあわてない冷静な対応を重視します。(40代/男性/会社員)

・やっぱり、やさしさでしょう。優しさが一番です。ついでに笑顔も必要。(40代/男性/会社員)

・社内の各部署の役割について理解し、適切に説明、案内が出来る事。(30代/男性/会社員)

・受付なので、そつのない接客対応ができることと、基本的な事務処理能力が求められます。(40代/男性/会社員)

・「瞬時に相手の話す内容を理解して判断する。」の一言に尽きると思います。容姿はその次で十分です。(40代/男性/会社員)

・多種多様な業務にも柔軟に対応できる判断力が最も必要ではないかと思います。(30代/男性/会社員)

・顧客との接点になりますから、顧客に良いイメージを残せることです。(50代/男性/会社員)

・笑顔と愛嬌と、コミュニケーション能力ですね。それがあれば合格と感じております。(30代/男性/会社員)

・来客に足して不快感を与えないような印象と、できれば容姿ができれば綺麗な子を選びたい。(30代/男性/会社員)

・まずは、マナーのきちんとした方。そして、身だしなみにも気を遣っている方。(30代/男性/会社員)

・語学力や素直な性格、スタイルや服装、きちんとした言葉遣いです。(30代/男性/会社員)

・相手様に対しての対応、応対はもちろんのこと、要件をしっかり把握、伝達できること。(40代/男性/会社員)

・電話応対、来客に対する応対に不備が全くなく、好感を持たれる人柄があること。(40代/男性/会社員)

・はっきりとした受け答えでなおかつ理想は語学力も堪能なかたのほうが良いと思います。(40代/男性/会社員)

・能力というよりも、挨拶がしっかりできて、愛想が良いことが大事だと思う。(30代/男性/会社員)

・なんだかんだと色々言ったとしても、はっきりいって英語でしょ。やはり(30代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員に求める能力は、マナーやコミュニケーション能力です。(30代/男性/会社員)

・訪れた社外の人に、良い印象を持ってもらうことができる対応です。(30代/男性/会社員)

・挨拶、言葉使い、身だしなみ。もう1つあげるとすれば対応力などでしょうか(30代/男性/会社員)

・聞かれた事に適格な回答が出来ることと相手に不快にさせない会話術。(60代/男性/会社員)

・初対面のどんな相手でも落ち着いて対応できるコミュニケーション能力。(30代/男性/会社員)

・与えられた職務をテキパキこなし、誰とでもコミュニケーションを取ることが出来、わからないことはすぐ上司に確認しに行ける瞬発力。(20代/男性/会社員)

・笑顔、社会常識、マナー、気配りなど事業所のフロントとして恥ずかしくない能力が必要と思う(40代/男性/会社員)

・清潔感。見た目は重要。聞く力、伝える力。何事にも動じない心。(30代/男性/会社員)

・表情が明るいこと、丁寧なあいさつができるコミュニケーション力を求めます。(30代/男性/会社員)

・まずは言葉がきちんと話せるか、お客さんに対しての態度、仕事の内容による応用力があるか、が求める能力です。(20代/男性/会社員)

・コミニュケーションスキルです。お客様と一番初めに話す仕事なので必須スキルです。(20代/男性/会社員)

・愛嬌と言葉遣いがよければ基本的には問題ないと考えているので、ほかの能力はいりません。(20代/男性/会社員)

・お客様の質問に対して、的確に説明する事が出来る能力が大事です。(30代/男性/会社員)

・派遣だからと思わず、責任のあることを自ら考えて行動できる人。(20代/男性/会社員)

・ビジネスマナーを身につけていること。電話や来客の相手先への配慮ができること。機転がきくこと。(40代/男性/会社員)

・コミニケーション能力が大事だと思います。相手の聞きたい事がすぐ、返事出来ないと受付の意味がない。(30代/男性/会社員)

・お客様からの質問内容を的確に回答でき、なおかつ自然な笑顔を常に保たれていること。(40代/男性/会社員)

・少々、ぎこちなくてもいいのでいつでも笑顔で丁寧な対応ができることを求めます。(20代/男性/会社員)

・英語力、笑顔が素敵なこと、人の噂に耳を傾けないこと、最後にでしゃばりすぎないこと。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフは初対面の人と接する機会があるので、身だしなみとコミュニケーション能力が必要と考えます。(20代/男性/会社員)

・敬語で丁寧な対応笑顔で対応可愛さ誠実さかっこよさ清潔感元気やる気(20代/男性/会社員)

・職務遂行能力を求めます。同時にお客様が多数いらっしゃった時にマルチタスクで動けるかを求めます。(30代/男性/会社員)

・臨機応変な対応が出来る人材。またどの企業に配置されてもその企業に対する意識の高い人材でしょうか。(40代/男性/会社員)

・受付では外部の方と最初に接触することが多いので、会話能力を求めます。(20代/男性/会社員)

・容姿が重要です。会社の顔になるので、細身、長身、小顔、若さがあること。(40代/男性/会社員)

・派遣社員を受付スタッフに雇用するとしたら最低限のコミュニケーション能力です。(20代/男性/会社員)

・受付は会社の顔とも言える部署です。来客、問い合わせ等に対して好印象を与えること、何事にも臨機応変な対応ができることが必要と思います。(40代/男性/会社員)

・まずは即戦力であり、社会人としては一般的な常識を身につけており、接遇や電話の応対などできていることが最低限だと思う。(30代/男性/会社員)

・受付をするのであれば、会社の顔になるためコミュニケーション能力が必要です。(30代/男性/会社員)

・お客様とのコミュニケーション能力が大いに必要になると思います。(20代/男性/会社員)

・日常の受付に必要な節度をもった会話や対応ができるコミュニケーション能力。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員に求める能力は、コミュニケーション能力です。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフに求めるのは来客に失礼にならないよう礼儀作法やマナーがあればいい(40代/男性/会社員)

・対応力、機転、お客様への配慮、マナー、語学、コミュニケーション(50代/男性/会社員)

・英会話とコミュニケーション能力は必要だと感じる。また、電話対応なども多いと思うので滑舌の良い方がいいと思う。(20代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員に求める能力は、コミュニケーション能力です。(30代/男性/会社員)

・社員の名前と顔を1度である程度覚えられること・聞かれたことに対して繋げば良い部署をある程度予測できる力・常に笑顔でいることです。(30代/男性/会社員)

・会社の顔とも云うべき部署ですので、やはり気配りや来客への対応性かと思います。(50代/男性/会社員)

・適切な言葉遣いと、きちんとした対応です。また「私は派遣なので」など言葉にも態度にも出さずに、仕事が出来るものを求めます。(30代/男性/会社員)

・気が付く能力とでも言いましょうか。何事も気がづかなければ対処したり報告したりできません。受付という事は日々違う相手と仕事をするようなものなのでそこでいかに色々気付いて対処できるかだと思います。(30代/男性/会社員)

・会社を訪ねてきたお客様が何を求めているかを素早く察知する能力(40代/男性/会社員)

・予想外の出来事に対しても落ち着いて対処できる対応力が不可欠かな。(40代/男性/会社員)

・細やかな気配り、几帳面さ、整理整頓の行き届いた環境が作れることです。(40代/男性/会社員)

・誠実に職務に取り組んでくださる誠実さを何よりも重視したいと考えます。(30代/男性/会社員)

・迅速に会社に来た訪問者に対して各部署と、連絡できることだと思う、(40代/男性/会社員)

・それは、ズバリ「対応力と愛嬌」です。受付のセッションはその会社の顔ですからどんなお客さまにでも「対応力」と常に笑顔でいられる「愛嬌」(30代/男性/会社員)

・第一印象の容姿の明るさと話し方のきれいさが受付スタッフの派遣社員に求める能力だと思う(40代/男性/会社員)

・お客様や取引先の方に、好印象を与える受け答えや気配りを求めます。(30代/男性/会社員)

・やはり接客のスキルが高いことが重要だと思います。愛想よく元気でお客様と対応できることです。(30代/男性/会社員)

・お客様を待たさず、スムーズに対応ししてくれ能力があるとそれだけで、お客様に対し会社の印象がよくなると思います。(30代/男性/会社員)

・臨機応変な対応力が必要です。また、お客様を覚えるための記憶力も必要。(50代/男性/会社員)

・相手の気持ちをすばやく読み取り、決して相手を不快な気分にさせないような上手な話し方だと私は考えます。(30代/男性/会社員)

・来客さに対して失礼がないだけのマナーと言葉使い、あとは相手に対して不快な思いをさせずにキチンと話をして要件を確認することができるコミニュケーション力(40代/男性/会社員)

・受付では、来店した方の要望を的確に把握できるコミュニケーション能力(20代/男性/会社員)

・はっきりいって当たり前のことになるかもしれないが、会話の能力の問題でしょ(30代/男性/会社員)

・仕事の内容にもよりますが、正確性を求めます。自分もしくは、部下にさせることもできますが、時間の短縮・稼働の分散を考慮し派遣社員に仕事を依頼しているから当然正確性を要求します。(40代/男性/会社員)

・対応のスムーズさ、明るく品性を感じさせる。業務処理能力に長けていること。(40代/男性/会社員)

・来社されるお客様に対し失礼のない受け答えができる基本的な能力。(50代/男性/会社員)

・礼儀、マナーが基本。最初の段階でわかるから、採用の有無は第一印象が全てになる。(30代/男性/会社員)

・受付の対応として相手に与える印象を良くするための受け答えの能力です(30代/男性/会社員)

・洗練された街の中で多くの一流の人達に囲まれながら働けてスキルアップできるから(30代/男性/会社員)

・まず、挨拶があって、約束の有無を聞き、ある場合は何時に誰と約束しているか聞く。(50代/男性/会社員)

・愛嬌と気配りと機転がきくことが大切です。品も持っていて欲しいです。(40代/男性/会社員)

・コミュニケーション能力とその場で臨機応変な対応ができること。(20代/男性/会社員)

・コミュニケーション能力と社会人としてのマナーが身に付いていること。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフの派遣社員に求める能力はコミュニケーション能力です。(30代/男性/会社員)

・基本的なコミュニケーション能力が重要です。報告連絡相談を５Ｗ２Ｈを踏まえてできる能力、相手の話をしっかり聞ける能力は必須です。(50代/男性/会社員)

・挨拶が元気で周囲を気持ちよくさせるような爽やかさを放つことです。(30代/男性/会社員)

・会社の表玄関にいる人ですから、明るく誰にでも好かれそうな人がいいです。(50代/男性/会社員)

・そうですね顧客対応力、言葉ずかい、知識なども重要かと思われます。(30代/男性/会社員)

・来訪者の要望を正確に把握し、担当者へきちんと情報を伝達する能力。正確さ。(30代/男性/会社員)

・相手にストレスを感じさせないコミュニケーション能力と言葉づかい、機敏な行動力、判断力と考えています。(40代/男性/会社員)

・丁寧な言葉遣いと字面。お客様への配慮に欠かない人がよいです。(30代/男性/会社員)

・容姿がある程度よいこと、一般常識が備わっていること、清潔感のある身だしなみであることなどです。(20代/男性/会社員)

・正しい日本語（敬語、尊敬語、謙譲語）と愛嬌。丁寧で誠実な対応が必要です。(40代/男性/会社員)

・やはりある程度の語学力と人を観察できる能力は必要ですね　ただ笑顔が一番ですか。(50代/男性/会社員)

・ユーザーに対して丁寧かつ正確な接客応対と真摯な身だしなみです。(30代/男性/会社員)

・とにかく丁寧に対応をできること。どのような人が来るかわからないからこそ気配りが重要です。(30代/男性/会社員)

・コミュニケーション能力、語学力、接客マナー、世間一般常識の知識など。(30代/男性/会社員)

・丁寧な言葉をつかえる能力、相手に親しみを与える人間性、気配りの良さ。(40代/男性/会社員)

・言葉使いが丁寧で社内を把握し、お客様に不愉快な気持ちをさせない事(30代/男性/会社員)

 

 

 

 

 

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